যা জানতে হবে
- থাম্বনেল ব্যবহার করুন: ফাইল > তথ্য > প্রপার্টি > Advanced Properties > সারাংশ এবং চেক করুন সমস্ত শব্দ নথির জন্য থাম্বনেইল সংরক্ষণ করুন।
- আপডেট বৈশিষ্ট্য: ফাইল > তথ্য > প্রপার্টি > এ যান Advanced Properties > সারাংশ. মন্তব্য, কীওয়ার্ড এবং অন্যান্য তথ্য লিখুন।
- অন্যান্য টিপস: আপনার Word ফাইলগুলি সংরক্ষণ এবং সাজানোর জন্য ফোল্ডার তৈরি করুন এবং আপনার পছন্দের ফাইলগুলি দ্রুত খুঁজে পেতে একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ ফাইল-নামকরণ সিস্টেম ব্যবহার করুন৷
এই নিবন্ধটি আপনার Microsoft Word ফাইলগুলিকে সংগঠিত করার বিষয়ে পরামর্শ দেয়৷ নির্দেশাবলী Word 2019 থেকে 2010 এবং Word for Microsoft 365 কভার করে।
থাম্বনেইল দিয়ে সমস্ত শব্দ ফাইল সংরক্ষণ করুন
প্রিভিউ ইমেজ বা থাম্বনেইল সহ ওয়ার্ড ফাইল সংরক্ষণ করা আপনার প্রয়োজনীয় নথিটি না খুলেই সনাক্ত করা সহজ করে তোলে।
একটি পূর্বরূপ বা থাম্বনেইল চিত্র সহ সমস্ত Word নথি সংরক্ষণ করতে:
-
Microsoft Word-এ, একটি ফাঁকা বা বিদ্যমান নথি খুলুন, তারপর ফাইল ট্যাবে যান৷
Image -
তথ্য নির্বাচন করুন।
Image -
প্রপার্টি ড্রপ-ডাউন তীর নির্বাচন করুন এবং বেছে নিন উন্নত বৈশিষ্ট্য।
Image -
Properties ডায়ালগ বক্সে, সারাংশ ট্যাবে যান।
Image -
সমস্ত শব্দ নথির জন্য থাম্বনেইল সংরক্ষণ করুন চেক বক্স নির্বাচন করুন।
Image -
ঠিক আছে নির্বাচন করুন।
Image
ওয়ার্ড ডকুমেন্ট বৈশিষ্ট্য আপডেট করুন
যদি আপনি একাধিক ওয়ার্ড ডকুমেন্টের সাথে কাজ করেন যার একই নাম এবং অবস্থান রয়েছে, তাহলে Word নথি বৈশিষ্ট্য বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করুন।
-
যে নথিতে আপনি বর্ণনামূলক বৈশিষ্ট্য যোগ করতে চান সেটি খুলুন, তারপর ফাইল ট্যাবে যান৷
Image -
তথ্য নির্বাচন করুন।
Image -
প্রপার্টি ড্রপ-ডাউন তীর নির্বাচন করুন এবং বেছে নিন উন্নত বৈশিষ্ট্য।
Image -
Properties ডায়ালগ বক্সে, সারাংশ ট্যাবে যান।
Image -
আপনার ফাইলগুলিকে আলাদা করতে সাহায্য করার জন্য মন্তব্য, কীওয়ার্ড, বিভাগ, একটি শিরোনাম এবং বিষয় তথ্য লিখুন।
Image - পরিবর্তনগুলি প্রয়োগ করতে ঠিক আছে নির্বাচন করুন এবং ডায়ালগ বক্সটি বন্ধ করুন। যখন অনুসন্ধান করার সময় আসে, তখন Word আপনার যা প্রয়োজন তা খুঁজে পেতে পারে৷
আপনার কম্পিউটারে ফোল্ডার তৈরি করুন এবং সেগুলি ব্যবহার করুন
আপনার Word নথিগুলির জন্য একটি ফোল্ডার সেট আপ করুন এবং এটিকে এমন কিছুর নাম দিন যা আপনি ভুলে যাবেন না, যেমন MyWordDocs আপনার কাছে বোধগম্য হয় এমনভাবে নামযুক্ত ফোল্ডারগুলির সাথে এটিকে পপুলেট করুন, এবং আপনার Word ফাইলগুলি সংরক্ষণ এবং সাজানোর জন্য এই ফোল্ডারগুলি ব্যবহার করুন। আপনি যদি সাপ্তাহিক মিটিং নোট তৈরি করেন, উদাহরণস্বরূপ, সেই নোটগুলির জন্য একটি ফোল্ডার তৈরি করুন এবং এর ভিতরে মাস বা বছরের জন্য অতিরিক্ত ফোল্ডার অন্তর্ভুক্ত করুন।
যদি আপনার কম্পিউটারে বছরের ওয়ার্ড ডকুমেন্ট থাকে এবং প্রত্যেকটি খোলার সময় না থাকে এবং সিদ্ধান্ত নেয় যে এটি রাখা হবে কি না, প্রতি বছরের জন্য একটি ফোল্ডার তৈরি করুন এবং সেই ফোল্ডারগুলিতে নথিগুলি সরান৷ আপনার জন্য কাজ করে এমনভাবে ফাইলগুলিকে সংগঠিত করার সময় না পাওয়া পর্যন্ত এটি পুরানো ফাইলগুলি সংরক্ষণ করার একটি ভাল উপায়৷
একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ ফাইল নামকরণ সিস্টেম ব্যবহার করুন
আপনার পছন্দের ফাইলগুলি দ্রুত খুঁজে পেতে একটি নামকরণ সিস্টেম স্থাপন করুন৷ আপনার ফাইলের নাম দেওয়ার অনেক উপায় আছে। একটি নামকরণ পদ্ধতি চয়ন করুন এবং এটি ধারাবাহিকভাবে ব্যবহার করুন৷
এখানে কয়েকটি পরামর্শ রয়েছে:
- ফাইলের নামের মধ্যে নথির ধরন অন্তর্ভুক্ত করুন, উদাহরণস্বরূপ, চুক্তি, ইজারা বা নিউজলেটার৷ এইভাবে, আপনি একটি ফাইল খুঁজে পেতে ফাইলের নাম দেখতে পারেন।
- ক্লায়েন্টের নাম দিয়ে ফাইলের নাম শুরু করুন (অথবা নথিগুলি অক্ষর হলে প্রাপকের শেষ নাম)।
- ফাইলের নামে তারিখটি অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনার সময় নিন
যদি আপনার কম্পিউটারের হার্ড ড্রাইভে স্টোরেজ স্পেস কম থাকে, তাহলে আপনার সাংগঠনিক কাজগুলো একবারে সামলাবেন না। কাজটিকে ম্যানেজযোগ্য টুকরো টুকরো করে দিন এবং দিনে 15 মিনিট সময় ব্যয় করুন।
আপনি আপনার কম্পিউটারে Word ফাইলগুলিকে সংগঠিত করার সাথে সাথে, প্রতিটি ফাইলকে আপনার তৈরি করা ফোল্ডারগুলির একটিতে রাখুন, একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করুন বা আপনার আর প্রয়োজন নেই এমন ফাইলগুলি মুছুন৷ আপনি যদি নিশ্চিত না হন যে একটি ফাইলের সাথে কি করতে হবে, তাহলে সেটিকে HoldUntilDate শিরোনামের একটি ফোল্ডারে রাখুন এবং ভবিষ্যতে একটি তারিখ বেছে নিন যেটি আপনি যদি ততক্ষণে ফোল্ডারটি না খুলে থাকেন, তাহলে আপনি মুছে ফেলতে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করব।
আপনি যে ধরনের ফোল্ডারই তৈরি করুন না কেন, এই ফোল্ডারগুলিকে আপনার মূল Word ফোল্ডারে রাখুন, যাতে আপনি জানতে পারবেন কোথায় দেখতে হবে।
