আউটলুকে একটি ফোল্ডার অন্যদের সাথে শেয়ার করার অনেক উপায় আছে। এটি একটি টিমের সাথে বা একটি প্রকল্পে কাজ করাকে অনেক সহজ করে তুলতে পারে যখন সমস্ত যোগাযোগ এক জায়গায় থাকে এবং এটি পারিবারিক কার্যকলাপ, আর্থিক এবং আরও অনেক কিছু পরিচালনা করার একটি দুর্দান্ত উপায় হতে পারে৷ কিভাবে Outlook শেয়ার করা ফোল্ডার তৈরি করবেন এবং আপনার কাজ সংগঠিত করবেন তা শিখুন।
আপনার এক্সচেঞ্জ সার্ভারে অ্যাক্সেস থাকতে হবে। এটিই একমাত্র উপায় যা আপনি আপনার Outlook ফোল্ডারগুলি পরিচালনা বা ভাগ করতে পারেন৷
আউটলুক 2016 এ কীভাবে একটি ফোল্ডার ভাগ করবেন
আপনার প্রশাসক আপনাকে এটি করার অনুমতি দেয় কিনা তা হল একটি ফোল্ডার শেয়ার করার চেষ্টা করার আগে আপনি যা পরীক্ষা করতে চান৷ যদি তাই হয়, তাহলে আপনাকে যা করতে হবে তা এখানে:
- আউটলুক খুলুন যেমন আপনি সাধারণত চান।
- যে ফোল্ডারটি আপনি কারো সাথে শেয়ার করতে চান সেটি খুঁজুন।
-
একবার পাওয়া গেলে, ফোল্ডারটিতে ডান ক্লিক করুন, তারপরে বৈশিষ্ট্য নির্বাচন করুন
Image -
প্রপার্টি উইন্ডোতে, অনুমতি ট্যাবটি নির্বাচন করুন।
Image - যোগ করুন নির্বাচন করুন।
-
সার্ভারে ইমেল ঠিকানাগুলির তালিকা থেকে, আপনি যে ফোল্ডারটি Outlook-এ শেয়ার করতে চান সেটি নির্বাচন করুন৷
Image
আউটলুকে কীভাবে একটি ভাগ করা ফোল্ডার খুলবেন
যদি অন্য কোনো ব্যক্তি আপনার সাথে একটি ফোল্ডার শেয়ার করে থাকেন, নিশ্চিত করুন যে তারা আপনাকে সঠিক অনুমতি দিয়েছে। আপনি সম্ভবত ইমেলের মাধ্যমে একটি শেয়ারিং আমন্ত্রণ পাবেন এবং আপনাকে যা করতে হবে তা হল এই নোট/টাস্ক/জার্নাল/যোগাযোগ/ক্যালেন্ডারটি খুলুন উপরের বাম কোণায়।
শেয়ার করা ফোল্ডারের জন্য আমন্ত্রণ ইমেল রাখার কথা বিবেচনা করুন।
আপনি যদি আমন্ত্রণের ইমেলটি মুছে ফেলেন তবে শেয়ার করা সামগ্রীটি এখনও আপনার কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য, কিছু অতিরিক্ত পদক্ষেপ রয়েছে৷ শুধু ফোল্ডার ট্যাবটি নির্বাচন করুন, তারপরে খোলা শেয়ার করা ক্যালেন্ডার/পরিচিতি/জার্নাল/নোট/টাস্ক।।
এটি Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 এবং Outlook 2019 এ কাজ করে
কীভাবে একটি শেয়ার করা ফোল্ডার সরাতে হয়
আপনি একটি ফোল্ডার শেয়ার করছেন বা শেয়ার করা ফোল্ডার মুছে ফেলছেন, প্রক্রিয়াটি প্রায় একই। যদি আপনার সাথে একটি ফোল্ডার শেয়ার করা হয়, তাহলে এটি থেকে পরিত্রাণ পাওয়ার সবচেয়ে সহজ উপায় হল যে ব্যক্তি আপনাকে অ্যাক্সেস দিয়েছে তাকে সমস্ত অনুমতি প্রত্যাহার করতে বলা।
যদি আপনার শেয়ার করা ফোল্ডার থেকে কাউকে সরাতে হয়, তাহলে এই কয়েকটি ধাপ অনুসরণ করুন:
- আউটলুকে শেয়ার করা ফোল্ডারটিতে রাইট ক্লিক করুন, তারপরে প্রপার্টি নির্বাচন করুন।
- ফোল্ডার শেয়ারিং ট্যাবটি নির্বাচন করুন।
- আপনি কোন ব্যবহারকারীর সাথে ফোল্ডারটি আর শেয়ার করতে চান না তা বেছে নিন, তারপর বেছে নিন Remove.
আউটলুকে শেয়ার করা ফোল্ডারে অনুমতির স্তর
অনুমতি নির্দেশিকাগুলির সম্পূর্ণ পরিসর ব্যবহার করে শেয়ার করা ফোল্ডারের মধ্যে লোকেরা কী করতে পারে তা সীমাবদ্ধ করার একটি উপায় রয়েছে৷
আউটলুক খুলুন, আপনি যে ফোল্ডারটি ভাগ করতে চান তাতে ডান-ক্লিক করুন, তারপরে প্রপার্টি > অনুমতি নির্বাচন করুন। সেখান থেকে, পারমিশন লেভেল ড্রপ-ডাউন মেনু নির্বাচন করুন এবং প্রতিটি ভিন্ন ব্যক্তির জন্য আলাদা স্তর বেছে নিন যার সাথে আপনি ফোল্ডার শেয়ার করতে পারেন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি মালিক নির্বাচন করেন, তবে সেই ব্যক্তি যেকোন কিছু এবং সবকিছু করতে পারে, কিন্তু আপনি যদি পর্যালোচক নির্বাচন করেন, তবে একমাত্র জিনিস তারা আইটেম পড়তে পারে এবং অন্য কিছু করতে পারে না।
