Excel-এর কাছে SQL সার্ভার এবং Microsoft Access-এর মতো রিলেশনাল ডাটাবেস প্রোগ্রামগুলির ডেটা পরিচালনার ক্ষমতা নেই৷ তবে এটি যা করতে পারে তা হল একটি সাধারণ ডাটাবেস হিসাবে পরিবেশন করা যা ডেটা পরিচালনার প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে৷
Excel এ, একটি ওয়ার্কশীটে সারি এবং কলাম ব্যবহার করে ডেটা সাজানো হয়। টেবিল বৈশিষ্ট্যটি ডেটা প্রবেশ করা, সম্পাদনা করা এবং ম্যানিপুলেট করা সহজ করে তোলে৷
এই নির্দেশাবলী এক্সেল সংস্করণ 2019, 2016, 2013, 2010 এবং Microsoft 365 এর জন্য Excel এর ক্ষেত্রে প্রযোজ্য।
ডেটাবেস শর্তাবলী: রেকর্ড, এবং ক্ষেত্র
একটি ডাটাবেস হল এক বা একাধিক কম্পিউটার ফাইলে সংরক্ষিত সম্পর্কিত তথ্যের একটি সংগ্রহ। প্রায়শই ডেটা এমনভাবে টেবিলে সংগঠিত হয় যাতে এটি সহজেই আপডেট, বাছাই, সংশোধন এবং ফিল্টার করা যায়।
একটি সাধারণ ডাটাবেস, যেমন এক্সেল, একটি টেবিলে একটি বিষয়ের সমস্ত তথ্য ধারণ করে। অন্যদিকে, রিলেশনাল ডাটাবেস অনেকগুলি টেবিল নিয়ে গঠিত যার প্রতিটিতে বিভিন্ন, কিন্তু সম্পর্কিত বিষয় সম্পর্কে তথ্য রয়েছে৷
রেকর্ড
ডাটাবেসের পরিভাষায়, একটি রেকর্ড ডাটাবেসের একটি নির্দিষ্ট বস্তুর সমস্ত তথ্য বা ডেটা ধারণ করে। এক্সেলে, একটি ওয়ার্কশীটের প্রতিটি কক্ষে তথ্য বা মূল্যের একটি আইটেম থাকে৷
ক্ষেত্র
ডেটাবেস রেকর্ডে তথ্যের প্রতিটি আইটেম, যেমন একটি টেলিফোন নম্বর বা রাস্তার নম্বর, একটি ক্ষেত্র হিসাবে উল্লেখ করা হয়। এক্সেল-এ, একটি ওয়ার্কশীটের পৃথক কোষগুলি ক্ষেত্র হিসাবে কাজ করে, যেহেতু প্রতিটি ঘরে একটি বস্তু সম্পর্কে একক তথ্য থাকতে পারে।
ক্ষেত্রের নাম
এটি একটি ডাটাবেস সংগঠিত করা অত্যাবশ্যক যাতে আপনি নির্দিষ্ট তথ্য খুঁজে পেতে ডেটা সাজাতে বা ফিল্টার করতে পারেন। কলাম শিরোনাম যোগ করা, যা ফিল্ডের নাম হিসাবে পরিচিত, প্রতিটি রেকর্ডের জন্য একই ক্রমে ডেটা প্রবেশ করা সহজ করে তোলে৷
নমুনা ডাটাবেস
উপরের ছবিতে, প্রতিটি শিক্ষার্থীর টেবিলে একটি পৃথক সারি রয়েছে যাতে তাদের সম্পর্কে সমস্ত উপলব্ধ তথ্য রয়েছে।
একটি সারিতে প্রতিটি কক্ষ হল একটি ক্ষেত্র যাতে এক টুকরো তথ্য থাকে। শিরোনাম সারিতে থাকা ক্ষেত্রের নামগুলি নিশ্চিত করতে সাহায্য করে যে সমস্ত ছাত্রদের জন্য একই কলামে নাম বা বয়সের মতো নির্দিষ্ট বিষয়ে সমস্ত ডেটা রেখে ডেটা সংগঠিত থাকে৷
Excel এর ডেটা ম্যানেজমেন্ট টুলস
অতিরিক্ত, এক্সেল টেবিলে সঞ্চিত প্রচুর পরিমাণে ডেটার সাথে কাজ করা সহজ করতে এবং এটিকে ভাল অবস্থায় রাখতে সাহায্য করার জন্য মাইক্রোসফ্টের বেশ কিছু ডেটা টুল রয়েছে৷
রেকর্ডের জন্য একটি ফর্ম ব্যবহার করা
এই টুলগুলির মধ্যে একটি হল ডেটা ফর্ম। আপনি 32টি ক্ষেত্র বা কলাম সমন্বিত সারণীতে রেকর্ডগুলি খুঁজতে, সম্পাদনা করতে, প্রবেশ করতে বা মুছতে এটি ব্যবহার করতে পারেন৷
ব্যবহারকারীরা যাতে সঠিকভাবে রেকর্ড প্রবেশ করে তা নিশ্চিত করার জন্য ডিফল্ট ফর্মে ক্ষেত্রগুলির নামের একটি তালিকা অন্তর্ভুক্ত করা হয় যে ক্রমে সেগুলি টেবিলে সাজানো হয়েছে৷ প্রতিটি ক্ষেত্রের নামের পাশে ডেটার পৃথক ক্ষেত্র প্রবেশ বা সম্পাদনা করার জন্য একটি পাঠ্য বাক্স রয়েছে৷
যদিও কাস্টম ফর্ম তৈরি করা সম্ভব, ডিফল্ট ফর্ম তৈরি করা এবং ব্যবহার করা প্রায়শই প্রয়োজন হয়৷
ডুপ্লিকেট ডেটা রেকর্ডগুলি সরান
সমস্ত ডাটাবেসের একটি সাধারণ সমস্যা হল ডেটা ত্রুটি। সাধারণ বানান ভুল বা ডেটার অনুপস্থিত ক্ষেত্র ছাড়াও, ডুপ্লিকেট ডেটা রেকর্ডগুলি একটি উদ্বেগের কারণ হতে পারে যেহেতু একটি ডেটা টেবিল আকারে বড় হয়৷
এই ডুপ্লিকেট রেকর্ডগুলি সরাতে এক্সেলের অন্য ডেটা টুল ব্যবহার করা যেতে পারে - হয় সঠিক বা আংশিক সদৃশ।
এক্সেলে ডেটা সাজানো
বাছাই মানে একটি নির্দিষ্ট সম্পত্তি অনুসারে ডেটা পুনর্গঠন করা, যেমন শেষ নাম অনুসারে বর্ণানুক্রমিকভাবে একটি টেবিল বাছাই করা।
Excel-এর সাজানোর বিকল্পগুলির মধ্যে রয়েছে এক বা একাধিক ক্ষেত্র অনুসারে সাজানো, কাস্টম বাছাই করা, যেমন তারিখ বা সময় অনুসারে, এবং সারি অনুসারে সাজানো যা একটি টেবিলের ক্ষেত্রগুলিকে পুনরায় সাজানো সম্ভব করে৷
