যখন আপনি Outlook-এ অন্য ব্যক্তি বা লোকেদের গোষ্ঠীর সাথে একটি মিটিং শিডিউল করেন, তখন তারা মিটিংয়ের বিবরণ সহ একটি আমন্ত্রণ ইমেল পায়৷ এই ইমেল থেকে, তারা মিটিংয়ের আমন্ত্রণ গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করতে পারে। আউটলুক আপনার আউটলুক ক্যালেন্ডারে মিটিং যোগ করে, আপনার অংশগ্রহণকারীদের প্রতিক্রিয়া ট্র্যাক রাখে এবং মিটিং শুরু হওয়ার আগে একটি অনুস্মারক পাঠায়।
এই নিবন্ধের নির্দেশাবলী Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, এবং Outlook 2013-এর জন্য Outlook এর ক্ষেত্রে প্রযোজ্য।
আউটলুকে কীভাবে একটি ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণ পাঠাবেন
আউটলুকে কীভাবে একটি মিটিং শিডিউল করবেন তা এখানে:
-
Home tab নির্বাচন করুন।
Image -
নতুন আইটেম নির্বাচন করুন > মিটিং।
বিকল্পভাবে, Ctrl+Shift+Q টিপুন।
Image -
মিটিং আমন্ত্রণপত্রে, শিরোনাম পাঠ্য বাক্সে মিটিংয়ের একটি বিবরণ লিখুন।
Image -
প্রয়োজনীয় পাঠ্য বাক্সে, প্রত্যেক অংশগ্রহণকারীর ইমেল ঠিকানা লিখুন যাদের অবশ্যই মিটিংয়ে উপস্থিত থাকতে হবে। Outlook 2016 এবং 2013-এ, To টেক্সট বক্সে ইমেল ঠিকানাগুলি লিখুন৷
আপনার ঠিকানা বই থেকে পরিচিতি নির্বাচন করতে, হয় প্রয়োজনীয়, ঐচ্ছিক, অথবা প্রতি.
Image -
ঐচ্ছিক টেক্সট বক্সে, আপনি মিটিংয়ে যোগ দিতে চান এমন লোকেদের ইমেল ঠিকানাগুলি লিখুন, তবে তাদের এটি করার প্রয়োজন নেই৷
Image -
মিটিং এর জন্য একটি শুরুর সময় এবং শেষের সময় বেছে নিন।
Image -
মিটিংয়ের জন্য আপনার ক্যালেন্ডারে একটি পুরো দিন ব্লক করতে, সারা দিন।
Image -
লোকেশন টেক্সট বক্সে, আপনি যেখানে মিটিং করছেন সেখানে লিখুন।
Image -
মেসেজ এলাকায়, মিটিংয়ের আগে আপনার অংশগ্রহণকারীদের জানতে হবে এমন অন্যান্য তথ্য লিখুন এবং আপনি যে ফাইলগুলি পর্যালোচনা করতে চান তা সংযুক্ত করুন।
মিটিং আমন্ত্রণের সাথে একটি ফাইল সংযুক্ত করতে, ইনসার্ট ট্যাবটি নির্বাচন করুন, তারপরে ফাইল সংযুক্ত করুন নির্বাচন করুন৷ আপনার OneDrive-এ একটি নথিতে একটি লিঙ্ক যোগ করতে, Link ড্রপডাউন তীর নির্বাচন করুন।
Image -
ডিফল্টরূপে, আপনি যখন Outlook-এ একটি মিটিংয়ের আমন্ত্রণ পাঠান, তখন আমন্ত্রণটি একটি প্রতিক্রিয়ার জন্য একটি অনুরোধ অন্তর্ভুক্ত করে এবং প্রাপককে সভার জন্য একটি নতুন সময় প্রস্তাব করার বিকল্প দেয়৷ এই বিকল্পগুলি পরিবর্তন করতে, মিটিং ট্যাবটি নির্বাচন করুন, তারপরে প্রতিক্রিয়া বিকল্প নির্বাচন করুন
Image -
পাঠান নির্বাচন করুন।
যদি আপনার সময়সূচী পরিবর্তন হয় বা যদি আপনার অংশগ্রহণকারীদের অন্য পরিকল্পনা করতে হয়, হয় মিটিং বাতিল করুন বা এটি পুনরায় নির্ধারণ করুন।
Image
কীভাবে একটি পুনরাবৃত্ত মিটিং সেট আপ করবেন
আউটলুক আপনাকে পুনরাবৃত্ত মিটিং সেট আপ করতে দেয়। আপনি প্রতি সপ্তাহে, মাস বা অন্য সময়ের পুনরাবৃত্তি করার পরিকল্পনা করছেন এমন সমাবেশগুলির জন্য এই বিকল্পটি ব্যবহার করুন। একটি পুনরাবৃত্ত মিটিংয়ের সাথে, আপনাকে শুধুমাত্র একবার বিশদ বিবরণ লিখতে হবে এবং এটি আপনার সেট করা ব্যবধানের উপর ভিত্তি করে আপনার ক্যালেন্ডারে সমস্ত ভবিষ্যতের ইভেন্ট যোগ করবে।
-
Home ট্যাবটি নির্বাচন করুন, তারপর বেছে নিন নতুন আইটেম > মিটিং।
Image - মিটিং আমন্ত্রণপত্রে, শিরোনাম, প্রয়োজনীয় অংশগ্রহণকারী, ঐচ্ছিক অংশগ্রহণকারী, অবস্থান এবং মিটিংয়ের উদ্দেশ্য বর্ণনা করে একটি বার্তা লিখুন।
-
নিবাচন করুন।
আউটলুক 2016 এবং 2013-এ, নির্বাচন করুন মিটিং > পুনরাবৃত্তি।
Image -
অ্যাপয়েন্টমেন্ট পুনরাবৃত্তি ডায়ালগ বক্স খুলবে। মিটিংয়ের শুরুর সময়, শেষের সময় এবং সময়কাল লিখুন।
Image -
পুনরাবৃত্তি প্যাটার্ন বিভাগে, মিটিং আবার কখন হবে তা বেছে নিন। উদাহরণস্বরূপ, একটি নিয়মিত সাপ্তাহিক মিটিং যা প্রতি সোমবার হয়।
Image -
পুনরাবৃত্তির পরিসর বিভাগে, পুনরাবৃত্ত মিটিং চলতে থাকবে এমন একটি দৈর্ঘ্য বেছে নিন। আপনি একটি পুনরাবৃত্ত মিটিংকে একটি নির্দিষ্ট তারিখে বা নির্দিষ্ট সংখ্যক ঘটনার পরে বাতিল করতে বলতে পারেন। আপনি যদি মিটিংয়ের মেয়াদ শেষ না করতে চান তবে কোন শেষ তারিখ নেই বেছে নিন।
Image -
ঠিক আছে নির্বাচন করুন।
Image -
মিটিং আমন্ত্রণে, বেছে নিন পাঠান।
Image
মিটিং তৈরি করতে কীভাবে শিডিউলিং অ্যাসিস্ট্যান্ট ব্যবহার করবেন
আপনি যদি কর্মক্ষেত্রে Microsoft 365 ব্যবহার করেন এবং একজন এক্সচেঞ্জ ব্যবহারকারী হন, তাহলে অন্যদের সাথে মিটিং শিডিউল করার জন্য সর্বোত্তম সময় খুঁজে পেতে শিডিউলিং সহকারী ব্যবহার করুন। আপনি যখন শিডিউলিং অ্যাসিস্ট্যান্ট খুলবেন, আপনি মিটিংয়ে আমন্ত্রিত ব্যক্তিদের ক্যালেন্ডার দেখতে পাবেন।
শিডিউলিং অ্যাসিস্ট্যান্ট ব্যবহার করতে, একটি মিটিং আমন্ত্রণ তৈরি করুন, মিটিং ট্যাব > শিডিউলিং অ্যাসিস্ট্যান্ট।।
আপনার আউটলুক ক্যালেন্ডারে মিটিংটি কীভাবে দেখবেন
যখন আপনি একটি মিটিং তৈরি বা গ্রহণ করেন, এটি তারিখ এবং সময়ের তথ্যের উপর ভিত্তি করে আপনার Outlook ক্যালেন্ডারে প্রদর্শিত হবে৷ আসন্ন ইভেন্টগুলি কীভাবে খুঁজে পাবেন তা এখানে৷
- ভিউ সুইচার নির্বাচন করুন, তারপরে ক্যালেন্ডার নির্বাচন করুন।
- মিটিং খুঁজতে, ক্যালেন্ডারে স্ক্রোল করুন বা সার্চ বক্স ব্যবহার করুন এবং মিটিংয়ের শিরোনাম লিখুন।
-
মিটিং বিশদ দেখতে, ক্যালেন্ডার আইটেমটিতে ডাবল ক্লিক করুন।
Image -
প্রতিক্রিয়াগুলি দেখতে, ট্র্যাকিং ট্যাবটি নির্বাচন করুন৷ প্রতিক্রিয়া কলাম দেখায় কোন অংশগ্রহণকারীরা মিটিং আমন্ত্রণ গ্রহণ করেছে এবং কোনটি সাড়া দেয়নি।
Image -
আপনি যদি একজন অংশগ্রহণকারীর কাছ থেকে মৌখিক স্বীকৃতি পেয়ে থাকেন, তাহলে None নির্বাচন করুন, তারপর বেছে নিন স্বীকৃত, অস্বীকৃত, অথবা একটি Tentative উত্তর দিয়েছেন।
Image - আপনার শেষ হয়ে গেলে মিটিং আমন্ত্রণ বন্ধ করুন।
কীভাবে একটি বিদ্যমান মিটিং আমন্ত্রণে লোকেদের যুক্ত করবেন
আপনি একটি মিটিং সেট আপ করতে পারেন এবং পরে আমন্ত্রণ জানানোর জন্য আরও উপস্থিত থাকতে পারেন (উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি অন্য কর্মচারী নিয়োগ করেন এবং তাদের নিয়মিত স্টাফ মিটিংয়ে যোগ করতে চান)। আপনি ইতিমধ্যেই সেটআপ করেছেন এমন একটি মিটিংয়ে নতুন অংশগ্রহণকারীদের কীভাবে আমন্ত্রণ জানাবেন তা এখানে রয়েছে৷
- আপনার ক্যালেন্ডারে মিটিং খুঁজুন।
- মিটিং আইটেমটিতে ডাবল ক্লিক করুন।
-
শিডিউলিং অ্যাসিস্ট্যান্ট ট্যাব > অ্যাটেন্ডিজ যোগ করুন।
Image -
সিলেক্ট অ্যাটেন্ডিজ এবং রিসোর্স ডায়ালগ বক্সে, অংশগ্রহণকারীর নাম বেছে নিন।
Image -
প্রয়োজনীয় বা ঐচ্ছিক নির্বাচন করুন যে মিটিংয়ে উপস্থিত থাকা প্রয়োজন কিনা বা তাদের উপস্থিতি ঐচ্ছিক কিনা তা নির্দেশ করতে৷
Image -
ঠিক আছে নির্বাচন করুন।
Image -
আবেদনকারী এখন শিডিউলিং অ্যাসিস্ট্যান্টের সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের তালিকায় উপস্থিত হয়৷
Image -
আপডেট পাঠান নির্বাচন করুন।
Image
