প্রথমবার স্প্রেডশীটে সঠিকভাবে ডেটা প্রবেশ করালে পরবর্তীতে সমস্যাগুলি এড়ানো যায় এবং এক্সেলের অনেক টুলস এবং বৈশিষ্ট্য যেমন সূত্র এবং চার্ট ব্যবহার করা সহজ হয়৷ এই টিউটোরিয়ালটি এক্সেল, গুগল শীট এবং ওপেন অফিস ক্যালকের মতো স্প্রেডশীট প্রোগ্রামগুলিতে ডেটা প্রবেশের প্রাথমিক করণীয় এবং করণীয়গুলি কভার করে৷
এই নিবন্ধের নির্দেশাবলী এক্সেল 2019, 2016, 2013, 2010-এ প্রযোজ্য; Mac এর জন্য Excel, Microsoft 365 এর জন্য Excel এবং Excel Online।
Excel ডেটা এন্ট্রি ওভারভিউ
Excel ওয়ার্কশীট হল শক্তিশালী বিশ্লেষণী টুল যা প্রচুর পরিমাণে ডেটা সঞ্চয় করে। নিশ্চিত করুন যে ডেটা এন্ট্রির জন্য এক্সেলের সর্বোত্তম অনুশীলনগুলি ব্যবহার করে আপনার ডেটা সঠিকভাবে প্রদর্শিত এবং বিশ্লেষণ করা হয়েছে৷
এগুলো হল এক্সেল ব্যবহার করার সময় মাথায় রাখতে হবে এবং যা করবেন না:
- আপনার স্প্রেডশীটের পরিকল্পনা করুন।
- সম্পর্কিত ডেটা প্রবেশ করার সময় ফাঁকা সারি বা কলাম রাখবেন না।
- ঘন ঘন সংরক্ষণ করুন এবং দুটি জায়গায় সংরক্ষণ করুন।
- কলাম শিরোনাম হিসাবে সংখ্যাগুলি ব্যবহার করবেন না এবং ডেটা সহ ইউনিটগুলি অন্তর্ভুক্ত করবেন না।
- সূত্রে সেল রেফারেন্স এবং নামকৃত রেঞ্জ ব্যবহার করুন।
- ফর্মুলা আছে এমন কক্ষগুলিকে আনলক করা ছেড়ে দেবেন না।
- আপনার ডেটা সাজান।
আপনার স্প্রেডশীট পরিকল্পনা করুন
Excel এ ডেটা প্রবেশ করার সময়, আপনি টাইপ করা শুরু করার আগে পরিকল্পনা করা একটি ভাল ধারণা। ওয়ার্কশীটটি কীভাবে ব্যবহার করা হবে, এতে যে ডেটা থাকবে এবং সেই ডেটা দিয়ে কী করা হবে তা নির্ধারণ করুন। এই সিদ্ধান্তগুলি কার্যপত্রকের চূড়ান্ত বিন্যাসকে উল্লেখযোগ্যভাবে প্রভাবিত করে৷
টাইপ করার আগে পরিকল্পনা করা পরে সময় সাশ্রয় করে যদি স্প্রেডশীটটিকে আরও দক্ষ করার জন্য পুনর্গঠন করতে হয়৷
আপনার এক্সেল ওয়ার্কবুক পরিকল্পনা করার সময় এখানে কিছু বিষয় বিবেচনা করতে হবে:
- স্প্রেডশীটের উদ্দেশ্য কী?
- স্প্রেডশীটে কত ডেটা থাকবে?
- চার্ট কি প্রয়োজনীয়?
- স্প্রেডশীটটি কি প্রিন্ট করা হবে?
নিচের লাইন
স্প্রেডশীটের উদ্দেশ্য ডেটার অবস্থান নির্ধারণ করে, কারণ সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য দৃশ্যমান এবং সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য হওয়া প্রয়োজন। যদি আপনার ডেটার জন্য গণনার প্রয়োজন হয়, গণনাগুলি নির্ধারণ করে যে কোন সূত্র এবং ফাংশনগুলি প্রয়োজন এবং সূত্রগুলি কোথায় লিখতে হবে৷
স্প্রেডশীটে কত ডেটা থাকবে?
স্প্রেডশীটে প্রাথমিকভাবে কত পরিমাণ ডেটা থাকবে এবং পরে কতটা যোগ করা হবে তা নির্ধারণ করে ওয়ার্কবুকের জন্য আপনার কতগুলি ওয়ার্কশীট লাগবে।
এখানে কয়েকটি টিপস রয়েছে:
- আপনার ডেটা খুব বেশি ছড়িয়ে দেবেন না। যখন বিভিন্ন ওয়ার্কশীটে ডেটা থাকে, নির্দিষ্ট তথ্য খুঁজে পাওয়া কঠিন হতে পারে। এছাড়াও, একাধিক ওয়ার্কশীট বা ওয়ার্কবুক বিস্তৃত গণনাগুলি এক্সেলের কর্মক্ষমতাকে প্রভাবিত করে৷
- বড় ওয়ার্কশীটের জন্য, সারসংক্ষেপ তথ্য দ্রুত খুঁজে পেতে ওয়ার্কশীটের নীচে না থেকে কলামের শিরোনামের উপরে উল্লেখযোগ্য কলামের মোট সংখ্যা প্রদর্শন করুন৷
চার্টের কি প্রয়োজন?
যদি সমস্ত বা আংশিক ডেটা একটি চার্ট বা চার্টে ব্যবহার করা হয় তবে এটি তথ্যের বিন্যাসকে প্রভাবিত করতে পারে৷
চার্ট ব্যবহার করার সময় এই সেরা অনুশীলনগুলি অনুসরণ করুন:
- চার্টের ধরণের উপর নির্ভর করে, ডেটা আলাদাভাবে গোষ্ঠীভুক্ত করা প্রয়োজন হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, পাই চার্টের জন্য একটি সারাংশ এলাকা তৈরি করুন৷
- বড় স্প্রেডশীটগুলির জন্য, চার্টগুলিকে আলাদা পৃষ্ঠাগুলিতে সরান যাতে ওয়ার্কশীটগুলি ডেটা এবং চিত্রগুলিতে ঠাসা না হয়৷
স্প্রেডশীটটি কি মুদ্রিত হবে?
আপনি কীভাবে ডেটা সংগঠিত করবেন তা নির্ভর করে কীভাবে ডেটা প্রিন্ট করা হবে। সমস্ত ডেটা কি প্রিন্ট করা হবে নাকি কিছু ডেটা থাকবে? ডেটা কি পোর্ট্রেট বা ল্যান্ডস্কেপ লেআউটে মুদ্রিত হবে?
ওয়ার্কশীট মুদ্রণ করার সময়, এই টিপসগুলি মনে রাখবেন:
- যদি ওয়ার্কশীটটি অক্ষর আকারের কাগজে (8.5" x 11") পোর্ট্রেট ভিউ ব্যবহার করে প্রিন্ট করা হয়, তবে বেশিরভাগ ডেটা কয়েকটি কলামের নীচে সারিতে রাখুন। এইভাবে, শিরোনামগুলি একটি শীটে দৃশ্যমান হয়৷
- যদি ওয়ার্কশীটটি একাধিক শীটে মুদ্রিত হয়, প্রতিটি পৃষ্ঠার শীর্ষে কলাম শিরোনাম মুদ্রণ করুন। কলাম শিরোনামগুলি ডেটার একটি ওভারভিউ প্রদান করে এবং ডেটাকে আরও অ্যাক্সেসযোগ্য এবং সহজে পঠনযোগ্য করে তোলে৷
- যদি ডেটার কয়েকটি কলাম প্রিন্ট করা হয়, তবে সমস্ত শিরোনাম এক পৃষ্ঠায় রাখতে ল্যান্ডস্কেপ লেআউট ব্যবহার করুন। আবার, যদি একাধিক পত্রকের প্রয়োজন হয়, প্রতিটি পৃষ্ঠার শীর্ষে কলামের শিরোনামগুলি প্রিন্ট করুন৷
- যদি ওয়ার্কশীটে চার্ট থাকে, তাহলে ওয়ার্কবুকটি প্রিন্ট করার আগে চার্টগুলিকে একটি আলাদা শীটে নিয়ে যান৷
সংশ্লিষ্ট ডেটা প্রবেশ করার সময় ফাঁকা সারি বা কলামগুলি ছেড়ে যাবেন না
ডেটা টেবিলে ফাঁকা সারি বা কলাম বা ডেটার সম্পর্কিত রেঞ্জ এক্সেলের বেশ কয়েকটি বৈশিষ্ট্য যেমন চার্ট, পিভট টেবিল এবং নির্দিষ্ট ফাংশনগুলিকে সঠিকভাবে ব্যবহার করা কঠিন করে তোলে।
এমনকি একটি সারিতে বা কলামের ফাঁকা কক্ষগুলিও ডেটা ধারণকারী সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে যেমন নীচের ছবিতে দেখানো হয়েছে৷
খালি স্থানের অনুপস্থিতি এক্সেলকে বাছাই, ফিল্টারিং বা অটোসামের মতো বৈশিষ্ট্যগুলির একটি পরিসর ব্যবহার করার সময় সম্পর্কিত ডেটা সনাক্ত করতে এবং নির্বাচন করতে সহায়তা করে৷
আপনি যখন পড়া সহজ করার জন্য ডেটা ভাঙতে চান, তখন সীমানা বা ফরম্যাট শিরোনাম এবং লেবেল ব্যবহার করুন। ডাটা আলাদা করতে এবং হাইলাইট করতে ভিজ্যুয়াল কিউ যেমন বোল্ড টেক্সট, লাইন এবং সেল কালার ব্যবহার করুন।
সারি এবং কলামে ডেটা নিয়ে কাজ করার সময় এই পরামর্শগুলি অনুসরণ করুন:
- সারণীর প্রথম কলামের শীর্ষে একটি বর্ণনামূলক শিরোনাম রাখুন যার নীচের ডেটা রয়েছে৷
- যদি একাধিক ডেটা সিরিজ থাকে, সেগুলিকে একের পর এক কলামে তালিকাভুক্ত করুন (বাঁ থেকে ডানে) উপরে প্রতিটি ডেটা সিরিজের শিরোনাম৷
নিচের লাইন
যদিও সম্পর্কিত ডেটা একত্রে রাখা অপরিহার্য, এটি ডেটার অসংলগ্ন পরিসরগুলিকে আলাদা করাও দরকারী৷ ওয়ার্কশীটে বিভিন্ন ডেটা রেঞ্জ বা অন্যান্য ডেটার মধ্যে ফাঁকা কলাম বা সারিগুলি ছেড়ে দিন যাতে এক্সেল সঠিক সম্পর্কিত রেঞ্জ বা ডেটার টেবিল নির্বাচন করে৷
ঘন ঘন সংরক্ষণ করুন
আপনার কাজকে প্রায়শই সংরক্ষণ করার গুরুত্বকে বাড়াবাড়ি করা যায় না, বা খুব ঘন ঘন বলা যায় না। আপনি যদি একটি ওয়েব-ভিত্তিক স্প্রেডশীট ব্যবহার করেন যেমন Google শীট বা এক্সেল অনলাইন, সংরক্ষণ করা কোন সমস্যা নয়। এই প্রোগ্রামগুলির একটি সংরক্ষণ বিকল্প নেই। পরিবর্তে, স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণ বৈশিষ্ট্য সহ স্প্রেডশীটগুলি আপনার ক্লাউড অ্যাকাউন্টে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষিত হয়।
ডেস্কটপ স্প্রেডশীট প্রোগ্রামগুলির জন্য, দুই বা তিনটি পরিবর্তনের পরে আপনার কাজ সংরক্ষণ করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি ডেটা যোগ করার পরে, ফর্ম্যাট করা কলাম শিরোনাম বা একটি সূত্র প্রবেশ করার পরে সংরক্ষণ করুন। অন্তত, প্রতি দুই বা তিন মিনিটে আপনার কাজ সংরক্ষণ করুন।
যদিও কম্পিউটার এবং কম্পিউটার সফ্টওয়্যারগুলির স্থায়িত্ব সময়ের সাথে সাথে ব্যাপকভাবে উন্নত হয়েছে, সফ্টওয়্যার এখনও ক্র্যাশ হয়, পাওয়ার ব্যর্থতা ঘটে এবং অন্যান্য লোকেরা কখনও কখনও আপনার পাওয়ার কর্ডের উপর দিয়ে ট্রিপ করে এবং এটিকে প্রাচীরের সকেট থেকে বের করে দেয়। এবং যখন দুর্ঘটনা ঘটে, ডেটা হারানো আপনার কাজের চাপ বাড়িয়ে দেয় কারণ আপনি ইতিমধ্যে যা করেছেন তা পুনর্গঠন করেন৷
Excel-এর একটি AutoSave বৈশিষ্ট্য রয়েছে, যা সাধারণত খুব ভালো কাজ করে, কিন্তু আপনার এটির উপর পুরোপুরি নির্ভর করা উচিত নয়। ঘন ঘন সেভ করে আপনার ডেটা সুরক্ষিত করার অভ্যাস করুন।
সংরক্ষণের শর্টকাট
আপনার কাজ সংরক্ষণ করতে আপনাকে মাউসটিকে রিবনে নিয়ে যেতে হবে না এবং আইকনে ক্লিক করতে হবে না। পরিবর্তে, কীবোর্ড শর্টকাট সংমিশ্রণ ব্যবহার করে সংরক্ষণ করার অভ্যাস করুন। আপনি যখন আপনার ওয়ার্কশীট সংরক্ষণ করতে চান, তখন Ctrl+ S. চাপুন
দুই জায়গায় সংরক্ষণ করুন
আপনার ডেটা দুটি ভিন্ন স্থানে সংরক্ষণ করাও গুরুত্বপূর্ণ। দ্বিতীয় অবস্থান একটি ব্যাকআপ. সর্বোত্তম ব্যাকআপ হল একটি যা আসল থেকে আলাদা শারীরিক অবস্থানে।
আপনার ওয়ার্কবুকের একটি ব্যাকআপ কপি সংরক্ষণ করার সময়, আপনার ক্লাউড অ্যাকাউন্টে ফাইলগুলি সংরক্ষণ করার কথা বিবেচনা করুন। যখন ওয়ার্কবুকগুলি আপনার কম্পিউটারে এবং ক্লাউডে সংরক্ষণ করা হয়, তখন আপনার ক্লাউডে শুধুমাত্র একটি ব্যাকআপ কপি থাকবে না, তবে ক্লাউডটি অপ্রয়োজনীয় ব্যাকআপ দিয়ে ডিজাইন করা হয়েছে যার অর্থ আপনার ডেটা একাধিক সার্ভারে সংরক্ষণ করা হয়েছে৷
ক্লাউড-ভিত্তিক ব্যাকআপ
আবারও, একটি ব্যাকআপ করা সময়সাপেক্ষ কাজ হতে হবে না।
যদি নিরাপত্তা কোনো সমস্যা না হয়, যেমন যদি ওয়ার্কশীটটি আপনার ডিভিডি-এর একটি তালিকা হয়, তাহলে সম্ভবত নিজের একটি অনুলিপি ইমেল করাই যথেষ্ট। নিরাপত্তা একটি সমস্যা হলে, ক্লাউড স্টোরেজ একটি বিকল্প।
অনলাইন স্প্রেডশীটের ক্ষেত্রে, প্রোগ্রামের মালিকরা তাদের সার্ভার ব্যাক আপ করে এবং এতে সমস্ত ব্যবহারকারীর ডেটা অন্তর্ভুক্ত থাকে। তবে নিরাপদ থাকার জন্য, আপনার কম্পিউটারে ফাইলটির একটি অনুলিপি ডাউনলোড করুন৷
কলাম শিরোনাম হিসাবে সংখ্যাগুলি ব্যবহার করবেন না এবং ডেটা সহ ইউনিটগুলি অন্তর্ভুক্ত করবেন না
আপনার ডেটা সনাক্ত করতে কলামের শীর্ষে এবং সারির শুরুতে শিরোনামগুলি ব্যবহার করুন, শিরোনামগুলি সাজানোর মতো কাজগুলিকে আরও সহজ করে তোলে৷ কিন্তু শিরোনাম হিসাবে 2012, 2013, এবং এর মতো সংখ্যাগুলি ব্যবহার করবেন না৷
উপরের ছবিতে দেখানো হয়েছে, কলাম এবং সারি শিরোনামগুলি অসাবধানতাবশত গণনার মধ্যে অন্তর্ভুক্ত হতে পারে। যদি আপনার সূত্রগুলিতে এমন ফাংশন থাকে যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফাংশনের আর্গুমেন্টের জন্য ডেটার পরিসর নির্বাচন করে, যেমন AutoSum, কলামের শিরোনামগুলির সংখ্যাগুলি একটি সমস্যা সৃষ্টি করবে৷
সাধারণত, এই ধরনের ফাংশন, যা অটোম্যাক্স এবং অটোঅ্যাভারেজও অন্তর্ভুক্ত করে, প্রথমে সংখ্যার কলামগুলি সন্ধান করবে এবং তারপরে সংখ্যার সারির জন্য বাম দিকে তাকাবে৷ যে কোনো শিরোনাম যে সংখ্যাগুলি নির্বাচিত পরিসরে অন্তর্ভুক্ত করা হবে৷
সারি শিরোনাম হিসাবে ব্যবহৃত সংখ্যাগুলিকে অন্য ডেটা সিরিজ হিসাবে ভুল করা যেতে পারে যদি অক্ষের লেবেলগুলির পরিবর্তে একটি তালিকার জন্য একটি পরিসরের অংশ হিসাবে নির্বাচন করা হয়৷
শিরোনাম ঘরের সংখ্যাগুলিকে পাঠ্য হিসাবে ফর্ম্যাট করুন বা প্রতিটি সংখ্যার পূর্বে '2012 এবং '2013'-এর মতো একটি অ্যাপোস্ট্রফি (') দিয়ে পাঠ্য লেবেল তৈরি করুন৷ কক্ষে অ্যাপোস্ট্রফি দেখায় না, তবে এটি সংখ্যাটিকে পাঠ্য ডেটাতে পরিবর্তন করে৷
শিরোনামে ইউনিট রাখুন
নম্বর ডেটা সহ প্রতিটি ঘরে মুদ্রা, তাপমাত্রা, দূরত্ব বা অন্যান্য ইউনিট লিখবেন না। যদি আপনি তা করেন, তাহলে এক্সেল বা Google পত্রক আপনার সমস্ত ডেটা পাঠ্য হিসাবে দেখার সুযোগ রয়েছে৷
পরিবর্তে, শিরোনামগুলি পাঠ্য বিন্যাসে রয়েছে এবং কোনও সমস্যা তৈরি করবে না তা নিশ্চিত করতে কলামের শীর্ষে শিরোনামে ইউনিটগুলি রাখুন৷
বামে পাঠ্য, ডানে সংখ্যা
আপনার কাছে পাঠ্য বা নম্বর ডেটা আছে কিনা তা বলার একটি দ্রুত উপায় হল একটি কক্ষে ডেটার প্রান্তিককরণ পরীক্ষা করা৷ ডিফল্টরূপে, এক্সেল এবং গুগল শীটে পাঠ্য ডেটা বাম দিকে সারিবদ্ধ করা হয় এবং একটি কক্ষে নম্বর ডেটা ডানদিকে সারিবদ্ধ থাকে৷
যদিও এই ডিফল্ট সারিবদ্ধকরণটি পরিবর্তন করা যেতে পারে, সমস্ত ডেটা এবং সূত্র প্রবেশ করার পরে বিন্যাস প্রয়োগ করা উচিত। ওয়ার্কশীটে ডেটা সঠিকভাবে ফর্ম্যাট করা থাকলে ডিফল্ট সারিবদ্ধকরণ আপনাকে একটি সূত্র দেয়৷
শতাংশ এবং মুদ্রার চিহ্ন
একটি ওয়ার্কশীটে ডেটা ইনপুট করার জন্য সর্বোত্তম অভ্যাস হল প্লেইন নম্বরটি প্রবেশ করানো এবং তারপরে নম্বরটি সঠিকভাবে প্রদর্শন করার জন্য ঘরটি ফর্ম্যাট করা, উদাহরণস্বরূপ শতাংশ হিসাবে বা মুদ্রা হিসাবে।
Excel এবং Google Sheets সংখ্যার সাথে একটি কক্ষে টাইপ করা শতাংশ চিহ্ন শনাক্ত করে। এই অ্যাপগুলি সাধারণ মুদ্রার চিহ্নগুলিও গ্রহণ করে, যেমন ডলার চিহ্ন ($) বা ব্রিটিশ পাউন্ড চিহ্ন (£) যদি আপনি সেগুলিকে নম্বর ডেটা সহ একটি ঘরে টাইপ করেন তবে অন্যান্য মুদ্রার চিহ্নগুলি, যেমন দক্ষিণ আফ্রিকান র্যান্ড (R), পাঠ্য হিসাবে ব্যাখ্যা করা হয়৷
সম্ভাব্য সমস্যা এড়াতে, পরিমাণটি লিখুন এবং তারপরে মুদ্রার প্রতীক টাইপ না করে মুদ্রার জন্য সেল ফর্ম্যাট করুন।
সূত্রে সেল রেফারেন্স এবং নামকৃত রেঞ্জ ব্যবহার করুন
সূত্র এবং সম্পূর্ণ ওয়ার্কশীটকে ত্রুটিমুক্ত এবং আপ-টু-ডেট রাখতে উভয় কক্ষের রেফারেন্স এবং নামকৃত রেঞ্জগুলি সূত্রে ব্যবহার করা যেতে পারে এবং করা উচিত।
সেল রেফারেন্স হল কলামের অক্ষর এবং কক্ষের সারি নম্বরের সংমিশ্রণ, যেমন A1, B23 এবং W987। সেল রেফারেন্সগুলি একটি ওয়ার্কশীটে ডেটার অবস্থান সনাক্ত করে৷
একটি নামযুক্ত পরিসর বা সংজ্ঞায়িত নামটি একটি সেল রেফারেন্সের মতো যে এটি একটি ওয়ার্কশীটে একটি সেল বা কক্ষের পরিসর সনাক্ত করতে ব্যবহৃত হয়৷
সূত্রে তথ্য উল্লেখ করা
সংযোজন বা বিয়োগের মতো গণনা সঞ্চালনের জন্য Excel এ সূত্র ব্যবহার করা হয়।
যদি প্রকৃত সংখ্যা সূত্রে থাকে যেমন:
=5 + 3
প্রতিবার ডেটা পরিবর্তন হলে, আপনাকে সূত্রটি সম্পাদনা করতে হবে। তাই নতুন সংখ্যা 7 এবং 6 হলে, সূত্রটি হয়ে যাবে:
=7 + 6
বিকল্পভাবে, যদি আপনি ওয়ার্কশীটে কক্ষগুলিতে ডেটা প্রবেশ করেন, তাহলে সংখ্যার পরিবর্তে সূত্রে ঘরের রেফারেন্স বা পরিসরের নামগুলি ব্যবহার করুন৷
আপনি যদি A1 কক্ষে 5 নম্বর এবং A2 কক্ষে 3 নম্বরটি প্রবেশ করান, তাহলে সূত্রটি হয়ে যাবে:
=A1 + A2
ডেটা আপডেট করতে, আপনি কক্ষ A1 এবং A2 এর বিষয়বস্তু পরিবর্তন করবেন, কিন্তু সূত্রটি যেমন আছে তেমনই রাখবেন। Excel স্বয়ংক্রিয়ভাবে সূত্র ফলাফল আপডেট করে।
এই পদ্ধতিটি উপযোগী যখন ওয়ার্কশীটে জটিল সূত্র থাকে এবং যখন একাধিক সূত্র একই ডেটা উল্লেখ করে। তারপরে আপনি শুধুমাত্র একটি অবস্থানে ডেটা পরিবর্তন করবেন, যা ফলস্বরূপ সূত্রগুলিকে আপডেট করে যা এটি উল্লেখ করে৷
সেল রেফারেন্স এবং নামযুক্ত রেঞ্জগুলিও কার্যপত্রকে নিরাপদ করে তোলে সূত্রগুলিকে দুর্ঘটনাজনিত পরিবর্তন থেকে রক্ষা করে এবং ডেটা কোষগুলিকে অ্যাক্সেসযোগ্য রেখে দেয়৷
নিচের লাইন
Excel এবং Google Sheets-এর আরেকটি বৈশিষ্ট্য হল যে সেল রেফারেন্স বা রেঞ্জের নামগুলি পয়েন্টিং ব্যবহার করে সূত্রগুলিতে প্রবেশ করানো যেতে পারে যার সূত্রে রেফারেন্স প্রবেশ করতে একটি ঘরে ক্লিক করা জড়িত। পয়েন্টিং ভুল কক্ষের রেফারেন্স টাইপ করার কারণে বা পরিসরের নাম ভুল বানান করার কারণে ত্রুটির সম্ভাবনা হ্রাস করে৷
ডেটা নির্বাচন করতে নামকৃত রেঞ্জ ব্যবহার করুন
সংশ্লিষ্ট ডেটার একটি এলাকাকে একটি নাম দেওয়া হলে বাছাই করা বা ফিল্টার করা ডেটা নির্বাচন করা সহজ হয়৷
যদি একটি ডেটা এলাকার আকার পরিবর্তিত হয়, নাম ম্যানেজার দিয়ে নামকৃত পরিসরটি সম্পাদনা করুন।
আনলক করা সূত্র সম্বলিত কোষগুলিকে ছেড়ে যাবেন না
তাদের সূত্রগুলি সঠিক করতে এবং সঠিক সেল রেফারেন্সগুলি ব্যবহার করার জন্য এত সময় ব্যয় করার পরে, অনেকেই সেই সূত্রগুলিকে দুর্ঘটনাজনিত বা অনিচ্ছাকৃত পরিবর্তনের জন্য ঝুঁকিপূর্ণ রেখে দেওয়ার ভুল করেন৷
আপনি যদি সেল রেফারেন্স বা নামযুক্ত রেঞ্জ ব্যবহার করেন তবে আপনার সূত্র ধারণকারী কক্ষগুলিকে লক করুন। প্রয়োজনে, পাসওয়ার্ড সেলগুলিকে সুরক্ষিত রাখতে সুরক্ষা দেয়৷
একই সময়ে, ডেটা সম্বলিত কক্ষগুলিকে আনলক করে রাখুন যাতে ব্যবহারকারীরা পরিবর্তনগুলি লিখতে পারে এবং স্প্রেডশীট আপ-টু-ডেট রাখতে পারে।
একটি ওয়ার্কশীট বা ওয়ার্কবুক সুরক্ষিত করা একটি দ্বি-পদক্ষেপ প্রক্রিয়া:
- নিশ্চিত করুন যে সঠিক কক্ষগুলি লক করা হয়েছে৷
- একটি পাসওয়ার্ড যোগ করে ওয়ার্কশীটটি সুরক্ষিত করুন।
আপনার ডেটা সাজান
আপনার ডেটা প্রবেশ করা শেষ করার পরে সাজান। এক্সেল বা Google পত্রকগুলিতে অল্প পরিমাণে সাজানো না হওয়া ডেটা নিয়ে কাজ করা সাধারণত কোনও সমস্যা নয়, তবে স্প্রেডশীট বড় হওয়ার সাথে সাথে এটির সাথে দক্ষতার সাথে কাজ করা কঠিন হয়ে পড়ে৷
বাছাই করা ডেটা বোঝা এবং বিশ্লেষণ করা সহজ। কিছু ফাংশন এবং টুল, যেমন VLOOKUP এবং SUBTOTAL, সঠিক ফলাফল প্রদানের জন্য সাজানো ডেটা প্রয়োজন।
এছাড়াও, প্রথমে স্পষ্ট নয় এমন প্রবণতাগুলি চিহ্নিত করতে আপনার ডেটা বিভিন্ন উপায়ে সাজান৷
বাছাই করার জন্য ডেটা নির্বাচন করুন
Excel এর সঠিক পরিসীমা জানতে হবে যা আপনাকে সাজাতে হবে এবং সংশ্লিষ্ট ডেটার ক্ষেত্রগুলি সনাক্ত করতে হবে যদি সেখানে থাকে:
- সংশ্লিষ্ট ডেটার একটি এলাকার মধ্যে কোনো ফাঁকা সারি বা কলাম নেই।
- সংশ্লিষ্ট ডেটার এলাকার মধ্যে ফাঁকা সারি এবং কলাম।
Excel এছাড়াও নির্ধারণ করে যে ডেটা এলাকার ক্ষেত্রের নাম আছে কিনা এবং সেই সারিটি সাজানোর থেকে বাদ দেয়।
তবে, এক্সেলকে বাছাই করার জন্য পরিসর নির্বাচন করার অনুমতি দেওয়া ঝুঁকিপূর্ণ হতে পারে বিশেষ করে প্রচুর পরিমাণে ডেটা যা পরীক্ষা করা কঠিন।
ডেটা নির্বাচন করতে নাম ব্যবহার করুন
সঠিক ডেটা নির্বাচন করা হয়েছে তা নিশ্চিত করতে, সাজানো শুরু করার আগে পরিসরটি হাইলাইট করুন। আপনি যদি একই পরিসরের ডেটা বারবার সাজানোর পরিকল্পনা করেন, তবে সর্বোত্তম পদ্ধতি হল এটিকে একটি নাম দেওয়া।
যখন আপনি ডেটার একটি নামকৃত পরিসর বাছাই করেন, তখন নাম বাক্সে নামটি টাইপ করুন, অথবা সংশ্লিষ্ট ড্রপডাউন তালিকা থেকে এটি নির্বাচন করুন৷ Excel স্বয়ংক্রিয়ভাবে ওয়ার্কশীটে সঠিক পরিসরের ডেটা হাইলাইট করে৷
লুকানো সারি এবং কলাম সাজানো
Excel বাছাই করার সময় গোপন সারি এবং ডেটার কলাম অন্তর্ভুক্ত করে না, তাই সাজানোর আগে এই সারি এবং কলামগুলি অবশ্যই লুকানো উচিত। উদাহরণস্বরূপ, যদি সারি 7টি সাজানো ডেটার একটি সীমার মধ্যে লুকানো থাকে তবে এটি সারি 7 হিসাবে থাকবে এবং সাজানো ডেটাতে এটির সঠিক অবস্থানে সরানো হবে না।
ডেটার কলামের ক্ষেত্রেও একই কথা। সারি অনুসারে সাজানোর ক্ষেত্রে ডেটার কলামগুলিকে পুনঃক্রম করা জড়িত, কিন্তু যদি সাজানোর আগে কলাম B লুকানো থাকে তবে এটি সাজানোর পরে কলাম B হিসাবে থাকবে।
সংখ্যা হিসাবে স্টোরের নম্বর
পরীক্ষা করুন যে সমস্ত সংখ্যা সংখ্যা হিসাবে ফর্ম্যাট করা হয়েছে। যদি ফলাফলগুলি আপনার প্রত্যাশা অনুযায়ী না হয়, তাহলে কলামে সংখ্যাগুলি টেক্সট হিসাবে সংরক্ষিত থাকতে পারে এবং সংখ্যা হিসাবে নয়। উদাহরণস্বরূপ, কিছু অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম থেকে আমদানি করা নেতিবাচক সংখ্যা বা একটি অগ্রণী অ্যাপোস্ট্রফি (') সহ প্রবেশ করা একটি সংখ্যা পাঠ্য হিসাবে সংরক্ষণ করা হয়৷
যখন A-Z বা Z-A বোতাম দিয়ে ডেটা দ্রুত সাজানো হয়, তখন জিনিসগুলি ভুল হতে পারে। যদি ডেটাতে একটি ফাঁকা সারি বা ফাঁকা কলাম থাকে তবে কিছু ডেটা সাজানো হবে এবং কিছু হবে না। বাছাই করার আগে আপনি ডেটার সঠিক পরিসর নির্বাচন করেছেন তা নিশ্চিত করার সবচেয়ে সহজ উপায় হল এটিকে একটি নাম দেওয়া।
যদি একটি একক ঘর নির্বাচন করা হয়, এক্সেল নির্বাচনকে একটি পরিসরে প্রসারিত করে (অনেকটি Ctrl+ Shift+ চাপার মতো 8 ) এক বা একাধিক ফাঁকা কলাম এবং সারি দ্বারা আবদ্ধ।তারপরে এটি শিরোনামের তথ্য রয়েছে কিনা তা নির্ধারণ করতে নির্বাচিত পরিসরের প্রথম সারিটি পরীক্ষা করে৷
কলাম শিরোনামগুলিকে অবশ্যই এক্সেলকে হেডার হিসাবে স্বীকৃতি দেওয়ার আগে কঠোর নির্দেশিকা মেনে চলতে হবে৷ উদাহরণস্বরূপ, যদি হেডার সারিতে ফাঁকা ঘর থাকে, তাহলে এক্সেল মনে করতে পারে এটি একটি শিরোনাম নয়। একইভাবে, যদি হেডার সারিটি ডেটা পরিসরের অন্যান্য সারির মতোই ফরম্যাট করা হয়, তাহলে Excel শিরোনামটিকে চিনতে নাও পারে। অতিরিক্তভাবে, যদি একটি ডেটা টেবিলে টেক্সট থাকে এবং হেডার সারিতে টেক্সট ছাড়া আর কিছুই না থাকে, এক্সেল হেডার সারিটিকে চিনতে পারবে না; শিরোনাম সারিটি এক্সেলের অন্য ডেটা সারির মতো দেখায়।
Excel শুধুমাত্র পরিসর নির্বাচন করার পরেই সাজায় এবং Excel নির্ধারণ করে যে হেডার সারি আছে কিনা। বাছাই ফলাফল এক্সেল পরিসীমা নির্বাচন এবং শিরোনাম সারি নির্ধারণ উভয়ই অধিকার পেয়েছে কিনা তার উপর নির্ভর করে। উদাহরণস্বরূপ, যদি এক্সেল মনে না করে যে একটি হেডার সারি আছে, তাহলে হেডারটি ডেটার বডিতে সাজানো হয়।
আপনার ডেটা পরিসীমা সঠিকভাবে স্বীকৃত হয়েছে তা নিশ্চিত করতে, Ctrl+ Shift+8 এক্সেল কি নির্বাচন করে তা দেখতেশর্টকাট।যদি এটি আপনার প্রত্যাশার সাথে মেলে না, তাহলে হয় আপনার টেবিলের ডেটার অক্ষর পরিবর্তন করুন বা বাছাই ডায়ালগ বক্স ব্যবহার করার আগে ডেটা পরিসর নির্বাচন করুন৷
শিরোনাম সঠিকভাবে স্বীকৃত হয়েছে তা নিশ্চিত করতে, Ctrl+ Shift+ 8 ডেটা পরিসীমা নির্বাচন করতে শর্টকাট, তারপর প্রথম সারিটি দেখুন। যদি প্রথম সারিতে নির্বাচিতদের মধ্যে হেডারে ফাঁকা কক্ষ থাকে, প্রথম সারিটি দ্বিতীয় সারির মতোই বিন্যাসিত হয়, অথবা আপনি একাধিক শিরোনাম সারি নির্বাচন করেন, তাহলে এক্সেল অনুমান করে যে কোনও হেডার সারি নেই। এটি সংশোধন করতে, শিরোনাম সারিতে পরিবর্তন করুন নিশ্চিত করুন যে Excel তাদের চিনতে পারে।
যদি আপনার ডেটা টেবিল বহু-সারি শিরোনাম ব্যবহার করে, Excel তাদের চিনতে কঠিন সময় পেতে পারে। যখন আপনি এক্সেলের সেই শিরোনামে ফাঁকা সারি অন্তর্ভুক্ত করার আশা করেন তখন সমস্যাটি জটিল হয়; এটা শুধু স্বয়ংক্রিয়ভাবে এটা করতে পারে না. আপনি, তবে, সাজানোর আগে সাজানো সারি নির্বাচন করতে পারেন। অন্য কথায়, আপনি এক্সেলকে কী সাজাতে চান তা নির্দিষ্ট করুন; এক্সেলকে আপনার জন্য অনুমান করতে দেবেন না।
পাঠ্য হিসাবে স্টোরের তারিখ এবং সময়
তারিখ অনুসারে বাছাইয়ের ফলাফল যদি প্রত্যাশা অনুযায়ী না আসে, তাহলে বাছাই কী যুক্ত কলামের ডেটাতে সংখ্যার পরিবর্তে পাঠ্য ডেটা হিসাবে সংরক্ষিত তারিখ বা সময় থাকতে পারে (তারিখ এবং সময়গুলি সংখ্যার ডেটা ফর্ম্যাট করা হয়).
উপরের ছবিতে, এ. পিটারসনের রেকর্ডটি তালিকার নীচে শেষ হয়েছে, যখন ধার নেওয়ার তারিখ 5 নভেম্বর, 2014 এর উপর ভিত্তি করে, এটি এ. উইলসনের রেকর্ডের উপরে হওয়া উচিত, যাও 5 নভেম্বর একটি ধার নেওয়ার তারিখ রয়েছে৷ অপ্রত্যাশিত ফলাফলের কারণ হল যে A. পিটারসনের জন্য ধার নেওয়ার তারিখটি একটি সংখ্যার পরিবর্তে পাঠ্য হিসাবে সংরক্ষণ করা হয়েছে৷
মিশ্র ডেটা এবং দ্রুত বাছাই
টেক্সট এবং নম্বর ডেটা সহ রেকর্ডগুলির সাথে দ্রুত বাছাই পদ্ধতি ব্যবহার করার সময়, এক্সেল বাছাই করা তালিকার নীচে পাঠ্য ডেটা সহ রেকর্ডগুলি রেখে নম্বর এবং পাঠ্য ডেটা আলাদাভাবে বাছাই করে৷
Excel বাছাই ফলাফলে কলামের শিরোনামগুলিও অন্তর্ভুক্ত করতে পারে, ডেটা টেবিলের ক্ষেত্রের নাম হিসাবে না করে পাঠ্য ডেটার অন্য সারি হিসাবে ব্যাখ্যা করে৷
বাছাই সতর্কতা
বাছাই ডায়ালগ বক্স ব্যবহার করার সময়, এমনকি একটি কলামে সাজানোর জন্য, এক্সেল একটি সতর্কতা প্রদর্শন করতে পারে যে এটি পাঠ্য হিসাবে সংরক্ষিত ডেটার সম্মুখীন হয়েছে এবং এই বিকল্পগুলি দেয়:
- সংখ্যার মতো দেখতে যেকোন কিছু সাজান।
- সংখ্যা এবং সংখ্যাগুলিকে আলাদাভাবে পাঠ্য হিসাবে সংরক্ষিত করুন৷
প্রথম বিকল্পটি টেক্সট ডেটাকে সাজানোর ফলাফলের সঠিক অবস্থানে রাখে। দ্বিতীয় বিকল্পটি বাছাই ফলাফলের নীচে পাঠ্য ডেটা সম্বলিত রেকর্ডগুলি রাখে ঠিক যেমন এটি দ্রুত সাজানোর ক্ষেত্রে করে।
