যা জানতে হবে
- নন-এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট: একটি নতুন ইমেল বার্তা টেমপ্লেট তৈরি করুন এবং তারপর একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠাতে একটি নিয়ম তৈরি করুন৷
- এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট: ফাইল > তথ্য > স্বয়ংক্রিয় উত্তর > স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠান > বার্তা রচনা করুন > শুরু এবং শেষ সময় নির্বাচন করুন > ঠিক আছে.
- On Outlook.com: সেটিংস > সমস্ত আউটলুক সেটিংস দেখুন > মেইল > স্বয়ংক্রিয় উত্তর > স্বয়ংক্রিয় উত্তর চালু করুন > রচনা করুন > সংরক্ষণ করুন.
এই নিবন্ধটি ব্যাখ্যা করে কিভাবে আউটলুক 2019, 2016, 2013-এর জন্য অফিসের বাইরে উত্তর বার্তা তৈরি করতে হয়; Microsoft 365, এবং Outlook.com-এর জন্য Outlook, আপনি যে ধরনের অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন তার উপর নির্ভর করে। আপনার একটি এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট আছে কিনা তা কীভাবে নির্ধারণ করবেন তাও এটি ব্যাখ্যা করে৷
আউটলুকে কিভাবে স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট করবেন
আউটলুক-এ অফিসের বাইরের একটি কার্যকর স্বয়ংক্রিয় উত্তর নিশ্চিত করে যে আপনি দূরে থাকাকালীন, লোকেরা জানে যে আপনি কখন ফিরে আসবেন তা অনুপলব্ধ এবং তাদের যদি অবিলম্বে প্রয়োজন এমন কোনও সমস্যা হয় তবে তাদের কী করা উচিত মনোযোগ।
আউটলুকে অফিসের বাইরের উত্তরের জন্য সেট আপ আপনার ইমেল অ্যাকাউন্টটি মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জ সার্ভারে রয়েছে বা একটি IMAP বা POP ইমেল অ্যাকাউন্ট (যেমন Gmail, Yahoo মেইলের মতো সাধারণ ইমেল পরিষেবাদির উপর নির্ভর করে) এর উপর নির্ভর করে, এবং অন্যান্য)।
আপনার একটি এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট আছে কিনা তা কীভাবে বলবেন
আপনি যদি নিশ্চিত না হন যে আপনি একটি এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্টের সাথে Outlook ব্যবহার করছেন কিনা, Outlook উইন্ডোর নীচে স্ট্যাটাস বারে দেখুন৷ আপনি যদি একটি এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন, তাহলে স্ট্যাটাস বারে আপনি দেখতে পাবেন এর সাথে সংযুক্ত: Microsoft Exchange।
আপনার স্বয়ংক্রিয় উত্তর ইমেল টেমপ্লেট তৈরি করুন
আউটলুকে একটি IMAP বা POP ইমেল অ্যাকাউন্টের জন্য একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করতে (এক্সচেঞ্জের জন্য, নীচে আরও দেখুন), আউটলুকের নিয়ম বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করুন৷ স্বতঃ-উত্তর ইমেলের জন্য একটি ইমেল টেমপ্লেট তৈরি করে শুরু করুন যা আপনি দূরে থাকাকালীন প্রাপকদের কাছে পাঠানো হবে।
-
নতুন ইমেল নির্বাচন করুন।
Image -
ইমেলের জন্য বিষয় লিখুন এবং প্রাপককে বলুন যে আপনি অনুপলব্ধ।
প্রাপকদের জানাতে দিন যে তারা কখন আপনার কাছ থেকে ব্যক্তিগত প্রতিক্রিয়া আশা করতে পারে এবং আপনি আপনার স্বয়ংক্রিয় উত্তরে কতটা তথ্য প্রকাশ করবেন সে সম্পর্কে সচেতন হন কারণ খুব বেশি তথ্য প্রকাশ করা ঝুঁকি তৈরি করতে পারে।
-
আপনার স্বয়ংক্রিয়-উত্তর বার্তা রচনা করা শেষ হলে, ফাইল নির্বাচন করুন।
Image -
এই রূপে সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন।
Image -
Save as type ড্রপডাউন তীর নির্বাচন করুন এবং আউটলুক টেমপ্লেট নির্বাচন করুন।
Image -
Outlook টেমপ্লেটের বিষয়কে ডিফল্টভাবে ফাইলের নাম টেক্সট বক্সে নাম হিসেবে ব্যবহার করে। এটি আপনার পছন্দের যেকোনো কিছুতে পরিবর্তন করুন যা আপনাকে জানাতে দেয় যে এটি আপনার অফিসের বাইরের ইমেল টেমপ্লেট ফাইল৷
-
সংরক্ষণ নির্বাচন করুন।
Image - মেসেজ উইন্ডো বন্ধ করুন।
একটি অফিসের বাইরে স্বয়ংক্রিয় উত্তরের নিয়ম তৈরি করুন
IMAP বা POP ইমেল অ্যাকাউন্টের পরবর্তী ধাপ হল একটি আউটলুক নিয়ম সেট আপ করা। এই নিয়মটি পূর্ববর্তী বিভাগে আপনার তৈরি করা টেমপ্লেট ব্যবহার করে একটি প্রতিক্রিয়া পাঠাবে।
-
ফাইল ৬৪৩৩৪৫২ তথ্য। নির্বাচন করুন
Image -
নিয়ম ও সতর্কতা পরিচালনা করুন। নির্বাচন করুন
Image -
ইমেল নিয়ম ট্যাব নির্বাচন করুন।
Image -
এই ফোল্ডারে পরিবর্তনগুলি প্রয়োগ করুন, যে ইমেল অ্যাকাউন্টের জন্য আপনি স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া তৈরি করছেন সেটি নির্বাচন করুন।
পরবর্তী ধাপে সমস্ত অ্যাকাউন্টে আপনার নতুন নিয়ম প্রয়োগ করার বিকল্প আপনার কাছে থাকবে।
-
নতুন নিয়ম নির্বাচন করুন।
Image -
একটি ফাঁকা নিয়ম থেকে শুরু করুন বিভাগে, নির্বাচন করুন আমি যে বার্তাগুলি পেয়েছি তার উপর নিয়ম প্রয়োগ করুন।
Image - পরবর্তী নির্বাচন করুন।
-
পদক্ষেপ 1-এর অধীনে: শর্ত(গুলি) নির্বাচন করুন, যেখানে আমার নাম টু বক্সে আছে চেকবক্সটি নির্বাচন করুন।
আপনি সমস্ত শর্তের চেকবক্স সাফ করলে স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া নিয়মটি সমস্ত আগত মেইলের উত্তর দেয়৷
Image - পরবর্তী নির্বাচন করুন।
-
পদক্ষেপ 1 এর অধীনে: কর্ম(গুলি) নির্বাচন করুন, একটি নির্দিষ্ট টেমপ্লেট চেকবক্স ব্যবহার করে উত্তর নির্বাচন করুন।
Image -
ধাপ 2 এর অধীনে: নিয়মের বিবরণ সম্পাদনা করুন (একটি আন্ডারলাইন করা মান ক্লিক করুন), একটি নির্দিষ্ট টেমপ্লেট লিঙ্কটি নির্বাচন করুন।
Image -
লুক ইন ড্রপডাউন তীর নির্বাচন করুন, তারপর ফাইল সিস্টেমে ব্যবহারকারী টেমপ্লেট নির্বাচন করুন ।
Image -
আপনার তৈরি করা টেমপ্লেট হাইলাইট করুন।
Image - খোলা নির্বাচন করুন।
- নিয়ম উইজার্ড ডায়ালগ বক্সে, পরবর্তী. নির্বাচন করুন
-
পদক্ষেপ 1 এর অধীনে: ব্যতিক্রম(গুলি) নির্বাচন করুন, নির্বাচন করুন ব্যতীত যদি এটি একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর হয় চেকবক্স।
Image - পরবর্তী নির্বাচন করুন।
- পদক্ষেপ 1 এর অধীনে: এই নিয়মের জন্য একটি নাম উল্লেখ করুন, আপনার স্বতঃ-উত্তর নিয়মের জন্য একটি নাম টাইপ করুন।
-
ধাপ 2 এর অধীনে: নিয়মের বিকল্পগুলি সেটআপ করুন, আপনি যদি স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়াশীল সক্রিয় করতে চান তবে এই নিয়মটি চালু করুন চেকবক্সটি নির্বাচন করুন। আপনি যদি এখনই স্বয়ংক্রিয় উত্তর সক্রিয় না চান তবে চেকবক্সটি সাফ করুন।
যদি আপনার একাধিক ইমেল অ্যাকাউন্ট থাকে যেখানে আপনি এই স্বয়ংক্রিয় উত্তরদাতা ব্যবহার করতে চান, তাহলে সমস্ত অ্যাকাউন্টে এই নিয়ম তৈরি করুন চেকবক্স নির্বাচন করুন।
- শেষ নির্বাচন করুন।
- নিয়ম এবং সতর্কতা ডায়ালগ বক্সে, ঠিক আছে।
আউটলুক প্রতি সেশনে একবার প্রাপ্ত প্রতিটি ইমেলের ঠিকানায় একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠায়; আউটলুক বন্ধ এবং পুনরায় খোলার পরে একটি দ্বিতীয় স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠানো হয়৷
IMAP এবং POP ইমেল অ্যাকাউন্টের জন্য কীভাবে স্বয়ংক্রিয় উত্তরগুলি সক্ষম এবং নিষ্ক্রিয় করবেন
IMAP এবং POP ইমেল অ্যাকাউন্টের জন্য, যখনই আপনার প্রয়োজন হবে স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া সক্ষম করুন৷ ফাইল > নিয়ম ও সতর্কতা পরিচালনা করুন > ইমেল নিয়ম এ যান, আপনার অটো-এর পাশের চেকবক্স নির্বাচন করুন উত্তরদাতার নিয়ম, তারপর বেছে নিন ঠিক আছে.
প্রতিক্রিয়াকারীকে অক্ষম করতে, চেকবক্সটি সাফ করুন, তারপরে ঠিক আছে নির্বাচন করুন।
Microsoft Exchange অ্যাকাউন্টের জন্য স্বয়ংক্রিয় উত্তর
যদি আপনার ইমেল অ্যাকাউন্টটি একটি Microsoft Exchange অ্যাকাউন্ট হয় (আপনি Outlook.com অ্যাকাউন্টটি Outlook-এ একটি এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট হিসাবে সেট আপ করতে পারেন), আপনি সরাসরি সার্ভারে একটি অফিসের বাইরে স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করতে পারেন৷ Outlook 2019, 2016, এবং Microsoft 365 এর জন্য Outlook এর জন্য এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন।
- ফাইল ৬৪৩৩৪৫২ তথ্য। নির্বাচন করুন
-
স্বয়ংক্রিয় উত্তর নির্বাচন করুন।
Image -
স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠান নির্বাচন করুন। পাঠ্য বাক্সে আপনার স্বয়ংক্রিয় উত্তর বার্তা রচনা করুন৷
একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর অক্ষম করতে, স্বয়ংক্রিয় উত্তর ডায়ালগ বক্সে যান এবং স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠাবেন না নির্বাচন করুন। স্বতঃ-উত্তর আর পাঠানো হয় না।
- ঐচ্ছিকভাবে, এবং সেই সময় ফ্রেম যা আপনি স্বতঃ-উত্তর সক্রিয় করতে চান। এই সময়সীমার মধ্যে শুধুমাত্র পাঠান চেকবক্সটি নির্বাচন করুন। তারপরে শুরু করার সময় এবং শেষের সময় সেট করুন শুধুমাত্র এই পরিসরে প্রাপ্ত বার্তাগুলি একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাবে৷
-
যদি আপনি একটি কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের মধ্যে কাজ করেন, তাহলে আপনার স্বয়ংক্রিয় উত্তরের জন্য অতিরিক্ত বিকল্প থাকতে পারে:
- আমার সংস্থার ভিতরে: এই বার্তাটি আপনার মতো একই সংস্থা বা সংস্থার অন্যদের কাছ থেকে প্রাপ্ত বার্তাগুলিতে পাঠানো হয়।
- আমার সংস্থার বাইরে: বার্তাটি আপনার সংস্থার বাইরের লোকেদের কাছে পাঠানো হয়। আমার প্রতিষ্ঠানের বাইরের লোকেদের স্বতঃ-উত্তর চেকবক্স নির্বাচন করুন।
স্বয়ংক্রিয় উত্তরের সাথে নিরাপত্তা ঝুঁকি জড়িত।
- ঠিক আছে নির্বাচন করুন।
আউটলুক অটো-রিসপন্ডার টুল এবং অ্যাড-ইন
আউটলুকে ম্যানুয়ালি একটি নিয়ম সেট আপ করার পরিবর্তে, আউটলুকের জন্য মেল রেসপন্ডারের মতো একটি অ্যাড-ইন ব্যবহার করুন বা ইমেল প্রতিক্রিয়াকারী (ফ্রিবিজি) বা অটো রিপ্লাই ম্যানেজার-এর মতো সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করুন৷ এই টুলগুলি অফিসের বাইরে শুধুমাত্র প্রয়োজনীয় উত্তর পাঠানোর বিষয়ে স্মার্ট৷
অফিস-এর বাইরের উত্তরগুলিকে এক্সচেঞ্জ সার্ভারে আরও কেন্দ্রীয়ভাবে বজায় রাখতে (অ্যাক্টিভ ডিরেক্টরির সাথে একত্রিত ক্ষেত্র সমন্বিত টেমপ্লেটগুলি সহ), সিমপ্রেক্স আউট-অফ-অফিস ম্যানেজার চেষ্টা করুন৷
Outlook.com এ কিভাবে স্বয়ংক্রিয় উত্তর চালু করবেন
Outlook.com-এ স্বয়ংক্রিয় উত্তরগুলি সক্ষম করা একটি সহজ প্রক্রিয়া৷ বৈশিষ্ট্যটি আউটলুক সফ্টওয়্যারের মতো অনেকগুলি বিকল্প অফার করে না, তবে এটি ব্যবহার করা সহজ৷
-
Outlook.com মেল পৃষ্ঠায়, নির্বাচন করুন সেটিংস > সমস্ত Outlook সেটিংস দেখুন।
Image -
মেল ৬৪৩৩৪৫২ স্বয়ংক্রিয় উত্তর। নির্বাচন করুন
Image -
অটোমেটিক উত্তর চালু করুন টগল করুন।
স্বয়ংক্রিয় উত্তর বন্ধ করতে, টগল এ স্বয়ংক্রিয় উত্তর বন্ধ করুন।
Image - ঐচ্ছিক: শুধুমাত্র একটি সময়ের মধ্যে উত্তর পাঠান চেকবক্স নির্বাচন করুন। শুরু করার সময় এবং শেষের সময় উল্লেখ করুন। স্বয়ংক্রিয় উত্তর শুধুমাত্র এই সময়সীমার মধ্যে পাঠানো হয়৷
-
স্বয়ংক্রিয় উত্তর চালু থাকা অবস্থায় আপনি যে বার্তাটি পাঠাতে চান সেটি লিখুন।
Image - ঐচ্ছিকভাবে, আপনার Outlook.com পরিচিতিগুলিতে শুধুমাত্র ব্যক্তিদের এবং ইমেল ঠিকানাগুলিতে স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠাতে শুধুমাত্র পরিচিতিগুলিতে উত্তর পাঠান চেকবক্সটি নির্বাচন করুন৷
- সংরক্ষণ নির্বাচন করুন।
