শেয়ারপয়েন্ট হল একটি দল বা গোষ্ঠীর অন্যান্য সদস্যদের সাথে সহযোগিতা করার একটি প্ল্যাটফর্ম৷ এই নিবন্ধে, আমরা আপনাকে সহকর্মী এবং বন্ধুদের জন্য কার্যকরী এবং সহযোগিতামূলক সাইট তৈরি, দস্তাবেজ আপলোড এবং ভাগ করে নেওয়া এবং SharePoint সাইটের পৃষ্ঠাগুলিতে উইজেট যোগ করার মাধ্যমে নিয়ে যাব৷
কীভাবে একটি শেয়ারপয়েন্ট সাইট তৈরি করবেন
আপনার সাইট তৈরি করার আগে আপনার কয়েকটি জিনিসের প্রয়োজন হবে:
- একটি Microsoft 365 ব্যবসায়িক অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেস, কারণ SharePoint গ্রাহক অ্যাকাউন্টে অন্তর্ভুক্ত নয়।
- আপনার সাইট তৈরি করার জন্য একজন প্রশাসক। আপনি যদি প্রশাসক না হন তবে আপনার প্রশাসককে আপনার জন্য একটি সাইট তৈরি করতে বলুন৷
শেয়ারপয়েন্ট সাইট তৈরি করতে:
-
Microsoft 365 এ প্রশাসক হিসেবে লগ ইন করুন, তারপর অ্যাপস মেনু থেকে শেয়ারপয়েন্ট নির্বাচন করুন।
Image - বাম-উল্লম্ব ফলকে পৃষ্ঠা নির্বাচন করুন, তারপরে Create Site. নির্বাচন করুন
-
ডায়ালগ বক্সে
টিম সাইট বেছে নিন।
যোগাযোগ সাইট প্রাথমিকভাবে ঘোষণা এবং অন্যান্য বিষয়বস্তু প্রকাশের জন্য ব্যবহৃত হয়।
-
আপনার সাইটের জন্য একটি প্রারম্ভিক নকশা চয়ন করুন যা আপনার অন্যান্য সামগ্রীর সাথে মেলে। চিন্তা করবেন না: আপনি সবসময় স্টার্টার সামগ্রী পরে সামঞ্জস্য করতে পারেন।
- আপনার সাইটের নাম এবং বিবরণ সহ বিস্তারিত লিখুন।
- সেটআপ সম্পূর্ণ করতে Finish নির্বাচন করুন। SharePoint সাইটটি তৈরি করতে ব্যাকগ্রাউন্ডে কাজ করে এবং আপনি এটির অগ্রগতি দেখতে পাবেন৷
আপনার স্থান সেট আপ করার পরে, আপনার কাছে বাক্সের বাইরে কিছু উপলব্ধ কার্যকারিতা থাকবে, যার মধ্যে রয়েছে:
- কথোপকথন: আপনার গ্রুপের জন্য ব্যক্তিগত বার্তা বোর্ড।
- ডকুমেন্টস: এখানেই আপনি ফাইল শেয়ার করেন এবং ফাইল ইন ও আউট করেন।
- OneNote Notebook: আপনার সতীর্থরা পৃষ্ঠাগুলিতে সামগ্রী তৈরি এবং যোগ করার মাধ্যমে এই OneNote নোটবুকের সাথে সহযোগিতা করতে পারে৷
- সাইট পেজ: আপনার দল বা গোষ্ঠীর জন্য কাস্টম ওয়েব পেজ।
শেয়ারপয়েন্ট ডকুমেন্ট লাইব্রেরি কীভাবে ব্যবহার করবেন
SharePoint সাইটে ডকুমেন্ট লাইব্রেরি ব্যবহার করে ফাইল শেয়ার করা সাধারণ। ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে ফোল্ডার এবং ফাইল রয়েছে যা আপনি দেখতে এবং সম্পাদনা করতে পারেন। ডকুমেন্ট লাইব্রেরি ব্যবহার করতে:
-
বাম-উল্লম্ব ফলকে দস্তাবেজ নির্বাচন করুন।
Image -
নতুন আইটেম যোগ করতে নতুন নির্বাচন করুন, যেমন ফোল্ডার বা Microsoft Office ফাইল। বিকল্পভাবে, বর্তমান লাইব্রেরি ফোল্ডারে অন্যান্য ফাইল টেনে আনুন এবং ফেলে দিন; তাদের অফিস ফাইল হতে হবে না।
Image -
উপযুক্ত অ্যাপে খুলতে একটি Microsoft Office ফাইল নির্বাচন করুন। একটি নন-অফিস ফাইল নির্বাচন করা তিনটি জিনিসের মধ্যে একটি করে:
- প্রিভিউয়ের জন্য এটি খোলে যদি এটি একটি ওয়েব-ফ্রেন্ডলি ফরম্যাটে থাকে (উদাহরণস্বরূপ, একটি ছবি বা PDF)।
- আপনি উইন্ডোজ ব্যবহার করলে প্রাসঙ্গিক অ্যাপে খোলে (Windows জানে কিভাবে SharePoint-এর সাথে কথা বলতে হয়)।
- এটি আপনার কম্পিউটারে ডাউনলোড করে যাতে আপনি এটি প্রাসঙ্গিক প্রোগ্রামের সাথে খুলতে পারেন।
Image -
যদিও আধুনিক ওয়েব অ্যাপ্লিকেশানগুলি আপনাকে একজন সহকর্মীর সাথে একযোগে একটি ফাইল সম্পাদনা করার অনুমতি দেয়, আপনি এখনও SharePoint-এ একটি ফাইল "চেক আউট" করার ক্ষমতা রাখেন যাতে আপনি অন্যদের ফাইলটিতে কাজ করা থেকে বিরত রাখতে পারেন৷
চেক আউট করার জন্য ফাইলটি বেছে নিন, তারপর ড্রপ-ডাউন তালিকায় চেক আউট নির্বাচন করুন। আপনি যখন এটিতে কাজ করছেন তখন একটি ফাইল চেক আউট করা কাউকে ফাইলটির একটি নতুন সংস্করণ সংরক্ষণ করতে বাধা দেয়৷ অন্যান্য ব্যবহারকারীরা এখনও একটি অনুলিপি ডাউনলোড করতে এবং এটিতে কাজ করতে পারে, তবে আপনি এটি সংরক্ষণ না করা পর্যন্ত এবং এটিকে আবার চেক না করা পর্যন্ত তারা একটি নতুন সংস্করণ তৈরি করতে পারবেন না৷
Image
কীভাবে শেয়ারপয়েন্ট সাইট পেজ তৈরি করবেন
SharePoint-এর সাইট পৃষ্ঠাগুলি আপনাকে এমন ওয়েব পৃষ্ঠা তৈরি করতে দেয় যাতে পাঠ্য এবং গ্রাফিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকে। SharePoint সাইট পৃষ্ঠা এবং নিয়মিত ওয়েবসাইট পৃষ্ঠাগুলির মধ্যে পার্থক্য হল যে শুধুমাত্র লগ ইন করা আপনার SharePoint টিমের সদস্যরা সেগুলি দেখতে পারে৷ সাইটের পৃষ্ঠাগুলি আপনার নিজস্ব ব্যক্তিগত ইন্টারনেট৷
আপনার SharePoint সাইটে নতুন পেজ তৈরি করতে:
-
বাম-উল্লম্ব ফলকে পৃষ্ঠাগুলি নির্বাচন করুন।
Image -
নতুন নির্বাচন করুন, তারপর পৃষ্ঠার ধরনগুলির মধ্যে থেকে নির্বাচন করুন:
- উইকি পৃষ্ঠা: যে পৃষ্ঠাগুলি দলের ধারণা, নীতি, নির্দেশিকা, সেরা অনুশীলন এবং আরও অনেক কিছু অন্তর্ভুক্ত করে। একটি SharePoint টিম উইকি পৃষ্ঠাগুলি ব্যবহার করে কোম্পানির সমস্ত ধরণের তথ্যের লিঙ্কগুলি অ্যাক্সেস করতে পারে৷
- সাইট পৃষ্ঠা: একটি শিরোনাম দিয়ে শুরু করে আপনি যে ফাঁকা পৃষ্ঠাগুলি তৈরি করেন।
- লিঙ্ক: একটি ওয়েবসাইটে একটি লিঙ্ক যোগ করুন।
ওয়েব পার্ট পেজ
Image -
একবার তৈরি হয়ে গেলে, পৃষ্ঠাটি আপনার সম্পাদনার জন্য খোলে। এটি একটি নাম দিয়ে শুরু করুন. অতিরিক্ত বিষয়বস্তু ওয়েব পার্টস আকারে আসে, যা আমরা পরবর্তী বিভাগে কভার করব।
Image -
আপনার পরিবর্তনগুলি সহকর্মীদের কাছে উপলব্ধ করতে স্ক্রিনের উপরের-ডান অংশে প্রকাশ করুন নির্বাচন করুন৷
Image - আপনার পৃষ্ঠাগুলি দেখতে বাম-উল্লম্ব ফলকে পৃষ্ঠাগুলি নির্বাচন করুন৷
-
বিদ্যমান পৃষ্ঠাগুলি সম্পাদনা করতে, পৃষ্ঠাটি খুলুন এবং বাম প্যানেলে সম্পাদনা নির্বাচন করুন৷
Image
শেয়ারপয়েন্ট পৃষ্ঠাগুলিতে কীভাবে ওয়েব পার্টস যুক্ত করবেন
শেয়ারপয়েন্টের সেরা বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি হল "ওয়েব পার্ট, " বা উইজেট(গুলি) বৈশিষ্ট্য৷ এমনকি যদি আপনি শুধুমাত্র টেক্সট এবং গ্রাফিক্স যোগ করতে চান, তাহলে আপনাকে প্রথমে বিষয়বস্তু ধরে রাখতে একটি ওয়েব অংশ যোগ করতে হবে। ওয়েব পার্টসগুলিতে নিউজফিড, দলের সদস্যদের একটি ডিরেক্টরি বা সাইটে সাম্প্রতিক কার্যকলাপের তালিকার মতো জিনিস অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে৷
যদি আপনি একটি পৃষ্ঠা তৈরি করেন, তাহলে এতে ওয়েব পার্টস কিভাবে যোগ করবেন তা এখানে:
- বাম-উল্লম্ব ফলকে পৃষ্ঠা নির্বাচন করুন, তারপর সম্পাদনা করার জন্য একটি পৃষ্ঠা চয়ন করুন এবং সম্পাদনা। নির্বাচন করুন।
-
plus (+) চিহ্নটি একটি পৃষ্ঠায় ওয়েব অংশ যোগ করতে নির্বাচন করুন।
Image -
একটি পপ-আপ মেনু উপলব্ধ ওয়েব অংশগুলির একটি তালিকা প্রদর্শন করে। সম্পূর্ণ তালিকা ব্রাউজ করুন, বা কীওয়ার্ড দ্বারা অনুসন্ধান করুন। একবার আপনি একটি ওয়েব অংশ নির্বাচন করলে, এটি পৃষ্ঠায় যোগ করা হয়৷
Image -
ওয়েব অংশটি কনফিগার করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি ইমেজ গ্যালারী ওয়েব অংশ যোগ করেন, তাহলে প্রদর্শনের জন্য ছবিগুলি বেছে নিতে ছবি যোগ করুন নির্বাচন করুন৷
Image - আপনার পরিবর্তনগুলি সহকর্মীদের কাছে উপলব্ধ করতে প্রকাশ করুন নির্বাচন করুন৷
যদিও হোম পেজটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার জন্য তৈরি হয়ে যায়, তবুও এটি এমন একটি পৃষ্ঠা যা আপনি ওয়েব পার্টস দিয়ে পূরণ করতে পারেন।
টাস্ক অ্যাপ ইনস্টল এবং ব্যবহার করা
আপনি যখন আপনার সাইটে অ্যাপ যোগ করেন তখন বিষয়গুলো আকর্ষণীয় হয়ে ওঠে। অ্যাপগুলি ওয়েব পার্টসগুলির কার্যকারিতার বাইরে যায় এবং সেগুলি ব্লগ বা একটি কাস্টম তালিকার মতো জিনিসগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করে, যা একটি ছোট ডাটাবেস হতে পারে৷
আমরা টাস্ক অ্যাপটি দেখব, যা আপনাকে আপনার দলের সদস্যদের জন্য করণীয় সেট আপ করতে, করণীয় নির্ধারণ করতে এবং তারপরে তাদের সমাপ্তি ট্র্যাক করতে দেয়৷
আপনার SharePoint সাইটে টাস্ক অ্যাপ যোগ করতে:
- শেয়ারপয়েন্ট সাইটের হোম পেজে, নতুন নির্বাচন করুন, তারপরে অ্যাপ। নির্বাচন করুন
-
টাস্ক নির্বাচন করুন।
Image -
বাঁদিকের মেনুতে, টাস্ক অ্যাপ দেখতে এবং অর্পণ করা শুরু করতে সাইট সামগ্রী নির্বাচন করুন।
Image
কে শেয়ারপয়েন্ট ব্যবহার করা উচিত?
অধিকাংশ সময়, কর্পোরেট দলগুলি SharePoint ব্যবহার করে৷ কিন্তু, প্রচুর অ-ব্যবসা-সম্পর্কিত পরিস্থিতি রয়েছে যেখানে SharePoint কাজে আসে, যেমন:
- ক্রীড়া দলগুলি একটি খেলার সময়সূচী পোস্ট করতে ক্যালেন্ডার ব্যবহার করতে পারে এবং গেমের ভিডিওগুলি সংরক্ষণ করতে তারা একটি নথি লাইব্রেরি ব্যবহার করতে পারে৷
- বুক ক্লাবগুলি পরের সপ্তাহের বইয়ের লিঙ্ক পোস্ট করতে পারে, যখন লেখার গ্রুপগুলি সমালোচনা, জমা এবং মন্তব্যগুলি হোস্ট করতে পারে৷
- একটি পুনরুদ্ধার প্রকল্পের পরিকল্পনাকারী স্বেচ্ছাসেবক দলগুলি কাজ এবং একটি সময়রেখা সহ একটি পরিকল্পনা তৈরি করতে পারে৷
- একটি আশেপাশের এলাকা যেখানে একটি ইয়ার্ড সেল চলছে তারা নতুন অংশগ্রহণকারীদের বিষয়ে ঘোষণা পোস্ট করতে পারে, অথবা একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে শেয়ার করা এক্সেল ফাইলে আইটেম এবং মূল্য তালিকাভুক্ত করতে পারে৷
উপরের পরিস্থিতিগুলি অন্যান্য অ্যাপ এবং পরিষেবাগুলির সাথে সম্ভব, তবে SharePoint সবকিছুকে এক জায়গায় একত্রিত করে, একটি ইন্টারফেস সহ যা Windows, macOS এবং Linux জুড়ে সমর্থিত৷
শেয়ারপয়েন্ট কোথায় ডাউনলোড করবেন
Google Play থেকে Android এর জন্য SharePoint অ্যাপটি ডাউনলোড করুন অথবা অ্যাপ স্টোর থেকে iOS-এর জন্য SharePoint অ্যাপটি পান। এছাড়াও, আপনি ওয়ার্ড, এক্সেল এবং পাওয়ারপয়েন্টের মতো মাইক্রোসফ্ট অফিস অ্যাপ্লিকেশনগুলি ব্যবহার করতে পারেন যাতে শেয়ারপয়েন্ট থেকে সরাসরি ফাইলগুলি খুলতে পারেন, একটি স্ন্যাপ ডাউনলোড এবং আপলোড করতে পারেন৷
