একটি মাইক্রোসফ্ট এক্সেল ড্যাশবোর্ড তৈরি করার জন্য একাধিক উত্স থেকে তথ্য সংগ্রহ করা জড়িত যাতে আপনি সেই ডেটা এক জায়গায় দেখতে পারেন। এক্সেল এটি করার বিভিন্ন উপায় অফার করে, যা এটিকে সবচেয়ে শক্তিশালী ড্যাশবোর্ড রিপোর্টিং টুলগুলির মধ্যে একটি করে তোলে যা আপনি ব্যবহার করতে পারেন৷
এই টিউটোরিয়ালের তথ্যগুলি Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 এবং Excel এর জন্য প্রযোজ্য৷
একটি এক্সেল ড্যাশবোর্ড কি?
একটি ডেটা ড্যাশবোর্ড হল এমন একটি টুল যা আপনাকে আপনার কাছে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ মেট্রিকগুলিকে দৃশ্যমানভাবে নিরীক্ষণ ও বিশ্লেষণ করতে সাহায্য করে৷ আপনি আপনার ব্যবসার কর্মক্ষমতা, একটি উত্পাদন প্রক্রিয়ার দক্ষতা, বা আপনার বিক্রয় বিভাগের কর্মীদের কর্মক্ষমতা নিরীক্ষণ করতে একটি ড্যাশবোর্ড ব্যবহার করতে পারেন৷
যতই আপনি একটি ড্যাশবোর্ড ব্যবহার করেন না কেন, ধারণাটি সর্বদা একই: পটভূমি স্প্রেডশীটগুলি ফাইল, পরিষেবা, বা API সংযোগগুলি থেকে ডেটাবেস এবং অন্যান্য উত্সগুলিতে ডেটা সংগ্রহ করে৷ মূল শীট সেই একাধিক শীট থেকে ডেটা এক জায়গায় প্রদর্শন করে, যেখানে আপনি এক নজরে এটি পর্যালোচনা করতে পারেন৷
এক্সেলের ডেটা ড্যাশবোর্ডের সাধারণ উপাদানগুলির মধ্যে রয়েছে:
- চার্ট
- গ্রাফ
- গেজ
- মানচিত্র
আপনি দুই ধরনের ড্যাশবোর্ড তৈরি করতে পারেন। ড্যাশবোর্ড রিপোর্টিংয়ের জন্য, আপনি অন্য শীটের ডেটা থেকে একটি স্ট্যাটিক ড্যাশবোর্ড তৈরি করতে পারেন যা আপনি ওয়ার্ড বা পাওয়ারপয়েন্ট রিপোর্টে কাউকে পাঠাতে পারেন। একটি ডাইনামিক ড্যাশবোর্ড যা একজন ব্যক্তি এক্সেলের মধ্যে দেখতে পারে এবং যখনই অন্যান্য শীটের ডেটা আপডেট করা হয় তখন এটি আপডেট হয়৷
একটি এক্সেল ড্যাশবোর্ডে ডেটা নিয়ে আসা
একটি এক্সেল ড্যাশবোর্ড তৈরির প্রথম ধাপ হল বিভিন্ন উৎস থেকে স্প্রেডশীটে ডেটা আমদানি করা।
এক্সেলে ডেটা আমদানি করার সম্ভাব্য উত্সগুলির মধ্যে রয়েছে:
- অন্যান্য এক্সেল ওয়ার্কবুক ফাইল
- টেক্সট, CSV, XML বা JSON ফাইল
- SQL ডাটাবেস
- Microsoft Access
- Azure ডেটা এক্সপ্লোরার
- ফেসবুক এবং অন্যান্য ওয়েব পেজ
- অন্য যেকোন ডাটাবেস যা ODBC বা OLEDB সমর্থন করে
- ওয়েব সোর্স (যেকোন ওয়েবসাইট যাতে ডেটা টেবিল থাকে)
অনেকগুলি সম্ভাব্য ডেটা উত্স সহ, দরকারী ড্যাশবোর্ড তৈরি করতে আপনি এক্সেলে কী ডেটা আনতে পারেন তার সম্ভাবনা সীমাহীন৷
ডেটা উৎস আনতে:
-
একটি খালি এক্সেল ওয়ার্কশীট খুলুন। Data মেনুটি নির্বাচন করুন এবং Get Data ড্রপ-ডাউন মেনুতে, আপনি যে ডেটা টাইপ চান তা নির্বাচন করুন এবং তারপরে ডেটা উত্সটি চয়ন করুন৷
Image -
আপনি আমদানি করতে চান এমন ফাইল বা অন্যান্য ডেটা উত্সে ব্রাউজ করুন এবং এটি নির্বাচন করুন৷ আমদানি নির্বাচন করুন।
Image -
আপনার চয়ন করা ডেটা উত্সের প্রকারের উপর নির্ভর করে, আপনি ডেটাকে এক্সেল স্প্রেডশীট ফর্ম্যাটে রূপান্তর করতে বিভিন্ন ডায়ালগ বক্স দেখতে পাবেন৷
Image -
শীটটি বাহ্যিক ফাইল বা ডাটাবেস থেকে সমস্ত ডেটা দিয়ে পূর্ণ হবে৷
Image -
ডাটা রিফ্রেশ করতে যাতে এটি নিয়মিতভাবে বাহ্যিক ডেটা উৎসে করা যেকোনো পরিবর্তন আপলোড করে, রিফ্রেশ ক্যোয়ারি এবং এর ডানদিকে আইকনটি নির্বাচন করুন। সংযোগ ফলক।
Image -
রিফ্রেশ উইন্ডোর নীচে EDIT লিঙ্কের পাশে তিনটি বিন্দু নির্বাচন করুন এবং প্রপার্টি।
Image -
নিয়মিত বিরতিতে ডেটা উৎস থেকে রিফ্রেশ করার জন্য ডেটা কনফিগার করুন প্রতি xx মিনিটে রিফ্রেশ করুন আপনি যে ব্যবধানে ডেটা আপডেট করতে চান।
বাহ্যিক উত্স থেকে ডেটা রিফ্রেশ করা দরকারী, তবে আপনি যদি রিফ্রেশ রেট খুব ঘন ঘন করেন তবে এটি CPU সময় ব্যয় করতে পারে। একটি রিফ্রেশ রেট বেছে নিন যা উৎসে যতবার পরিবর্তিত হয় ততবার ডেটা আপডেট রাখে, কিন্তু এত ঘন ঘন নয় যে আপনি প্রতিবার একই ডেটা কপি করছেন।
Image - আপনি আপনার নতুন ড্যাশবোর্ডে ব্যবহার করতে চান এমন সমস্ত ডেটা আমদানি না করা পর্যন্ত নতুন, পৃথক ওয়ার্কশীটে উপরের প্রক্রিয়াটি পুনরাবৃত্তি করুন৷
- অবশেষে, একটি নতুন ওয়ার্কশীট তৈরি করুন, এটিকে ওয়ার্কবুকের প্রথম ওয়ার্কশীট হিসেবে রাখুন এবং এর নাম পরিবর্তন করুন ড্যাশবোর্ড।
কীভাবে একটি এক্সেল ড্যাশবোর্ড তৈরি করবেন
এখন যেহেতু আপনার এক্সেল ওয়ার্কবুকে আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত ডেটা রয়েছে এবং সেই সমস্ত ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিফ্রেশ হচ্ছে, এটি আপনার রিয়েল-টাইম এক্সেল ড্যাশবোর্ড তৈরি করার সময়।
নিচের উদাহরণ ড্যাশবোর্ডটি ইন্টারনেটের বিভিন্ন ওয়েবসাইট থেকে আবহাওয়ার ডেটা ব্যবহার করবে।
কখনও কখনও, যখন আপনি বাহ্যিক উত্স থেকে ডেটা আমদানি করেন, আপনি আমদানি করা ডেটা চার্ট করতে পারবেন না৷ এর সমাধান হল একটি নতুন স্প্রেডশীট তৈরি করা এবং প্রতিটি ঘরে, =রূপান্তর () টাইপ করুন এবং আমদানি করা স্প্রেডশীট থেকে ডেটা নির্বাচন করুন। ইউনিট প্যারামিটারের জন্য, আগের জন্য একই পরামিতি নির্বাচন করুন এবং পরে। একই ফাংশন দিয়ে পুরো শীটটি পূরণ করুন যাতে সমস্ত ডেটা নতুন শীটে অনুলিপি করা হয় এবং আপনার ড্যাশবোর্ডের জন্য তৈরি করা বিভিন্ন চার্টে আপনি ব্যবহার করতে পারেন এমন নম্বরগুলিতে রূপান্তরিত হয়।
-
বার চার্ট ডেটার একক পয়েন্ট প্রদর্শন করতে একটি তৈরি করুন।উদাহরণস্বরূপ, বর্তমান আপেক্ষিক আর্দ্রতা প্রদর্শন করতে (0 থেকে 100 শতাংশ পর্যন্ত), আপনি সর্বনিম্ন পয়েন্ট হিসাবে 0 শতাংশ এবং সর্বোচ্চ পয়েন্ট হিসাবে 100 শতাংশ সহ একটি বার চার্ট তৈরি করবেন৷ প্রথমে, Insert মেনু নির্বাচন করুন এবং তারপরে 2D ক্লাস্টারড কলাম বার চার্ট নির্বাচন করুন।
Image -
চার্ট ডিজাইন মেনুতে, ডেটা গ্রুপ থেকে, সিলেক্ট ডেটা বেছে নিন।
Image -
সিলেক্ট ডাটা সোর্স পপ আপ হওয়া উইন্ডোতে, চার্ট ডেটা রেঞ্জ ফিল্ডে ক্লিক করুন এবং তারপরে ডেটাতে ঘরটি নির্বাচন করুন স্প্রেডশীট যা আপনি এই বার গ্রাফের সাথে প্রদর্শন করতে চান৷
Image -
আপনি যে ডেটা প্রদর্শন করছেন তার সাথে মিল রাখতে চার্টের শিরোনাম পরিবর্তন করুন। অক্ষ সীমা 0 থেকে 100 শতাংশ পর্যন্ত আপডেট করুন। তারপর চার্টটিকে ড্যাশের এলাকায় নিয়ে যান যেখানে আপনি এটি প্রদর্শন করতে চান৷
Image -
আপনি চার্ট করতে চান এমন অন্য কোনো একক ডেটা পয়েন্টের জন্য বার চার্ট তৈরি করতে উপরের একই পদক্ষেপগুলি পুনরাবৃত্তি করুন৷ সেই পরিমাপের জন্য অক্ষের পরিসরকে সর্বনিম্ন এবং সর্বাধিক করুন৷ উদাহরণস্বরূপ, একটি ভাল ব্যারোমেট্রিক চাপ পরিসীমা 28 থেকে 32 হবে।
সঠিক ডেটা পরিসর নির্বাচন করা গুরুত্বপূর্ণ কারণ আপনি যদি শুধুমাত্র ডিফল্ট ব্যবহার করেন, তবে স্কেলটি ডেটার জন্য খুব বড় হতে পারে, বেশিরভাগ ফাঁকা বার চার্ট রেখে। পরিবর্তে, অক্ষ স্কেলের সর্বনিম্ন এবং সর্বোচ্চ প্রান্তটি আপনার ডেটার চরম সম্ভাব্য মানের থেকে সামান্য কম এবং উচ্চতর রাখুন৷
Image -
ডেটার প্রবণতা প্রদর্শন করতে একটি লাইন চার্ট তৈরি করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনার স্থানীয় এলাকার জন্য স্থানীয় তাপমাত্রার ইতিহাস প্রদর্শন করতে, আপনি আবহাওয়া ওয়েবসাইট টেবিল থেকে আমদানি করতে পারেন এমন ডেটার শেষ দিনের সংখ্যা কভার করে একটি লাইন চার্ট তৈরি করবেন।প্রথমে, সন্নিবেশ মেনু নির্বাচন করুন 2D এলাকা চার্ট নির্বাচন করুন।
Image -
চার্ট ডিজাইন মেনুতে, Data গ্রুপ থেকে, Select Data নির্বাচন করুন।
Image -
সিলেক্ট ডাটা সোর্স পপ আপ হওয়া উইন্ডোতে, চার্ট ডেটা রেঞ্জ ফিল্ডে ক্লিক করুন এবং তারপর ডেটার কক্ষগুলি নির্বাচন করুন স্প্রেডশীট আপনি এই লাইন চার্টের সাথে প্রদর্শন করতে চান৷
Image -
আপনার প্রদর্শন করা ডেটার সাথে মিল রাখতে চার্টের শিরোনাম পরিবর্তন করুন এবং চার্টটিকে ড্যাশের এলাকায় নিয়ে যান যেখানে আপনি এটি প্রদর্শন করতে চান।
চার্টগুলিকে ড্যাশবোর্ডে রাখার সময় খুব নমনীয় হয়৷ আপনি অবস্থানের পাশাপাশি চার্ট উইজেটের আকার এবং আকৃতি পরিবর্তন করতে পারেন। সংগঠিত ড্যাশবোর্ড ডিজাইন করতে এই নমনীয়তা ব্যবহার করুন যা ব্যবহারকারীকে সবচেয়ে কম স্থানের মধ্যে যতটা তথ্য প্রদান করে।
Image -
আপনার আমদানি করা শীটগুলি থেকে স্ট্রিং ডেটা প্রদর্শন করতে একটি পাঠ্যবাক্স তৈরি করুন৷ উদাহরণস্বরূপ, আপনার ড্যাশবোর্ডে আবহাওয়া সতর্কতা আপডেটগুলি দেখতে, আমদানি করা ডেটা শীটের একটি ঘরে পাঠ্যবক্স সামগ্রী লিঙ্ক করুন৷ এটি করতে, Insert মেনু নির্বাচন করুন, Text নির্বাচন করুন এবং তারপরে টেক্সটবক্স নির্বাচন করুন
Image -
সূত্র ক্ষেত্রে মাউস কার্সার রাখুন, =টাইপ করুন এবং তারপর আমদানি করা ডেটা টেবিলের ঘরটি নির্বাচন করুন যেখানে আপনি প্রদর্শন করতে চান এমন স্ট্রিং ডেটা রয়েছে।
Image -
টেক্সটবক্সটি নির্বাচন করুন এবং আপনার ড্যাশবোর্ডে টেক্সট ডিসপ্লে এরিয়া ফরম্যাট করতে ডানদিকে ফরম্যাট শেপ উইন্ডোটি ব্যবহার করুন।
Image -
পাই চার্ট ব্যবহার করে আপনি আপনার আমদানি করা ডেটা শীটে দুটি ডেটা পয়েন্ট তুলনা করতে পারেন উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি পাই চার্ট আকারে আপেক্ষিক আর্দ্রতা প্রদর্শন করতে চাইতে পারেন। প্রথমে, আপনি যে ডেটা প্রদর্শন করতে চান সেটি নির্বাচন করুন এবং Insert মেনুতে, 2D Pie চার্ট নির্বাচন করুন।
পাই চার্ট দুই বা তার বেশি মান তুলনা করে। আপনি যদি আপেক্ষিক আর্দ্রতার মতো শতাংশ প্রদর্শন করেন, তাহলে আপনাকে ম্যানুয়ালি অন্য একটি সেল তৈরি করতে হতে পারে যা দ্বিতীয় মানের সাথে তুলনা করার জন্য সেই মানটিকে 100% থেকে বিয়োগ করে। এর ফলে একটি পাই চার্ট তৈরি হবে যা মোট সম্ভাব্য 100 শতাংশের একটি অংশ হিসাবে শতাংশ মান প্রদর্শন করে।
-
আপনার প্রদর্শন করা ডেটার সাথে মিল রাখতে চার্টের শিরোনাম পরিবর্তন করুন এবং তারপরে চার্টটিকে ড্যাশের এলাকায় নিয়ে যান যেখানে আপনি এটি প্রদর্শন করতে চান।
Image - বিভিন্ন ডেটা চার্টিংয়ের ধরন যোগ করে, আপনি একটি দরকারী ড্যাশবোর্ড তৈরি করতে পারেন যা একটি সুবিধাজনক ড্যাশবোর্ডে সমস্ত ধরণের ডেটা প্রদর্শন করে৷
রঙের সাথে ভিজ্যুয়াল আবেদন এবং প্রসঙ্গ যোগ করুন
আপনার ড্যাশবোর্ডে স্বচ্ছতা যোগ করার আরেকটি উপায় হল আপনার বার চার্টগুলিকে একটি গ্রেডিয়েন্ট ফিল দেওয়া যা ডেটার অঞ্চলগুলির জন্য লালের মতো একটি সতর্কতা রঙ চিত্রিত করে যা ভাল নাও হতে পারে৷
উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি দেখাতে চান যে 75% এর বেশি আপেক্ষিক আর্দ্রতা অস্বস্তিকর, আপনি সেই অনুযায়ী একক বার চার্টের গ্রেডিয়েন্ট ফিল পরিবর্তন করতে পারেন। এখানে কিভাবে।
-
একটি বার চার্টের বাইরের বর্ডারে ডান ক্লিক করুন এবং ফর্ম্যাট চার্ট এলাকা।
Image -
Fillফর্ম্যাট চার্ট এরিয়া প্যানেলে Fill আইকনটি নির্বাচন করুন এবং নির্বাচনটিকে গ্রেডিয়েন্ট ফিল এ পরিবর্তন করুন ।
Image -
গ্রেডিয়েন্ট ফিল লাইন বরাবর প্রতিটি স্তরের আইকন নির্বাচন করুন এবং সেই স্তরটি কতটা 'ভাল' বা 'খারাপ' তা অনুসারে রঙ এবং অন্ধকার পরিবর্তন করুন। এই উদাহরণে, উচ্চ আপেক্ষিক আর্দ্রতা গাঢ় লাল হয়ে যায়।
Image - প্রতিটি চার্টের জন্য এই প্রক্রিয়াটি পুনরাবৃত্তি করুন যেখানে চার্টে রঙের প্রসঙ্গ যোগ করা সেই ডেটা পয়েন্টের জন্য অর্থপূর্ণ হয়৷
যেভাবে এক্সেল ড্যাশবোর্ড স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়
একবার আপনি একটি ড্যাশবোর্ড তৈরি করলে, গ্রাফিক্স আপডেট করার জন্য আপনাকে কিছু করতে হবে না। এই চার্ট এবং উইজেটগুলির সমস্ত ডেটা নিম্নরূপ আপডেট হয়:
- আমদানি করা ডেটা রিফ্রেশ সহ শীটগুলি আপনি যে তারিখে সেট করেছিলেন যখন আপনি প্রথম ডেটা আমদানি তৈরি করেছিলেন৷
- আমদানি করা শীটগুলি থেকে ডেটা ঠিক করতে বা পুনরায় ফর্ম্যাট করার জন্য আপনি যে কোনও অতিরিক্ত শীট তৈরি করেছেন সেই শীটগুলির নতুন ডেটার সাথে আপডেট হবে৷
- আপনার ড্যাশবোর্ডের প্রতিটি উইজেট স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয় যাতে আপনি সেই তালিকাগুলি তৈরি করার সময় আপনার নির্বাচিত পরিসরের জন্য সেই আপডেট করা শীটের মধ্যে নতুন ডেটা প্রদর্শন করতে পারেন৷
এক্সেল যতক্ষণ খোলা থাকে ততক্ষণ এই আপডেটগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ঘটে।
কীভাবে এক্সেল ড্যাশবোর্ড ব্যবহার করবেন
এক্সেলে ড্যাশবোর্ড তৈরি করা বিভিন্ন কারণে উপযোগী হতে পারে। যাইহোক, সব কিছু করে এমন একটি ড্যাশবোর্ড তৈরি করার চেষ্টা করার পরিবর্তে একটি নির্দিষ্ট প্রয়োজনের ভিত্তিতে সেগুলি তৈরি করা গুরুত্বপূর্ণ৷
উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একজন সেলস ম্যানেজার হন এবং আপনি আপনার সেলস টিমের পারফরম্যান্স নিরীক্ষণ করতে আগ্রহী হন, তাহলে সেলস ম্যানেজারের ড্যাশবোর্ডের সেলস পারফরম্যান্সের সাথে সম্পর্কিত কী পারফরম্যান্স ইন্ডিকেটর (KPIs) এর উপর ফোকাস করা উচিত।
এই ধরনের ড্যাশবোর্ডে এমন তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত নয় যা বিক্রয় কর্মক্ষমতার সাথে সম্পর্কিত নয় অন্যথায় ড্যাশবোর্ডটি খুব বিশৃঙ্খল হতে পারে। একটি বিশৃঙ্খল ড্যাশবোর্ড গুরুত্বপূর্ণ ডেটা সম্পর্ক এবং প্যাটার্নগুলি দেখতে আরও কঠিন করে তোলে৷
ড্যাশবোর্ড তৈরি করার সময় অন্যান্য বিবেচনা:
- সঠিক ডেটার জন্য সঠিক চার্ট ব্যবহার করুন।
- ড্যাশবোর্ড জুড়ে খুব বেশি রং ব্যবহার করবেন না।
- সাধারণ ব্লকে একই ধরনের ডেটা এবং চার্টের ধরন সহ ড্যাশবোর্ড সাজান।
- নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি চার্ট সহজ লেবেল প্রদর্শন করে এবং খুব বেশি বিশৃঙ্খল না হয়৷
- ড্যাশবোর্ডের উপরের-বাম দিকে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য সহ গুরুত্বের অনুক্রমে উইজেটগুলি সংগঠিত করুন৷
- সংখ্যা খারাপ হলে সেগুলি লাল হয় এবং যখন ভাল হয় সেগুলি সবুজ হয় তা নিশ্চিত করতে শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস ব্যবহার করুন৷
সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, তথ্যপূর্ণ এবং ব্যবহারে আকর্ষণীয় ড্যাশবোর্ড ডিজাইন করতে সৃজনশীলতা ব্যবহার করুন।
