কী জানতে হবে
- প্রথমে, একটি এক্সেল শীটে ডেটা সাজান৷
- পরবর্তী, ওয়ার্ডে, বেছে নিন মেইলিং > স্টার্ট মেল মার্জ > টাইপ বেছে নিন। মেলিং > প্রাপক নির্বাচন করুন > একটি বিদ্যমান তালিকা ব্যবহার করুন > শীট খুলুন।
- অবশেষে, মেইলিং > সংযোজন ফিল্ড এ গিয়ে ওয়ার্ডে ক্ষেত্রগুলি মার্জ করুন। একটি ক্ষেত্র বাছাই করুন এবং Insert. টিপুন
এই নিবন্ধটি ব্যাখ্যা করে কিভাবে মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড এবং এক্সেলে মেল মার্জ বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করে একটি ওয়ার্ড নথি থেকে একটি ডেটা উৎস নথির সাথে পাঠ্য একত্রিত করতে হয়, যেমন একটি স্প্রেডশীট৷এই নিবন্ধের নির্দেশাবলী Word for Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013, এবং Word 2010-এর জন্য প্রযোজ্য৷
মেল মার্জের জন্য ডেটা প্রস্তুত করুন
ওয়ার্ড মেল মার্জ বৈশিষ্ট্যটি এক্সেল থেকে ডেটার সাথে নির্বিঘ্নে কাজ করে। আপনি Word এ একটি ডেটা উৎস তৈরি করতে পারলেও, এই ডেটা ব্যবহার করার বিকল্পগুলি সীমিত। আপনার যদি স্প্রেডশীটে মেলিং তালিকার ডেটা থাকে, তাহলে Word এর ডেটা উৎসে তথ্যটি পুনরায় টাইপ করার প্রয়োজন নেই।
আপনি কোনো বিশেষ প্রস্তুতি ছাড়াই ওয়ার্ড মেল মার্জ ফাংশনে যেকোনো এক্সেল ওয়ার্কশীট ব্যবহার করতে পারেন। তবে মেল মার্জ প্রক্রিয়ায় ত্রুটি এড়াতে, স্প্রেডশীটে ডেটা সংগঠিত করা একটি ভাল ধারণা৷
আপনি মেল মার্জ শুরু করার আগে স্প্রেডশীটে যে কোনো পরিবর্তন করতে যাচ্ছেন তা নিশ্চিত করুন। একবার একত্রীকরণ শুরু হয়ে গেলে, কোনো পরিবর্তন করলে মেল মার্জ-এর সাথে ত্রুটি হতে পারে।
স্প্রেডশীট ডেটা সংগঠিত করুন
আপনার এক্সেল মেলিং তালিকার ডেটা সারি এবং কলামে সাজান। প্রতিটি সারিকে একটি একক রেকর্ড এবং প্রতিটি কলামকে একটি ক্ষেত্র হিসাবে ভাবুন যা আপনি আপনার নথিতে সন্নিবেশ করতে যাচ্ছেন৷
- একটি শীটে সমস্ত ডেটা রাখুন: মেল মার্জ করার জন্য আপনি যে মেইলিং তালিকার ডেটা ব্যবহার করতে চান তা অবশ্যই একটি শীটে থাকতে হবে। এটি একাধিক পত্রক জুড়ে ছড়িয়ে থাকলে, শীটগুলিকে একত্রিত করুন বা একাধিক মেল মার্জ সঞ্চালন করুন৷ এছাড়াও, নিশ্চিত করুন যে শীটগুলির নাম স্পষ্টভাবে রয়েছে, কারণ আপনি এটি দেখতে সক্ষম না হয়ে ব্যবহার করতে চান এমন একটি নির্বাচন করতে হবে৷
- সংখ্যাসূচক ডেটা সঠিকভাবে ফর্ম্যাট করুন: নিশ্চিত করুন যে রাস্তার নম্বর এবং জিপ কোডের মতো জিনিসগুলি সঠিকভাবে ফর্ম্যাট করা হয়েছে যেভাবে মেল একত্রিত হওয়ার পরে সেগুলি প্রদর্শিত হবে৷ সংখ্যার ভুল বিন্যাস একত্রিতকরণে ত্রুটির কারণ হতে পারে।
একটি হেডার সারি তৈরি করুন একটি শিরোনাম সারি হল একটি সারি যার লেবেল রয়েছে যা এর নীচের কক্ষের ডেটা সনাক্ত করে। এক্সেলের পক্ষে ডেটা এবং লেবেলের মধ্যে পার্থক্য করা সহজ করতে, বোল্ড টেক্সট, সেল সীমানা এবং সেল শেডিং ব্যবহার করুন যা হেডার সারির জন্য অনন্য। এছাড়াও, নিশ্চিত করুন যে আপনি যে শিরোনামগুলি বেছে নিয়েছেন তা মার্জ ফিল্ডের নামের সাথে মেলে, যা ত্রুটি ঘটার সম্ভাবনাও কম করে দেবে।
মেল মার্জ প্রাপকের তালিকা কীভাবে নির্দিষ্ট করবেন
আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্টের সাথে আপনার মেলিং তালিকা সহ আপনার প্রস্তুত এক্সেল ওয়ার্কশীটকে কীভাবে সংযুক্ত করবেন তা এখানে রয়েছে:
-
Word-এ যে ডকুমেন্টটি আপনি আপনার মেল মার্জ টেমপ্লেট হিসেবে ব্যবহার করবেন সেটি খুলুন। এটি একটি নতুন নথি বা একটি বিদ্যমান নথি হতে পারে৷ বেছে নিন মেলিং > মেল মার্জ শুরু করুন।
Image -
আপনি যে ধরনের মার্জ চালাতে চান তা বেছে নিন। আপনার বিকল্প হল
- অক্ষর
- ইমেল বার্তা
- খাম
- অক্ষর
- ডিরেক্টরি
যদি আপনি পছন্দ করেন, আপনি আপনার মেল মার্জ তৈরি করতে মেল মার্জ উইজার্ড ব্যবহার করতে পারেন। এই উদাহরণের জন্য, আমরা ম্যানুয়ালি একটি মেল মার্জ তৈরি করার জন্য ধাপগুলি অতিক্রম করব৷
-
তারপর, মেলিং ট্যাবে যান এবং সিলেক্ট প্রাপক > একটি বিদ্যমান তালিকা ব্যবহার করুন.
Image - নেভিগেট করুন এবং মেল মার্জের জন্য আপনার প্রস্তুত করা এক্সেল ফাইলটি নির্বাচন করুন, তারপর খুলুন।
-
যদি শব্দ আপনাকে অনুরোধ করে, বেছে নিন শিট1$ > ঠিক আছে।
যদি আপনার এক্সেলে কলাম হেডার থাকে, তাহলে ডাটার প্রথম সারিতে কলাম হেডার আছে চেক বক্স নির্বাচন করুন।
মেল মার্জ ডকুমেন্ট তৈরি বা সম্পাদনা করুন
আপনার Excel স্প্রেডশীটটি মেল মার্জ ডকুমেন্টের সাথে সংযুক্ত করে যা আপনি Word এ তৈরি করছেন, এটি আপনার Word নথি সম্পাদনা করার সময়।
আপনি এই মুহুর্তে Excel এ আপনার ডেটা উৎসে পরিবর্তন করতে পারবেন না। ডেটাতে পরিবর্তন করতে, Excel-এ ডেটা সোর্স খোলার আগে Word-এ ডকুমেন্টটি বন্ধ করুন।
আপনার নথিতে মার্জ ক্ষেত্র সন্নিবেশ করুন
ওয়ার্ডে, নথিতে স্প্রেডশীট থেকে তথ্য টেনে আনতে মেইলিং > সংযোজন ক্ষেত্র নির্বাচন করুন। আপনি যে ক্ষেত্রটি যোগ করতে চান তা চয়ন করুন (প্রথম নাম, পদবি, শহর, রাজ্য বা অন্য), তারপর নির্বাচন করুন Insert.
মেল মার্জ ডকুমেন্ট দেখুন
একটি নথিতে মার্জ ক্ষেত্র সন্নিবেশ করার সময় শব্দটি ডেটা উৎস থেকে ফরম্যাটিং বহন করে না। আপনি যদি তির্যক, বোল্ড বা আন্ডারলাইনের মতো ফর্ম্যাটিং প্রয়োগ করতে চান তবে এটি Word-এ করুন৷
ক্ষেত্রগুলির সাথে ডকুমেন্টটি দেখার সময়, আপনি যে ক্ষেত্রে বিন্যাস প্রয়োগ করতে চান তার উভয় পাশের ডবল তীরগুলি নির্বাচন করুন৷ নথিতে একত্রিত ডেটা দেখার সময়, আপনি যে পাঠ্য পরিবর্তন করতে চান তা হাইলাইট করুন৷
যেকোন ফর্ম্যাটিং পরিবর্তন সমস্ত একত্রিত নথিতে বহন করা হয়, শুধু যে মার্জ নথিতে আপনি এটি পরিবর্তন করেছেন তা নয়৷
একত্রিত নথির পূর্বরূপ দেখুন
একত্রিত নথিগুলির পূর্বরূপ দেখতে, মেলিং > প্রিভিউ ফলাফল এ যান। এই বোতামটি একটি টগল সুইচের মতো কাজ করে, তাই আপনি যদি কেবলমাত্র ক্ষেত্রগুলি দেখতে ফিরে যেতে চান এবং এতে থাকা ডেটা নয়, তবে এটি আবার টিপুন৷
মেলিং ট্যাবের বোতামগুলি ব্যবহার করে মার্জড নথিগুলির মাধ্যমে নেভিগেট করুন৷ সেগুলি হল, বাম থেকে ডানে: প্রথম রেকর্ড, আগের রেকর্ড, Go To Record,পরবর্তী রেকর্ড , এবং শেষ রেকর্ড.
আপনি নথিগুলিকে একত্রিত করার আগে, সবকিছু সঠিকভাবে একত্রিত হয়েছে কিনা তা যাচাই করতে তাদের সমস্ত বা আপনি যতটা পারেন তার পূর্বরূপ দেখুন৷ মার্জ করা ডেটার চারপাশে বিরাম চিহ্ন এবং ব্যবধানে বিশেষ মনোযোগ দিন।
মেল মার্জ ডকুমেন্ট চূড়ান্ত করুন
যখন আপনি নথিগুলি একত্রিত করতে প্রস্তুত হন, তখন আপনার কাছে দুটি পছন্দ থাকে:
- প্রিন্ট ডকুমেন্টস: ডকুমেন্টগুলি প্রিন্টারে মার্জ করুন। আপনি যদি এই বিকল্পটি বেছে নেন, তাহলে নথিগুলি কোনো পরিবর্তন ছাড়াই প্রিন্টারে পাঠানো হবে। এটি করতে, নির্বাচন করুন মেইলিং> সমাপ্ত করুন এবং একত্রিত করুন > প্রিন্ট ডকুমেন্টস।
- ব্যক্তিগত নথি সম্পাদনা করুন: আপনার যদি কিছু বা সমস্ত নথি ব্যক্তিগতকৃত করতে হয় (একটি বিকল্প হল ব্যক্তিগতকৃত নোটের জন্য ডেটা উত্সে একটি নোট ক্ষেত্র যুক্ত করা) বা অন্য আপনি মুদ্রণের আগে পরিবর্তন করুন, প্রতিটি পৃথক নথি সম্পাদনা করুন। এটি করতে, নির্বাচন করুন মেলিং > সমাপ্ত করুন এবং মার্জ করুন > স্বতন্ত্র নথি সম্পাদনা করুন
আপনি যে পদ্ধতিটি বেছে নিন না কেন, আপনাকে একটি ডায়ালগ বক্স উপস্থাপন করা হবে যেখানে আপনি Word কে সমস্ত রেকর্ড, বর্তমান রেকর্ড বা রেকর্ডের একটি পরিসর একত্রিত করতে বলতে পারেন৷ আপনি যে রেকর্ডগুলি মুদ্রণ করতে চান তা চয়ন করুন, তারপরে ঠিক আছে।
যদি আপনি একটি পরিসরকে একত্রিত করতে চান, তাহলে আপনি যে রেকর্ডগুলিকে একত্রিত করতে চান তার জন্য শুরু নম্বর এবং চূড়ান্ত নম্বর লিখুন, তারপর ঠিক আছে। নির্বাচন করুন
