যা জানতে হবে
- চার্ট ব্যবহার করে একটি প্রতিবেদন তৈরি করুন: নির্বাচন করুন Insert > প্রস্তাবিত চার্ট, তারপরে আপনি যেটি রিপোর্ট শীটে যোগ করতে চান সেটি বেছে নিন।
- পিভট টেবিলের সাহায্যে একটি প্রতিবেদন তৈরি করুন: Insert > PivotTable নির্বাচন করুন। সারণী/পরিসীমা ক্ষেত্রে আপনি যে ডেটা পরিসরটি বিশ্লেষণ করতে চান তা নির্বাচন করুন৷
- মুদ্রণ: ফাইল > মুদ্রণ এ যান, অবস্থান পরিবর্তন করে ল্যান্ডস্কেপ, স্কেলিং করুন এক পৃষ্ঠায় সমস্ত কলাম ফিট করতে, এবং নির্বাচন করুন পুরো ওয়ার্কবুক মুদ্রণ করুন।
এই নিবন্ধটি ব্যাখ্যা করে যে কীভাবে মৌলিক চার্ট এবং টেবিল তৈরি করা, পিভট টেবিল তৈরি করা এবং রিপোর্ট প্রিন্ট করার মতো মূল দক্ষতাগুলি ব্যবহার করে মাইক্রোসফ্ট এক্সেলে একটি প্রতিবেদন তৈরি করা যায়। এই নিবন্ধের তথ্য Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, এবং Excel-এর জন্য প্রযোজ্য৷
একটি এক্সেল রিপোর্টের জন্য বেসিক চার্ট এবং টেবিল তৈরি করা
প্রতিবেদন তৈরি করার অর্থ সাধারণত তথ্য সংগ্রহ করা এবং এটিকে একটি একক শীটে উপস্থাপন করা যা সমস্ত তথ্যের জন্য রিপোর্ট শীট হিসাবে কাজ করে। এই রিপোর্ট শীটগুলি এমনভাবে ফরম্যাট করা উচিত যাতে মুদ্রণ করা সহজ হয়৷
এক্সেলে রিপোর্ট তৈরির জন্য মানুষ যে সব সাধারণ টুল ব্যবহার করে তা হল চার্ট এবং টেবিল টুল। এক্সেল রিপোর্ট শীটে একটি চার্ট তৈরি করতে:
-
মেনু থেকে Insert নির্বাচন করুন এবং চার্ট গ্রুপে, আপনি রিপোর্ট শীটে যে ধরনের চার্ট যোগ করতে চান তা নির্বাচন করুন।
Image -
চার্ট ডিজাইন মেনুতে, ডেটা গ্রুপে, ডেটা নির্বাচন করুন।।
Image -
ডেটা সহ শীটটি নির্বাচন করুন এবং আপনি চার্ট করতে চান এমন সমস্ত কক্ষ নির্বাচন করুন (হেডার অন্তর্ভুক্ত করুন)।
Image -
চার্টটি ডেটা সহ আপনার রিপোর্ট শীটে আপডেট হবে। দুটি অক্ষের লেবেলগুলিকে পপুলেট করতে হেডারগুলি ব্যবহার করা হবে৷
Image -
নতুন চার্ট এবং গ্রাফ তৈরি করতে উপরের পদক্ষেপগুলি পুনরাবৃত্তি করুন যা আপনার প্রতিবেদনে যে ডেটা দেখাতে চান তা যথাযথভাবে উপস্থাপন করে৷ যখন আপনাকে একটি নতুন প্রতিবেদন তৈরি করতে হবে, আপনি কেবলমাত্র ডেটা শীটে নতুন ডেটা পেস্ট করতে পারেন এবং চার্ট এবং গ্রাফগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়৷
Image এক্সেল ব্যবহার করে প্রতিবেদন তৈরি করার বিভিন্ন উপায় রয়েছে। আপনি ট্যাবুলার (সংখ্যাসূচক) ডেটা হিসাবে একই পৃষ্ঠায় গ্রাফ এবং চার্ট অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন, অথবা আপনি একাধিক শীট তৈরি করতে পারেন যাতে ভিজ্যুয়াল রিপোর্টিং একটি শীটে থাকে, ট্যাবুলার ডেটা অন্য শীটে থাকে এবং আরও অনেক কিছু৷
একটি এক্সেল স্প্রেডশীট থেকে একটি প্রতিবেদন তৈরি করতে PivotTables ব্যবহার করে
পিভট টেবিল হল এক্সেলে রিপোর্ট তৈরি করার আরেকটি শক্তিশালী টুল। পিভট টেবিলগুলি ডেটাতে আরও গভীরভাবে খনন করতে সহায়তা করে৷
-
আপনি বিশ্লেষণ করতে চান এমন ডেটা সহ শীটটি নির্বাচন করুন৷ বেছে নিন Insert > PivotTable.
Image -
পিভটটেবল তৈরি করুন ডায়ালগে, টেবিল/রেঞ্জ ক্ষেত্রে, আপনি বিশ্লেষণ করতে চান এমন ডেটার পরিসর নির্বাচন করুন। অবস্থান ক্ষেত্রে, ওয়ার্কশীটের প্রথম ঘরটি নির্বাচন করুন যেখানে আপনি বিশ্লেষণটি করতে চান। শেষ করতে ঠিক আছে নির্বাচন করুন।
Image -
এটি নতুন শীটে পিভট টেবিল তৈরির প্রক্রিয়া চালু করবে। PivotTable ফিল্ড এলাকায়, আপনি যে প্রথম ক্ষেত্রটি নির্বাচন করবেন সেটি হবে রেফারেন্স ক্ষেত্র।
Image এই উদাহরণে, এই পিভট টেবিল মাসের ভিত্তিতে ওয়েবসাইটের ট্রাফিক তথ্য দেখাবে। সুতরাং, প্রথমে, আপনি মাস নির্বাচন করবেন।
-
পরবর্তী, পিভটটেবল ক্ষেত্র ফলকের মান এলাকায় যে ডেটা ক্ষেত্রগুলির জন্য আপনি ডেটা দেখাতে চান তা টেনে আনুন। আপনি উৎস পত্রক থেকে আপনার পিভট টেবিলে আমদানি করা ডেটা দেখতে পাবেন।
Image -
পিভট টেবিলটি একাধিক আইটেমের জন্য (ডিফল্টরূপে) যোগ করার মাধ্যমে সমস্ত ডেটা একত্রিত করে। এই উদাহরণে, আপনি দেখতে পারেন কোন মাসে সবচেয়ে বেশি পৃষ্ঠা দেখা হয়েছে। আপনি যদি একটি ভিন্ন বিশ্লেষণ করতে চান, তাহলে মান ফলকে আইটেমের পাশে ড্রপ-ডাউন তীরটি নির্বাচন করুন, তারপরে মান ক্ষেত্র সেটিংস নির্বাচন করুন
Image -
মান ক্ষেত্র সেটিংস ডায়ালগ বক্সে, আপনি যেটি পছন্দ করেন তাতে গণনার ধরন পরিবর্তন করুন।
Image - এটি সেই অনুযায়ী পিভট টেবিলের ডেটা আপডেট করবে। এই পদ্ধতিটি ব্যবহার করে, আপনি উৎস ডেটাতে আপনার পছন্দ মতো বিশ্লেষণ করতে পারেন এবং পিভট চার্ট তৈরি করতে পারেন যা আপনার রিপোর্টে আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য প্রদর্শন করে৷
আপনার এক্সেল রিপোর্ট কিভাবে প্রিন্ট করবেন
আপনি আপনার তৈরি করা সমস্ত শীট থেকে একটি মুদ্রিত প্রতিবেদন তৈরি করতে পারেন, তবে প্রথমে আপনাকে পৃষ্ঠা শিরোনাম যোগ করতে হবে।
-
Insert > টেক্সট > হেডার এবং ফুটার। নির্বাচন করুন
Image -
রিপোর্ট পৃষ্ঠার শিরোনাম টাইপ করুন, তারপর সাধারণ পাঠ্যের চেয়ে বড় ব্যবহার করার জন্য এটি ফর্ম্যাট করুন। আপনি প্রিন্ট করতে চান এমন প্রতিটি রিপোর্ট শীটের জন্য এই প্রক্রিয়াটি পুনরাবৃত্তি করুন৷
Image -
পরবর্তী, আপনি প্রতিবেদনে অন্তর্ভুক্ত করতে চান না এমন শীটগুলি লুকান৷ এটি করতে, শীট ট্যাবে ডান-ক্লিক করুন এবং লুকান. নির্বাচন করুন।
Image -
আপনার রিপোর্ট প্রিন্ট করতে, ফাইল > মুদ্রণ নির্বাচন করুন। অভিযোজন পরিবর্তন করুন ল্যান্ডস্কেপ, এবং স্কেলিং করে এক পৃষ্ঠায় সমস্ত কলাম ফিট করুন।।
Image -
পুরো ওয়ার্কবুক মুদ্রণ করুন নির্বাচন করুন। এখন আপনি যখন আপনার প্রতিবেদনটি মুদ্রণ করেন, শুধুমাত্র আপনার তৈরি করা রিপোর্ট শীটগুলি পৃথক পৃষ্ঠা হিসাবে মুদ্রণ করবে৷
আপনি হয় কাগজে আপনার রিপোর্ট প্রিন্ট করতে পারেন, অথবা পিডিএফ হিসেবে প্রিন্ট করে ইমেল সংযুক্তি হিসেবে পাঠাতে পারেন।
