কী জানতে হবে
- আপনি MS 365 অ্যাডমিন সেন্টারে গ্রুপস > শেয়ার করা মেলবক্স এর অধীনে একটি তৈরি করতে পারেন। একটি মেলবক্স যোগ করুন নির্বাচন করুন এবং সেখান থেকে পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন।
- Microsoft Office 365 শেয়ার্ড মেলবক্সে বরাদ্দ করা প্রত্যেকেরই এতে থাকা সমস্ত কিছুতে অ্যাক্সেস রয়েছে: ইনকামিং ইমেল, উত্তর, ফরোয়ার্ড ইত্যাদি।
- অফিস 365 ব্যবহারকারীদের শেয়ার করা মেল অ্যাক্সেস করার জন্য একটি মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জ অনলাইন সদস্যতা প্রয়োজন৷
এই নিবন্ধটি ব্যাখ্যা করে যে কীভাবে একটি শেয়ার্ড আউটলুক মেলবক্সে ব্যবহারকারীদের যোগ করতে হয় এবং কীভাবে Outlook, ওয়েবে এবং একটি মোবাইল অ্যাপ থেকে শেয়ার করা মেলবক্সগুলি ব্যবহার করতে হয়৷এই নির্দেশাবলী Windows এবং macOS-এর জন্য Office 365-এ প্রযোজ্য; আউটলুক 2019, 2016, 2013 এবং 2010; iOS এবং Android এর জন্য আউটলুক; এবং ওয়েবে আউটলুক৷
কিভাবে অফিস 365 এ একটি শেয়ার করা মেলবক্স তৈরি করবেন
আপনি যতগুলি প্রয়োজন ততগুলি ভাগ করা মেলবক্স তৈরি করতে পারেন, তবে আপনি যে মেলবক্সে বরাদ্দ করেন প্রতিটি ব্যবহারকারীর অবশ্যই একটি Microsoft 365 সদস্যতা থাকতে হবে৷ একটি শেয়ার করা মেলবক্স সেট আপ করতে:
-
আপনার Microsoft 365 গ্লোবাল অ্যাডমিন অ্যাকাউন্ট বা এক্সচেঞ্জ অ্যাডমিন অ্যাকাউন্টের শংসাপত্র ব্যবহার করে Microsoft 365 অ্যাডমিন সেন্টারে সাইন ইন করুন।
Microsoft 365 অ্যাডমিন সেন্টার পূর্বে অফিস 365 অ্যাডমিন সেন্টার নামে পরিচিত ছিল।
-
নেভিগেশন প্যানে গ্রুপ > শেয়ার করা মেলবক্স নির্বাচন করুন।
Image - শেয়ার করা মেলবক্স পৃষ্ঠায় একটি মেলবক্স যোগ করুন নির্বাচন করুন।
-
একটি মেলবক্স যোগ করুন পৃষ্ঠায়, শেয়ার করা মেলবক্সের জন্য Name ক্ষেত্রে একটি নাম টাইপ করুন।
Image -
ইমেল ফিল্ডে একটি মেলবক্স উপনাম স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয়, তবে আপনি চাইলে উপনাম পরিবর্তন করতে পারেন। যখন আপনি শেয়ার করা মেলবক্সের নাম দেন, তখন যোগ করুন. নির্বাচন করুন
Image - এই মেলবক্সে সদস্যদের যোগ করুন পরবর্তী পদক্ষেপ নির্বাচন করুন।
- শেয়ার করা মেলবক্স সদস্যদের যোগ করুন পৃষ্ঠায় সদস্য যোগ করুন নির্বাচন করুন।
-
সদস্য এর অধীনে, শেয়ার করা মেলবক্সে অ্যাক্সেস থাকবে এমন প্রতিটি ব্যক্তির পাশের বাক্সটি চেক করুন। আপনার হয়ে গেলে, সংরক্ষণ নির্বাচন করুন এবং তারপর বন্ধ।
যদি আপনি তালিকায় একজন ব্যক্তির নাম দেখতে না পান, তাহলে অনুসন্ধান নির্বাচন করুন এবং ব্যক্তির নাম টাইপ করুন।
শেয়ার করা মেলবক্সে প্রেরিত ইমেল কীভাবে সংরক্ষণ করবেন
যখন একজন ব্যবহারকারী শেয়ার করা মেলবক্স থেকে একটি ইমেল বার্তা পাঠান, সেই বার্তাটির একটি অনুলিপি সেই ব্যবহারকারীর প্রেরিত আইটেম ফোল্ডারে সংরক্ষিত হয়, শেয়ার করা মেলবক্সে নয়। আপনি যদি শেয়ার করা মেলবক্সে এই ইমেলগুলি সংরক্ষণ করতে চান তবে আপনাকে অবশ্যই শেয়ার করা মেলবক্স সেটিংস সম্পাদনা করতে হবে৷
শেয়ার করা মেলবক্সে পাঠানো ইমেল বার্তাগুলি সংরক্ষণ করতে, নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি সম্পূর্ণ করুন:
- Microsoft 365 অ্যাডমিন সেন্টারে লগ ইন করুন এবং নেভিগেশন প্যানে Groups > শেয়ার করা মেলবক্স নির্বাচন করুন।
- আপনার শেয়ার করা মেলবক্স নির্বাচন করুন।
-
সম্পাদনাপ্রেরিত আইটেম এর পাশে নির্বাচন করুন।
Image - এই মেলবক্স হিসেবে পাঠানো কপি আইটেম দুটি সেট করুন এবং এই মেলবক্সের পক্ষ থেকে পাঠানো আইটেমঅন , তারপর বেছে নিন সংরক্ষণ।
আউটলুক 2016, আউটলুক 2013 এবং আউটলুক 2010 এ শেয়ার করা মেলবক্স কীভাবে ব্যবহার করবেন
যখন আপনি শেয়ার করা মেলবক্স সেট আপ করেন, অন্য ব্যবহারকারীদের Outlook এর ডেস্কটপ সংস্করণে শেয়ার করা মেলবক্স প্রদর্শনের জন্য কিছু করতে হবে না। ভাগ করা মেলবক্সটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আউটলুক সাইডবারে উপস্থিত হয়৷
শেয়ার করা মেলবক্স থেকে একটি ইমেল পাঠাতে, নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি সম্পূর্ণ করুন:
- আউটলুকের শীর্ষে Home ট্যাবটি নির্বাচন করুন৷
-
একটি নতুন বার্তা তৈরি করতে নতুন ইমেল নির্বাচন করুন।
Image - নতুন ইমেল বার্তা থেকে নির্বাচন করুন এবং তারপরে ভাগ করা মেলবক্স নির্বাচন করুন।
- আপনার বার্তা টাইপ করুন এবং বেছে নিন পাঠান।
কিভাবে ওয়েবে আউটলুকে শেয়ার করা মেলবক্স অ্যাক্সেস করবেন
যদি আপনি একটি ওয়েব ব্রাউজারে শেয়ার করা মেলবক্সের সাথে কাজ করতে চান, তাহলে আপনাকে অবশ্যই ম্যানুয়ালি মেলবক্স যোগ করতে হবে। ওয়েবে Outlook-এ শেয়ার করা মেলবক্স যোগ করতে, নিম্নলিখিত ধাপগুলি সম্পূর্ণ করুন:
- আপনার Microsoft 365 অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করুন এবং তারপর Outlook অ্যাপটি নির্বাচন করুন।
- নেভিগেশন ফলকে Folders (বা আপনার মেলবক্সের নাম) রাইট-ক্লিক করুন এবং তারপরে শেয়ার করা ফোল্ডার যোগ করুন।
-
ভাগ করা ফোল্ডার যুক্ত করুন ডায়ালগ বক্সে শেয়ার করা মেলবক্সের ইমেল ঠিকানা টাইপ করুন এবং তারপরে যোগ করুন।
আউটলুক মোবাইল অ্যাপে কীভাবে শেয়ার করা মেলবক্স যোগ করবেন
আপনি যদি আপনার স্মার্টফোন বা ট্যাবলেট থেকে একটি শেয়ার করা মেলবক্স অ্যাক্সেস করতে চান তাহলে এই ধাপগুলি অনুসরণ করুন:
- iOS বা Android এর জন্য Outlook অ্যাপ চালু করুন এবং আপনার অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করুন।
-
বাম প্যানেলে অ্যাকাউন্ট যোগ করুন আলতো চাপুন, তারপরে একটি শেয়ার করা মেলবক্স যোগ করুন।
আপনার যদি একাধিক আউটলুক অ্যাকাউন্ট থাকে, তাহলে শেয়ার করা মেলবক্সে অ্যাক্সেস আছে এমন একটি বেছে নিন।
-
ইমেল ঠিকানা লিখুন। প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণ হয়ে গেলে, আপনি Outlook অ্যাপে আপনার অ্যাকাউন্টের অধীনে আপনার শেয়ার করা মেলবক্স দেখতে পাবেন।
আপনি যদি Outlook অ্যাপ থেকে একটি শেয়ার করা মেলবক্স সরাতে চান, তাহলে Settings > Accounts এ যান, তারপর শেয়ার করা মেলবক্সে আলতো চাপুন এবং বেছে নিন অ্যাকাউন্ট মুছুন।
Office 365-এ শেয়ার করা মেলবক্স কী?
একটি Office 365 শেয়ার করা মেলবক্সে বরাদ্দ করা প্রত্যেক ব্যক্তির এটিতে থাকা সমস্ত বার্তাগুলিতে সম্পূর্ণ অ্যাক্সেস রয়েছে৷ সদস্য ব্যবহারকারীরা ইনকামিং ইমেল পড়তে, মেসেজের উত্তর দিতে, মেসেজ ফরওয়ার্ড করতে এবং অন্যরা কেমন সাড়া দিয়েছে তা দেখতে পারে।
যখন কোনো দলের সদস্য শেয়ার করা মেলবক্স থেকে কোনো ইমেল বার্তার জবাব দেন, ইমেলটি ব্যক্তির ইমেল ঠিকানার পরিবর্তে শেয়ার করা ঠিকানা থেকে পাঠানো হয়, তাই প্রত্যেকের তথ্য গোপন থাকে।এটি বলেছে, ভাগ করা মেইলবক্সে সাধারণত ব্যবহারকারীর নাম বা পাসওয়ার্ড থাকে না, যা কিছু নিরাপত্তা উদ্বেগ তৈরি করে।
কেন শেয়ার করা মেলবক্স ব্যবহার করবেন?
শেয়ার করা মেলবক্সগুলি গ্রাহক পরিষেবা বা বিপণন বিভাগগুলির জন্য আদর্শ যারা আগত ইমেল বার্তাগুলির উত্তর পরবর্তী উপলভ্য দলের সদস্যের দ্বারা দেওয়া উচিত৷ শেয়ার করা মেলবক্সগুলি একটি শেয়ার করা পরিচিতি তালিকা এবং একটি ভাগ করা ক্যালেন্ডারের সাথেও আসে, যাতে গোষ্ঠীর সদস্যরা একটি কেন্দ্রীয় অবস্থানে অ্যাপয়েন্টমেন্ট তৈরি করতে পারে যা সমস্ত সদস্য দেখতে পারে৷
