অনলাইন যোগাযোগের পদ্ধতির প্রসার সত্ত্বেও, ইমেল সবচেয়ে জনপ্রিয় রয়ে গেছে, যেখানে 2019 সালে প্রতিদিন প্রায় 300 বিলিয়ন ইমেল পাঠানো হয়। আপনি ইমেলে একেবারেই নতুন হন বা কয়েক দশক ধরে এটি ব্যবহার করছেন, নিশ্চিত করুন যে আপনি ইমেল শিষ্টাচারের নিয়ম অনুসরণ করুন।
আপনি পাঠানোর আগে আপনার বার্তা পর্যালোচনা করুন
আপনি আপনার প্রাপকদের ঠিকানা লিখার পরে, একটি উপযুক্ত বিষয় লাইন তৈরি করুন, আপনার বার্তা লিখুন এবং কয়েকটি সহায়ক নথি সংযুক্ত করুন, ফিরে যান এবং নিশ্চিত করুন যে আপনি সবকিছু ঠিকঠাক করেছেন:
- বার্তাটি পর্যালোচনা করুন। কিছু অস্পষ্ট? কোন ব্যাকরণগত ত্রুটি বা টাইপো আছে? তুমি যা বলতে চেয়েছিলে সব বলেছ?
- আপনার সোর্স চেক করুন। একটি বাইরের উত্সের একটি লিঙ্ক আপনার অর্থ স্পষ্ট করবে? একটি লিঙ্ক কি আপনার প্রাপককে দ্রুত একটি ওয়েবসাইট খুঁজে পেতে সাহায্য করবে?
- প্রাপকের নাম দেখুন। আপনি কি একজন গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তিকে ভুলে গেছেন যার বার্তাটি দেখতে হবে? আপনি কি এমন কাউকে যোগ করেছেন যে বার্তাটি দেখতে পাবে না?
- আপনার ঠিকানা দেখুন। আপনার যদি একাধিক থাকে, তাহলে বার্তাটির উদ্দেশ্যে সবচেয়ে উপযুক্ত একটি থেকে বার্তাটি পাঠাতে ভুলবেন না।
- বার্তা অগ্রাধিকার নির্ধারণ করুন। বার্তাটি কি গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে ট্যাগ করা দরকার?
- সমর্থক নথি যোগ করুন। আপনি কি সংযুক্তি ভুলে গেছেন?
সবসময় সব উত্তর দেবেন না
আপনার জানা উচিত কখন এবং কখন গ্রুপ ইমেলের উত্তর দিতে হবে না। যদি মূল ইমেলের (আপনি যার উত্তর দিচ্ছেন) প্রত্যেকেরই যদি জানতে হয় যে আপনি কী বলতে চান, তাহলে উত্তর দিন।
উদাহরণস্বরূপ, ব্যক্তি A আপনাকে এবং ব্যক্তি B কে কীভাবে কোম্পানির সাথে আপনার বসের 10 বছরের বার্ষিকী উদযাপন করবেন সে সম্পর্কে ধারণা নিয়ে আসতে ইমেল করে। আপনার প্রতিক্রিয়া ব্যক্তি A এবং ব্যক্তি B উভয়ের জন্যই প্রাসঙ্গিক, তাই তাদের উভয়কেই উত্তর দিতে সকলকে উত্তর দিন।
যদি কেউ আপনাকে এবং অন্য 20 জন বন্ধুকে ইমেলের মাধ্যমে একটি পার্টির আমন্ত্রণ পাঠায়, তবে আপনার প্রতিক্রিয়া অন্যান্য মেল প্রাপকদের সাথে প্রাসঙ্গিক নয়, তাই শুধুমাত্র আসল প্রেরককে একটি প্রতিক্রিয়া পাঠাতে উত্তর ব্যবহার করুন৷
কার্যকর সাবজেক্ট লাইন লিখুন
একটি ভাল ইমেল বিষয় লেখার চাবিকাঠি হল নিশ্চিত করা যে এটি আপনার বার্তার সারমর্মকে সংক্ষেপে ক্যাপচার করে। এখানে কয়েকটি উদাহরণ রয়েছে:
- বিক্রয় সভা ৩:০০ এ পরিবর্তিত হয়েছে
- হ্যালোইন পার্টির আমন্ত্রণ
- ওয়েবসাইট টেক্সট রিভিশন
- এই সপ্তাহের সেরা ২০টি ভিডিও পছন্দ
- আপনার নতুন সদস্যতার বিশদ বিবরণ
- আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্ট নিশ্চিত করা হচ্ছে
- তহবিল সংগ্রহ ইভেন্ট স্বেচ্ছাসেবকদের জন্য অনুরোধ
সাবজেক্ট লাইনগুলিকে আরও কার্যকর করতে, আপনি প্রাপকদের যে পদক্ষেপ নিতে চান তা অন্তর্ভুক্ত করুন, যেমন:
- হ্যালোইন পার্টির আমন্ত্রণ - 11 মে এর মধ্যে RSVP
- ওয়েবসাইট টেক্সট রিভিশন - মঙ্গলবারের মধ্যে অনুমোদন প্রয়োজন
নিচের লাইন
যখন আপনি অন্য কারো কাছ থেকে একটি ইমেল বার্তা ফরোয়ার্ড করেন, তখন নতুন প্রাপককে ব্যাখ্যা করুন কেন আপনি এটি করছেন এবং আপনি কীভাবে তারা এটি থেকে উপকৃত হবেন বলে আশা করছেন৷ উদাহরণস্বরূপ, ধরা যাক একজন ক্লায়েন্ট, জে, আপনাকে একটি প্রশ্ন পাঠায় এবং আপনি উত্তরটি জানেন না। বার্তাটি আপনার সহকর্মী সারার কাছে ফরোয়ার্ড করুন, একটি নোট সহ, "সারা, জে তার মোবাইল ডিভাইস থেকে আমাদের পোর্টালে লগ ইন করার প্রক্রিয়া জানতে চায়। বিস্তারিত জানার জন্য নীচে দেখুন। আপনি কি সাহায্য করতে পারেন?"
ব্যাখ্যা করুন কেন আপনি CC
যদি আপনি একটি ইমেল বার্তায় কাউকে সিসি করেন, তাহলে প্রাথমিক প্রাপককে ব্যাখ্যা করুন যে আপনি এটি করছেন এবং কেন করছেন৷ উদাহরণ স্বরূপ, ধরা যাক জেনা আপনার বুক ক্লাবে যোগ দিতে চায় এবং আপনি তাকে এটি সম্পর্কে তথ্য পাঠাচ্ছেন। আপনি বুক ক্লাবের নেতা, অ্যানকে সিসি করবেন এবং জেনাকে লিখবেন, "আমি আমাদের নেতা অ্যানকে সিসি করছি, যাতে সে দেখতে পারে আমি আপনাকে কী পাঠাচ্ছি এবং আমি যা কিছু ছেড়ে দিয়েছি তা পূরণ করতে পারে৷" যখন আপনি এই প্রক্রিয়াটি ব্যবহার করেন, তখন অ্যানও জানেন কেন তিনি বার্তাটির একটি অনুলিপি পাচ্ছেন৷
নিচের লাইন
ইমেল বার্তাগুলি মেলে বা স্প্যাম ফিল্টারে হারিয়ে যেতে পারে৷ একটি সৌজন্য হিসাবে, বিশেষ করে গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলির সাথে (যেমন যেগুলি সংযুক্তি রয়েছে বা সময়সীমার সাথে কাজ করে), প্রেরককে তাদের ইমেল প্রাপ্ত হয়েছে তা জানাতে একটি ছোট নোট লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার বস আপনাকে কাজ করার জন্য একটি নতুন প্রকল্প পাঠান, তাহলে উত্তর দিয়ে বলুন, "বুঝেছি, আমি আগামীকাল শুরু করব।"
সংক্ষিপ্ত শব্দগুলি অল্প ব্যবহার করুন
সবাই প্রত্যেকটি সংক্ষিপ্ত রূপ জানে না, তাই যতটা সম্ভব কম ব্যবহার করুন এবং শুধুমাত্র যখন আপনি নিশ্চিত হন যে প্রাপক তাদের অর্থ কী জানেন। বেশ কয়েকটি সংক্ষিপ্ত শব্দ রয়েছে যা সাধারণত ব্যবসায়িক ইমেল চিঠিপত্রে ব্যবহৃত হয়। এখানে কয়েকটি আছে:
- শীঘ্রই: যত তাড়াতাড়ি সম্ভব
- BTW: যাই হোক
- EOD: দিনের শেষ
- EOM: বার্তার সমাপ্তি (সাধারণত সাবজেক্ট লাইনে ইঙ্গিত করতে ব্যবহৃত হয় যে অনুসরণ করার মতো কোনো ইমেল বডি নেই)
- EOW: সপ্তাহের শেষ
- FYI: আপনার তথ্যের জন্য
- IMO: আমার মতে
- OOO: অফিসে নেই
- Y/N: হ্যাঁ বা না
নিচের লাইন
যেহেতু আপনি ইমেলে মুখের অভিব্যক্তি এবং কন্ঠস্বরের প্রসঙ্গটি পান না, এটি ব্যঙ্গাত্মকতা বা কৌতুক প্রকাশের জন্য একটি ভাল মাধ্যম নয়, বিশেষ করে প্রাপকদের সাথে যাদের আপনি ভালভাবে জানেন না। আপনার বার্তাটি সহজভাবে এবং সহজভাবে প্রকাশ করুন, অন্তত যতক্ষণ না আপনি একজন প্রাপককে আরও ভালোভাবে চেনেন। আপনি যদি সত্যিই নিজেকে সাহায্য করতে না পারেন, তাহলে আপনি মজা করছেন তা দেখানোর জন্য একটি হাস্যকর বা হাস্যকর ইমোটিকন অন্তর্ভুক্ত করুন৷
একটি উপযুক্ত সমাপ্তি বেছে নিন
কখনও কখনও একটি ইমেল বার্তা কীভাবে শেষ করা যায় তা জানা কঠিন। পরিস্থিতির উপর ভিত্তি করে এখানে কয়েকটি পরামর্শ দেওয়া হল:
- ধন্যবাদ বা অনেক ধন্যবাদ: যদি আপনি একটি উপকারের জন্য জিজ্ঞাসা করেন।
- ভালবাসা বা আলিঙ্গন: যদি প্রাপক একজন বন্ধু বা পরিবারের সদস্য হন।
- চিয়ার্স বা সেরা: যদি প্রাপক একজন নৈমিত্তিক পরিচিত হন।
- বিনীত: আপনার বার্তা যদি আনুষ্ঠানিক হয়।
- শুভেচ্ছা বা ভালো শুভেচ্ছা: আপনি যদি একটি আনুষ্ঠানিক ব্যবসার সুর বজায় রাখতে চান।
