আপনার কাছে কি একটি বিশাল এক্সেল স্প্রেডশীট আছে যা আপনি মাথা বা লেজ তৈরি করতে পারবেন না?
এটি আপনার পরিচিতি তালিকাকে একটি মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেস ডাটাবেসে সংগঠিত করার সময়। এটি আপনি কল্পনা করতে পারেন তার চেয়ে অনেক সহজ এবং আপনি অবশ্যই ফলাফলের সাথে সন্তুষ্ট হবেন। এই টিউটোরিয়ালটি আপনাকে ধাপে ধাপে পুরো প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে নিয়ে যাবে।আপনার নিজের স্প্রেডশীট না থাকলে এবং টিউটোরিয়ালটি অনুসরণ করতে চাইলে, আপনি টিউটোরিয়াল তৈরি করতে ব্যবহৃত নমুনা এক্সেল ফাইলটি ডাউনলোড করতে পারেন।.
একটি নতুন অ্যাক্সেস 2013 ডেটাবেস তৈরি করুন
যদি না আপনার কাছে একটি বিদ্যমান ডাটাবেস থাকে যা আপনি যোগাযোগের তথ্য সংরক্ষণ করতে ব্যবহার করেন, আপনি সম্ভবত স্ক্র্যাচ থেকে একটি নতুন ডাটাবেস তৈরি করতে চান।এটি করার জন্য, মাইক্রোসফট অফিস অ্যাক্সেস স্ক্রিনের সাথে শুরু করার জন্য ব্ল্যাঙ্ক ডেস্কটপ ডেটাবেস আইকন নির্বাচন করুন। আপনাকে উপরের স্ক্রীনের সাথে উপস্থাপন করা হবে। একটি নাম সহ আপনার ডাটাবেস প্রদান করুন, Create বোতামটি নির্বাচন করুন এবং আপনি ব্যবসায় থাকবেন৷
এক্সেল আমদানি প্রক্রিয়া শুরু করুন
অ্যাক্সেস স্ক্রিনের শীর্ষে External Data ট্যাব নির্বাচন করুন এবং Excel আমদানি প্রক্রিয়া শুরু করতে Excel বোতাম এ ডাবল ক্লিক করুন.
উৎস এবং গন্তব্য নির্বাচন করুন
পরে, আপনাকে উপরে দেখানো স্ক্রিনটি উপস্থাপন করা হবে। ব্রাউজ বোতাম নির্বাচন করুন এবং আপনি যে ফাইলটি আমদানি করতে চান সেখানে নেভিগেট করুন৷ একবার আপনি সঠিক ফাইলটি সনাক্ত করার পরে, খোলা বোতাম নির্বাচন করুন।
স্ক্রীনের নীচের অর্ধেকে, আপনাকে আমদানি গন্তব্য বিকল্পগুলির সাথে উপস্থাপন করা হয়েছে৷ এই টিউটোরিয়ালে, আমরা একটি বিদ্যমান এক্সেল স্প্রেডশীটকে একটি নতুন অ্যাক্সেস ডাটাবেসে রূপান্তর করতে আগ্রহী, তাই আমরা বেছে নেব বর্তমান ডাটাবেসের একটি নতুন টেবিলে উৎস ডেটা আমদানি করুন এই স্ক্রিনে অন্যান্য বিকল্প আপনাকে অনুমতি দেয়:
- আপনার ডাটাবেসকে একটি এক্সেল শীটের সাথে লিঙ্ক করুন যাতে সোর্স শীটে পরিবর্তনগুলি ডাটাবেসে প্রতিফলিত হয়।
- একটি বিদ্যমান ডাটাবেস টেবিলে ডেটা আমদানি করুন৷
আপনি একবার সঠিক ফাইল এবং বিকল্প নির্বাচন করলে, চালিয়ে যেতে ঠিক আছে নির্বাচন করুন।
কলাম শিরোনাম নির্বাচন করুন
নিশ্চিত করুন যে প্রথম সারিতে কলামের শিরোনাম রয়েছে বক্সটি নির্বাচন করা হয়েছে যদি স্প্রেডশীটের প্রথম সারিতে ডেটার জন্য কলামের নাম থাকে, যেমন শেষ নাম, প্রথম নাম এবং ঠিকানা. এটি পরিচিতিগুলির তালিকায় প্রকৃত ডেটা সংরক্ষণ করার পরিবর্তে প্রথম সারিটিকে নাম হিসাবে বিবেচনা করার জন্য অ্যাক্সেসকে নির্দেশ দেবে৷
চালানোর জন্য পরবর্তী নির্বাচন করুন।
যেকোন পছন্দসই সূচক তৈরি করুন
ডেটাবেস সূচীগুলি হল একটি অভ্যন্তরীণ প্রক্রিয়া যা অ্যাক্সেস আপনার ডাটাবেসের তথ্য খুঁজে পেতে গতি বাড়াতে ব্যবহার করা যেতে পারে।আপনি এই ধাপে আপনার এক বা একাধিক ডাটাবেস কলামে একটি সূচক প্রয়োগ করতে পারেন। শুধু ইনডেক্সড পুল-ডাউন মেনু নির্বাচন করুন এবং উপযুক্ত বিকল্প নির্বাচন করুন।
মনে রাখবেন যে সূচীগুলি আপনার ডাটাবেসের জন্য প্রচুর ওভারহেড তৈরি করে এবং ব্যবহৃত ডিস্কের স্থানের পরিমাণ বাড়িয়ে দেয়। এই কারণে, আপনি সূচীকৃত কলামগুলি সর্বনিম্ন রাখতে চান। আমাদের ডাটাবেসে, আমরা প্রায়শই আমাদের পরিচিতিগুলির শেষ নাম অনুসন্ধান করি, তাই আসুন এই ক্ষেত্রে একটি সূচক তৈরি করি। আমাদের একই শেষ নামের বন্ধু থাকতে পারে, তাই আমরা এখানে সদৃশগুলিকে অনুমতি দিতে চাই৷ নিশ্চিত করুন যে শেষ নাম কলামটি উইন্ডোজের নীচের অংশে নির্বাচন করা হয়েছে এবং তারপরে সূচীকৃত পুল-ডাউন মেনু থেকে হ্যাঁ (ডুপ্লিকেট ঠিক আছে) নির্বাচন করুন।
চালিয়ে যেতে পরবর্তী নির্বাচন করুন।
একটি প্রাথমিক কী নির্বাচন করুন
প্রাথমিক কী একটি ডাটাবেসের রেকর্ডগুলিকে অনন্যভাবে সনাক্ত করতে ব্যবহৃত হয়। এটি করার সবচেয়ে সহজ উপায় হল অ্যাক্সেসকে আপনার জন্য একটি প্রাথমিক কী তৈরি করতে দেওয়া। Let Access add প্রাথমিক কী বিকল্পটি নির্বাচন করুন এবং চালিয়ে যেতে পরবর্তী টিপুন। আপনি যদি নিজের প্রাথমিক কী বেছে নিতে আগ্রহী হন, তাহলে আপনি ডাটাবেস কী সম্পর্কে আমাদের নিবন্ধ পড়তে চাইতে পারেন।
আপনার টেবিলের নাম দিন
আপনার টেবিলের উল্লেখ করার জন্য আপনাকে একটি নাম সহ অ্যাক্সেস প্রদান করতে হবে। উপযুক্ত ক্ষেত্রে এটি প্রবেশ করান এবং Finish বোতামটি নির্বাচন করুন।
আপনার ডেটা দেখুন
আপনি একটি মধ্যবর্তী পর্দা দেখতে পাবেন যা আপনাকে জিজ্ঞাসা করবে যে আপনি আপনার ডেটা আমদানি করতে ব্যবহৃত পদক্ষেপগুলি সংরক্ষণ করতে চান কিনা৷ যদি না হয়, এগিয়ে যান এবং বন্ধ. নির্বাচন করুন
অতঃপর আপনাকে মূল ডাটাবেস স্ক্রিনে ফিরিয়ে দেওয়া হবে যেখানে আপনি কেবল বাম প্যানেলে টেবিলের নামের উপর ডাবল ক্লিক করে আপনার ডেটা দেখতে পারবেন।
অভিনন্দন, আপনি এক্সেল থেকে আপনার ডেটা সফলভাবে অ্যাক্সেসে আমদানি করেছেন!
