যা জানতে হবে
- একটি মৌলিক ডাটাবেস তৈরি করতে কলাম এবং সারির ঘরে ডেটা প্রবেশ করান৷
- যদি হেডার ব্যবহার করেন, প্রতিটি কলামের প্রথম ঘরে সেগুলি লিখুন।
- ডাটাবেসের মধ্যে কোনো সারি খালি রাখবেন না।
এই নিবন্ধটি ব্যাখ্যা করে কিভাবে Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel এর জন্য Mac, Excel এর জন্য Android এবং Excel অনলাইনের জন্য Excel-এ একটি ডাটাবেস তৈরি করতে হয়৷
ডেটা লিখুন
একটি এক্সেল ডাটাবেসে ডেটা সংরক্ষণের মৌলিক বিন্যাস হল একটি টেবিল। একবার একটি টেবিল তৈরি হয়ে গেলে, নির্দিষ্ট তথ্য খোঁজার জন্য ডাটাবেসে রেকর্ড অনুসন্ধান, বাছাই এবং ফিল্টার করতে Excel এর ডেটা টুল ব্যবহার করুন।
এই টিউটোরিয়ালটি অনুসরণ করতে, উপরের ছবিতে দেখানো হিসাবে ডেটা প্রবেশ করান৷
দ্রুত স্টুডেন্ট আইডি লিখুন
- প্রথম দুটি আইডি টাইপ করুন, ST348-245 এবং ST348-246, কক্ষে A5এবং A6, যথাক্রমে।
- দুটি আইডি নির্বাচন করতে হাইলাইট করুন৷
- ফিল হ্যান্ডেলটি কক্ষে টেনে আনুন A13.
বাকী ছাত্র আইডি সঠিকভাবে A6 থেকে A13 কক্ষে প্রবেশ করানো হয়েছে।
ডাটা সঠিকভাবে লিখুন
ডেটা প্রবেশ করার সময়, এটি সঠিকভাবে প্রবেশ করা হয়েছে তা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ। স্প্রেডশীট শিরোনাম এবং কলাম শিরোনামের মধ্যে সারি 2 ব্যতীত, আপনার ডেটা প্রবেশ করার সময় অন্য কোনও ফাঁকা সারি রাখবেন না। এছাড়াও, নিশ্চিত করুন যে আপনি কোনো খালি কক্ষ ছেড়ে যাবেন না।
ভুল ডেটা এন্ট্রির কারণে ডেটা ত্রুটিগুলি ডেটা পরিচালনার সাথে সম্পর্কিত অনেক সমস্যার উত্স। যদি প্রাথমিকভাবে ডেটা সঠিকভাবে প্রবেশ করানো হয়, তাহলে প্রোগ্রামটি আপনাকে আপনার পছন্দের ফলাফল ফিরিয়ে দেওয়ার সম্ভাবনা বেশি।
সারি রেকর্ডগুলি
একটি ডাটাবেসের ডেটার প্রতিটি সারি একটি রেকর্ড হিসাবে পরিচিত। রেকর্ড প্রবেশ করার সময়, এই নির্দেশিকাগুলি মনে রাখবেন:
- টেবিলে কোনো ফাঁকা সারি রাখবেন না। এতে কলামের শিরোনাম এবং ডেটার প্রথম সারির মধ্যে একটি ফাঁকা সারি না রাখা অন্তর্ভুক্ত৷
- একটি রেকর্ডে শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট আইটেমের ডেটা থাকতে হবে।
- একটি রেকর্ডে সেই আইটেম সম্পর্কে ডাটাবেসের সমস্ত ডেটা থাকতে হবে। একাধিক সারিতে একটি আইটেম সম্পর্কে তথ্য থাকতে পারে না৷
কলামগুলি হল ক্ষেত্র
যখন একটি এক্সেল ডাটাবেসের সারিগুলিকে রেকর্ড হিসাবে উল্লেখ করা হয়, কলামগুলি ক্ষেত্র হিসাবে পরিচিত। প্রতিটি কলামে এতে থাকা ডেটা শনাক্ত করার জন্য একটি শিরোনাম প্রয়োজন। এই শিরোনামগুলিকে ফিল্ডের নাম বলা হয়৷
- ক্ষেত্রের নামগুলি নিশ্চিত করতে ব্যবহার করা হয় যে প্রতিটি রেকর্ডের ডেটা একই ক্রমানুসারে প্রবেশ করানো হয়েছে৷
- একটি কলামে ডেটা একই বিন্যাস ব্যবহার করে প্রবেশ করাতে হবে। আপনি যদি সংখ্যা হিসাবে সংখ্যা লিখতে শুরু করেন (যেমন 10 বা 20), এটি চালিয়ে যান। আংশিকভাবে পরিবর্তন করবেন না এবং শব্দ হিসাবে সংখ্যা লিখতে শুরু করবেন (যেমন দশ বা বিশটি)। ধারাবাহিক থাকুন।
- টেবিলে অবশ্যই কোনো ফাঁকা কলাম থাকবে না।
টেবিল তৈরি করুন
একবার ডেটা প্রবেশ করানো হলে, এটি একটি টেবিলে রূপান্তর করা যেতে পারে। একটি টেবিলে ডেটা রূপান্তর করতে:
- ওয়ার্কশীটে কক্ষগুলি হাইলাইট করুন A3 থেকে E13।
- Home ট্যাবটি নির্বাচন করুন।
- ড্রপ-ডাউন মেনু খুলতে টেবিল হিসাবে ফর্ম্যাট করুন নির্বাচন করুন।
- টেবিল ডায়ালগ বক্স ফরম্যাট খুলতে নীল টেবিল স্টাইল মিডিয়াম 9 বিকল্পটি বেছে নিন।
- যখন ডায়ালগ বক্স খোলা থাকে, ওয়ার্কশীটে A3 থেকে E13 কক্ষগুলি একটি বিন্দুযুক্ত রেখা দ্বারা বেষ্টিত থাকে৷
- যদি বিন্দুযুক্ত রেখাটি ঘরের সঠিক পরিসরকে ঘিরে থাকে, তাহলে টেবিল ডায়ালগ বক্সে ফরম্যাট হিসেবে ঠিক আছে নির্বাচন করুন।
- যদি বিন্দুযুক্ত রেখাটি ঘরের সঠিক পরিসরকে ঘিরে না থাকে, তাহলে ওয়ার্কশীটে সঠিক পরিসরটি হাইলাইট করুন এবং তারপরে টেবিল ডায়ালগ বক্সে ফর্ম্যাট হিসাবে ঠিক আছে নির্বাচন করুন।
ড্রপ-ডাউন তীরগুলি প্রতিটি ক্ষেত্রের নামের পাশে যোগ করা হয়েছে, এবং টেবিলের সারিগুলি পর্যায়ক্রমে হালকা এবং গাঢ় নীল রঙে ফর্ম্যাট করা হয়েছে৷
ডেটাবেস টুলস ব্যবহার করুন
আপনি একবার ডাটাবেস তৈরি করে ফেললে, আপনার ডেটা সাজাতে বা ফিল্টার করতে প্রতিটি ক্ষেত্রের নামের পাশে ড্রপ-ডাউন তীরগুলির নীচে অবস্থিত সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করুন৷
ডেটা সাজান
- শেষ নামের ক্ষেত্রের পাশের ড্রপ-ডাউন তীরটি নির্বাচন করুন।
- ডাটাবেসকে বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজানোর জন্য A থেকে Z সাজান নির্বাচন করুন।
- একবার সাজানো হলে, সারণীতে গ্রাহাম জে. প্রথম রেকর্ড এবং উইলসন আর শেষ।
ফিল্টার ডেটা
- প্রোগ্রাম ক্ষেত্রের পাশের ড্রপ-ডাউন তীরটি নির্বাচন করুন।
- সমস্ত চেক বক্স সাফ করতে সব নির্বাচন করুন পাশের চেকবক্সটি নির্বাচন করুন।
- বক্সে একটি চেক মার্ক যোগ করতে ব্যবসা এর পাশের চেকবক্সটি নির্বাচন করুন।
- ঠিক আছে নির্বাচন করুন।
- শুধুমাত্র দুজন ছাত্র, জি. থম্পসন এবং এফ. স্মিথ দৃশ্যমান কারণ তারাই ব্যবসায়িক প্রোগ্রামে নথিভুক্ত একমাত্র ছাত্র।
- সমস্ত রেকর্ড দেখাতে, প্রোগ্রাম ক্ষেত্রের পাশের ড্রপ-ডাউন তীরটি নির্বাচন করুন এবং নির্বাচন করুন থেকে ফিল্টার পরিষ্কার করুন " প্রোগ্রাম।"
ডেটাবেস প্রসারিত করুন
আপনার ডাটাবেসে অতিরিক্ত রেকর্ড যোগ করতে:
- টেবিলের নীচে ডানদিকের কোণায় ছোট বিন্দুর উপরে আপনার মাউস পয়েন্টার রাখুন।
- মাউস পয়েন্টার একটি দুই-মাথাযুক্ত তীরে পরিবর্তিত হয়।
- মাউসের ডান বোতাম টিপুন এবং ধরে রাখুন এবং ডাটাবেসের নীচে একটি ফাঁকা সারি যোগ করতে পয়েন্টারটিকে নীচে টেনে আনুন।
-
এই নতুন সারিতে নিম্নলিখিত ডেটা যোগ করুন:
সেল A14: ST348-255
সেল B14: ক্রিস্টোফার
সেল C14: A.
সেল D14: 22 সেল E14:
বিজ্ঞান
ডেটাবেস ফরম্যাটিং সম্পূর্ণ করুন
- ওয়ার্কশীটে A1 থেকে E1 হাইলাইট করুন৷
- হোম বেছে নিন।
- একত্রীকরণ এবং কেন্দ্রে শিরোনাম কেন্দ্রে নির্বাচন করুন।
- পূর্ণ রঙের ড্রপ-ডাউন তালিকা খুলতে পূর্ণ রং নির্বাচন করুন।
- নীল, অ্যাকসেন্ট 1 A1 থেকে E1 কক্ষে পটভূমির রঙ গাঢ় নীলে পরিবর্তন করতে তালিকা থেকে বেছে নিন।
- ফন্টের রঙের ড্রপ-ডাউন তালিকা খুলতে ফন্টের রঙ নির্বাচন করুন।
- সাদা A1 থেকে E1 কক্ষে পাঠ্যের রঙ সাদা করতে তালিকা থেকে বেছে নিন।
- ওয়ার্কশীটে সেল হাইলাইট করুন A2 থেকে E2।
- পূর্ণ রঙের ড্রপ-ডাউন তালিকা খুলতে পূর্ণ রং নির্বাচন করুন।
- নীল, অ্যাকসেন্ট 1, হালকা 80 A2 থেকে E2 কক্ষে পটভূমির রঙ হালকা নীলে পরিবর্তন করতে তালিকা থেকে বেছে নিন।
- ওয়ার্কশীটে A4 থেকে E14 হাইলাইট করুন৷
- কেন্দ্র A14 থেকে E14 কক্ষে পাঠ্যকে কেন্দ্রে সারিবদ্ধ করতে নির্বাচন করুন।
ডেটাবেস ফাংশন
সিনট্যাক্স: ডিফাংশন(ডেটাবেস_আরআর, ফিল্ড_স্ট্র|সংখ্যা, মানদণ্ড_আরআর)
যেখানে D ফাংশন নিম্নলিখিতগুলির মধ্যে একটি:
- ডেভারেজ
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
টাইপ: ডেটাবেস
ডাটাবেস ফাংশনগুলি সুবিধাজনক যখন Google পত্রক ডাটাবেসের মতো কাঠামোগত ডেটা বজায় রাখতে ব্যবহার করা হয়। প্রতিটি ডাটাবেস ফাংশন, ডিফাংশন, একটি ডাটাবেস টেবিল হিসাবে বিবেচিত একটি সেল পরিসরের একটি উপসেটে সংশ্লিষ্ট ফাংশন গণনা করে। ডাটাবেস ফাংশন তিনটি আর্গুমেন্ট নেয়:
- Database_arr হল একটি পরিসর, একটি এমবেডেড অ্যারে বা অ্যারে এক্সপ্রেশন দ্বারা তৈরি একটি অ্যারে। এটি এমনভাবে গঠন করা হয়েছে যাতে সারির 1 এর পরের প্রতিটি সারি একটি ডাটাবেস রেকর্ড এবং প্রতিটি কলাম একটি ডাটাবেস ক্ষেত্র। 1 সারিতে প্রতিটি ক্ষেত্রের লেবেল রয়েছে৷
- ক্ষেত্র_স্ট্র এটি ক্ষেত্রের নাম (টেক্সট স্ট্রিং) বা কলাম নম্বর হিসাবে প্রকাশ করা যেতে পারে, যেখানে বাম-সবচেয়ে কলামটি 1 হিসাবে উপস্থাপন করা হবে।
- Criteria_arr হল একটি ব্যাপ্তি, একটি এমবেডেড অ্যারে বা অ্যারে এক্সপ্রেশন দ্বারা তৈরি একটি অ্যারে। এটি এমনভাবে গঠন করা হয়েছে যে প্রথম সারিতে ফিল্ডের নাম(গুলি) রয়েছে যেখানে মানদণ্ড (মাপদণ্ড) প্রয়োগ করা হবে এবং পরবর্তী সারিতে শর্তসাপেক্ষ পরীক্ষা(গুলি) রয়েছে।
মাপদণ্ডের প্রথম সারিটি ক্ষেত্রের নাম নির্দিষ্ট করে৷ মানদণ্ডের প্রতিটি অন্য সারি একটি ফিল্টারকে প্রতিনিধিত্ব করে, সংশ্লিষ্ট ক্ষেত্রের উপর সীমাবদ্ধতার একটি সেট। ক্যোয়ারী-বাই-এক্সাম্পল নোটেশন ব্যবহার করে বিধিনিষেধগুলি বর্ণনা করা হয় এবং এতে মিলের মান বা একটি তুলনা অপারেটর এবং একটি তুলনা মান অন্তর্ভুক্ত থাকে। বিধিনিষেধের উদাহরণ হল: "চকলেট", "42", ">=42", এবং "42"। একটি খালি ঘর মানে সংশ্লিষ্ট ক্ষেত্রে কোনো সীমাবদ্ধতা নেই৷
একটি ফিল্টার একটি ডাটাবেস সারির সাথে মেলে যদি সমস্ত ফিল্টার সীমাবদ্ধতা (ফিল্টারের সারির সীমাবদ্ধতা) পূরণ করা হয়। একটি ডাটাবেস সারি (একটি রেকর্ড) মানদণ্ড পূরণ করে যদি অন্তত একটি ফিল্টার এটির সাথে মেলে। একই সাথে প্রযোজ্য একাধিক বিধিনিষেধের অনুমতি দেওয়ার জন্য মানদণ্ড পরিসরে একটি ক্ষেত্রের নাম একাধিকবার প্রদর্শিত হতে পারে (উদাহরণস্বরূপ, তাপমাত্রা >=65 এবং তাপমাত্রা <=82)।
DGET হল একমাত্র ডাটাবেস ফাংশন যা মানগুলিকে একত্রিত করে না। DGET দ্বিতীয় আর্গুমেন্টে (একটি VLOOKUP অনুরূপ) নির্দিষ্ট ক্ষেত্রের মান প্রদান করে শুধুমাত্র যখন একটি রেকর্ড মানদণ্ডের সাথে মিলে যায়; অন্যথায়, এটি কোনো মিল বা একাধিক মিল নির্দেশ করে একটি ত্রুটি প্রদান করে।
