যা জানতে হবে
- ম্যানুয়াল সংরক্ষণাগার: ফাইল > তথ্য > টুলস > এ যান পুরানো আইটেম পরিষ্কার করুন । সংরক্ষণাগার পপ-আপ উইন্ডোতে, এই ফোল্ডারটি এবং সমস্ত সাবফোল্ডার সংরক্ষণ করুন। নির্বাচন করুন।
- তারপর, সংরক্ষণাগারের জন্য ফোল্ডারটি নির্বাচন করুন। ড্রপ-ডাউন তালিকার থেকে পুরানো আইটেম আর্কাইভ করুন এবং একটি তারিখ সেট করুন।
- স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার: যান ফাইল > বিকল্প > Advanced > অটোআর্কাইভ সেটিংস । প্রতি অটোআর্কাইভ চালান নির্বাচন করুন এবং একটি সময়ের ব্যবধান লিখুন।
আপনি যদি আপনার ইনবক্সে অনেক বেশি ইমেল জমা হতে দেন, তাহলে আউটলুকের কর্মক্ষমতা ক্ষতিগ্রস্ত হতে পারে।আউটলুকে কীভাবে ইমেল সংরক্ষণ করবেন এবং সেই পুরানো ইমেলগুলিকে ম্যানুয়ালি বা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিচালনা করবেন তা শিখুন। এই নিবন্ধের নির্দেশাবলী Microsoft 365 এবং Outlook 2019, 2016, 2013 এবং 2010 এর জন্য Outlook-এ প্রযোজ্য।
আউটলুকে ম্যানুয়ালি কীভাবে ইমেল সংরক্ষণ করবেন
আপনার পুরানো ইমেলগুলি কখন সংরক্ষণাগারভুক্ত হবে এবং সেগুলি কোথায় সংরক্ষণ করা হবে তা যদি আপনি নিয়ন্ত্রণ করতে পছন্দ করেন তবে এটি করার জন্য আপনি একটি ম্যানুয়াল প্রক্রিয়া অনুসরণ করতে পারেন৷ আপনি যেকোন ফোল্ডারের মধ্যে ম্যানুয়ালি ইমেল বার্তা সংরক্ষণ করতে পারেন৷
-
আউটলুক খুলুন এবং নির্বাচন করুন ফাইল > তথ্য > টুলস > পুরানো আইটেম পরিষ্কার করুন.
Image -
আর্কাইভ পপ-আপ উইন্ডোতে, এই ফোল্ডারটি এবং সমস্ত সাবফোল্ডার আর্কাইভ করুন নির্বাচন করুন এবং তারপর আপনি যে ফোল্ডারে আইটেম সংরক্ষণ করতে চান সেটি নির্বাচন করুন।
Image -
ড্রপ-ডাউন তালিকার চেয়ে পুরানো আর্কাইভ আইটেমগুলি নির্বাচন করুন, তারপরে আপনি যে তারিখের পরে বার্তাগুলি সংরক্ষণ করতে চান সেটি সেট করুন৷
আপনি এই সংরক্ষণাগারের জন্য ব্যবহার করতে চান এমন একটি পৃথক PST ফাইল সনাক্ত করতে Browse নির্বাচন করতে পারেন৷ অথবা আপনি এটিকে ডিফল্ট ফাইলের নাম হিসেবে রাখতে পারেন।
Image -
ঠিক আছে নির্বাচন করুন। আউটলুক এখন আপনার কনফিগার করা সেটিংস অনুযায়ী সেই ফোল্ডারে বার্তাগুলি সংরক্ষণ করবে৷
Image -
আপনি যদি পৃথক ফোল্ডারের পরিবর্তে সমস্ত ফোল্ডারে বার্তা সংরক্ষণ করতে পছন্দ করেন, তাহলে নির্বাচন করুন সব ফোল্ডারকে তাদের স্বতঃআর্কাইভ সেটিংস অনুযায়ী আর্কাইভ করুন আপনি যদি এটি চয়ন করেন তবে আপনাকে এটি করতে হবে হোম ট্যাবে ফিরে যান, আপনি যে ফোল্ডারগুলির জন্য স্বতঃআর্কাইভ সেটিংস সেট করতে চান তার একটিতে ডান-ক্লিক করুন, তারপরে প্রপার্টি নির্বাচন করুন
Image -
প্রপার্টি উইন্ডোতে, AutoArchive ট্যাবটি নির্বাচন করুন।
Image -
এই সেটিংস ব্যবহার করে এই ফোল্ডারটি আর্কাইভ করুন নির্বাচন করুন, তারপর আপনি কত মাস বার্তা রাখতে চান এবং পুরানো আইটেমগুলি কোথায় সরাতে চান তা কনফিগার করুন৷
অটোআর্কাইভ সেটিংস ব্যবহার করে, অটোআর্কাইভ সক্ষম করলে বার্তাগুলি কীভাবে সংরক্ষণাগারভুক্ত হয়, সেইসাথে অটোআর্কাইভ সেটিংস ব্যবহার করে ম্যানুয়ালি আর্কাইভ করার সময় ইমেলগুলি কীভাবে সংরক্ষণাগারভুক্ত হয় তা উভয়ই কনফিগার করুন৷
Image
কীভাবে ম্যানুয়ালি অটোআর্কাইভ ট্রিগার করবেন
আপনি ম্যানুয়ালি বা স্বয়ংক্রিয়ভাবে অটোআর্কাইভ ট্রিগার করতে পারেন৷ উপরে বর্ণিত হিসাবে আপনি যদি ইতিমধ্যেই আপনার সমস্ত ফোল্ডারের জন্য আপনার স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার সেটিংস সেট আপ করে থাকেন তবে আপনি তাত্ক্ষণিকভাবে সংরক্ষণাগার পদ্ধতিটি ট্রিগার করতে পারেন৷
ফাইল > তথ্য > টুলস > মেলবক্স ক্লিনআপ , তারপর সংরক্ষণাগার প্রক্রিয়াটি ট্রিগার করতে AutoArchive নির্বাচন করুন। এটি প্রতিটি মেল ফোল্ডারের জন্য আপনার কনফিগার করা অটোআর্কাইভ সেটিংস ব্যবহার করবে৷
কীভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে অটোআর্কাইভ ট্রিগার করবেন
ম্যানুয়ালি সংরক্ষণাগার পদ্ধতি ট্রিগার করার পাশাপাশি, আপনি নিয়মিত চালানোর জন্য অটোআর্কাইভ সেট আপ করতে পারেন।
-
ফাইল > অপশন > Advanced > AutoArchive Settings নির্বাচন করুন ।
Image -
অটোআর্কাইভ সেটিংস উইন্ডোতে, প্রতিটি অটোআর্কাইভ চালান নির্বাচন করুন এবং আপনি কত ঘন ঘন স্বতঃআর্কাইভ চালাতে চান তা লিখুন।
আপনি স্বতঃআর্কাইভ চালানোর সময় প্রম্পট করার জন্য সেটিংস কনফিগার করতে পারেন এবং এটিকে হয় পুরানো ইমেল বার্তাগুলি মুছে ফেলতে বা আপনার কম্পিউটারে একটি সংরক্ষণাগার PST ফাইলে সরাতে সেট করতে পারেন৷
Image -
ঠিক আছে নির্বাচন করুন,এবং অটোআর্কাইভ আপনার সেট করা ব্যবধানে চলবে, তাই আপনার ইনবক্সে খুব বেশি জায়গা নেওয়ার বিষয়ে আপনাকে কখনই চিন্তা করতে হবে না।
Image
আউটলুক ওয়েবে স্বতঃআর্কাইভ করতে Outlook সুইপ ব্যবহার করুন
আউটলুক অনলাইনে, বার্তা সংরক্ষণাগার একটি ম্যানুয়াল প্রক্রিয়া। আউটলুক সুইপ নামে একটি ফাংশন আপনাকে আপনার ইনবক্স পরিষ্কার রাখতে সাহায্য করে৷
আপনি আর্কাইভ করা বার্তাগুলির বয়স পরিবর্তন করা অসম্ভব, তবে অন্তত সুইপ বৈশিষ্ট্যটি আপনাকে 10 দিনের বেশি পুরানো আপনার সমস্ত ইনবক্স বার্তা সংরক্ষণ করার ক্ষমতা দেয়৷ এটি আপনাকে আপনার ইনবক্স স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিষ্কার রাখতে সাহায্য করবে৷
-
অ্যাকাউন্ট ইনবক্স খুলুন যেখানে আপনি ইমেল বার্তা সংরক্ষণ করতে চান৷ আপনি যে ইমেলটি সংরক্ষণ করতে চান সেটি নির্বাচন করুন, তারপর মেনু থেকে সুইপ নির্বাচন করুন৷
Image -
পপ-আপ স্ক্রিনে, নির্বাচন করুন ইনবক্স ফোল্ডার থেকে 10 দিনের বেশি পুরানো বার্তাগুলি সরান।
Image -
ড্রপ-ডাউন মেনুতে সরান এবং আর্কাইভ নির্বাচন করুন।
Image
