একটি এক্সেল ডেটা ফর্ম একটি এক্সেল ডাটাবেসে ডেটা প্রবেশ করার একটি সুবিধাজনক উপায় এবং শীটটি স্ক্রোল না করেই একটি ওয়ার্কশীটে তথ্যের সারি দেখার জন্য। ডেটা ফর্মগুলি একটি স্প্রেডশীটে কলামের শিরোনাম তালিকাভুক্ত করে যাতে ডেটার একটি সম্পূর্ণ সারি একবারে দেখা যায়। ডেটা ফর্মগুলি রেকর্ডগুলি অনুসন্ধান করতে এবং বিদ্যমান রেকর্ডগুলি সম্পাদনা করতেও ব্যবহৃত হয়৷
এই নিবন্ধের নির্দেশাবলী এক্সেল 2019, 2016, 2013, 2010-এ প্রযোজ্য; এবং Microsoft 365 এর জন্য Excel।
দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম আইকন যোগ করুন
ডাটা এন্ট্রি ফর্ম ব্যবহার করার প্রথম ধাপ হল দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারে ফর্ম আইকন যোগ করা। এটি এককালীন অপারেশন। একবার যোগ করার পরে, ফর্ম আইকনটি দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারে উপলব্ধ থাকে৷
দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবার এক্সেলে প্রায়শই ব্যবহৃত বৈশিষ্ট্যগুলির শর্টকাট সংরক্ষণ করতে ব্যবহৃত হয়। এটি যেখানে আপনি এক্সেল বৈশিষ্ট্যগুলিতে শর্টকাটগুলি যোগ করতে পারেন যা রিবনে উপলব্ধ নয়৷
দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারে ফর্ম আইকন যোগ করতে:
- দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবার কাস্টমাইজ করুন ড্রপডাউন তীর নির্বাচন করুন।
-
আরো কমান্ড চয়ন করুন।
Image - Excel অপশন ডায়ালগ বক্সে, নিশ্চিত করুন যে দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবার ট্যাবটি নির্বাচিত হয়েছে।
-
ড্রপডাউন তীর থেকে কমান্ড নির্বাচন করুন এবং বেছে নিন সমস্ত কমান্ড।
-
কমান্ডের বর্ণানুক্রমিক তালিকার মাধ্যমে স্ক্রোল করুন এবং ফর্ম নির্বাচন করুন।
Image - যোগ করুন নির্বাচন করুন।
-
ঠিক আছে ফর্ম দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবার বোতামটি যোগ করতে নির্বাচন করুন।
Image - আপনি দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারের ডান প্রান্তে ফর্ম বোতামটি পাবেন।
ডাটাবেস ক্ষেত্রের নাম যোগ করুন
ডেটা এন্ট্রি ফর্মটি Excel এর অন্তর্নির্মিত ডেটা টুলগুলির মধ্যে একটি। ফর্মটি ব্যবহার করতে, আপনার ডাটাবেসে ব্যবহার করার জন্য কলামের শিরোনামগুলি প্রদান করুন, ফর্ম আইকনে ক্লিক করুন এবং এক্সেল বাকিটা করে৷
ফর্মে ক্ষেত্রের নাম যোগ করার সবচেয়ে সহজ উপায় হল সেগুলোকে ওয়ার্কশীট কক্ষে টাইপ করা। ফর্মটিতে 32টি কলাম শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে৷
এই টিউটোরিয়ালটি অনুসরণ করতে, একটি ফাঁকা এক্সেল ওয়ার্কশীট খুলুন এবং নীচের ছবিতে দেখানো হিসাবে A1 থেকে E1 কক্ষে কলাম শিরোনাম ডেটা প্রবেশ করান:
ডেটা এন্ট্রি ফর্ম খুলুন
আপনার ওয়ার্কশীটে কলামের শিরোনাম ধারণ করার পরে, এটি ডেটা এন্ট্রি ফর্ম খোলার সময়।
- এটিকে সক্রিয় সেল করতে সেল A2 নির্বাচন করুন।
-
দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবার এ যান এবং ফর্ম নির্বাচন করুন।
Image -
সতর্কীকরণ ডায়ালগ বক্সে, ঠিক আছে. নির্বাচন করুন
Image -
সমস্ত কলামের শিরোনাম সম্বলিত ফর্মটি স্ক্রিনে উপস্থিত হয়৷
Image - এখন আপনি ডেটা প্রবেশের জন্য ফর্মটি ব্যবহার করার জন্য প্রস্তুত৷
ফর্মের সাথে ডেটা রেকর্ড যোগ করুন
ওয়ার্কশীটে রেকর্ড যোগ করা শুধু সঠিক ফর্ম ফিল্ডে ডেটা টাইপ করার ব্যাপার।
সঠিক শিরোনামের পাশে ফর্ম ফিল্ডে ডেটা প্রবেশ করে ওয়ার্কশীটে প্রথম রেকর্ড যোগ করুন:
- স্টুডেন্টআইডি: SA267-567
- শেষ নাম: জোন্স
- প্রাথমিক: B.
- বয়স: 21
- প্রোগ্রাম: ভাষা
ফিল্ড থেকে ফিল্ডে যেতে ট্যাব টিপুন। ওয়ার্কশীটে রেকর্ড যোগ করতে এবং দ্বিতীয় রেকর্ডের জন্য ক্ষেত্রগুলি সাফ করতে নতুন নির্বাচন করুন৷
ওয়ার্কশীটে দ্বিতীয় রেকর্ড যোগ করুন:
- স্টুডেন্টআইডি: SA267-211
- শেষ নাম: উইলিয়ামস
- প্রাথমিক: জে.
- বয়স: ১৯
- প্রোগ্রাম: বিজ্ঞান
নতুন নির্বাচন করুন যখন আপনি রেকর্ড যোগ করা শেষ করেন।
যখন ছাত্র আইডি নম্বরের মতো অনুরূপ ডেটা প্রবেশ করান (শুধুমাত্র ড্যাশের পরে নম্বরগুলি আলাদা), ডেটা এন্ট্রির গতি বাড়াতে কপি এবং পেস্ট ব্যবহার করুন।
টিউটোরিয়াল ডাটাবেসে অবশিষ্ট রেকর্ড যোগ করতে, নিচের ছবিতে দেখানো ডেটা A4 থেকে E11-এ প্রবেশ করতে ফর্মটি ব্যবহার করুন। ।
ফর্মের ডেটা টুলস ব্যবহার করুন
ওয়ার্কশীটে আরও রেকর্ড যুক্ত হওয়ার সাথে সাথে ডেটার অখণ্ডতা বজায় রাখা গুরুত্বপূর্ণ৷ ডেটা ত্রুটিগুলি ঠিক করে, রেকর্ড আপডেট করে, অপ্রচলিত রেকর্ডগুলি সরিয়ে এবং নকল রেকর্ড মুছে দিয়ে ডেটা আপ টু ডেট এবং প্রাসঙ্গিক রাখুন৷
ডেটা এন্ট্রি ফর্মটিতে বেশ কিছু টুল রয়েছে যা ডাটাবেস থেকে রেকর্ডগুলি খুঁজে বের করা, সংশোধন করা এবং মুছে ফেলা সহজ করে। এই টুলগুলি ফর্মের ডানদিকে পাওয়া যায় এবং এতে অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:
- আগের খুঁজুন এবং পরবর্তী খুঁজুন: ওয়ার্কশীটের মাধ্যমে সামনে এবং পিছনে স্ক্রোল করুন একবারে একটি রেকর্ড।
- মুছুন: ওয়ার্কশীট থেকে রেকর্ড মুছুন।
- পুনরুদ্ধার করুন: একটি রেকর্ডে পরিবর্তনগুলি পূর্বাবস্থায় ফেরান৷ একটি রেকর্ড ফর্মে প্রদর্শিত হলে পুনরুদ্ধার কাজ করে। যখন অন্য রেকর্ড অ্যাক্সেস করা হয় বা ফর্ম বন্ধ হয়ে যায়, তখন পুনরুদ্ধার নিষ্ক্রিয় হয়ে যায়।
- মাপদণ্ড: নির্দিষ্ট মানদণ্ড, যেমন নাম, বয়স বা প্রোগ্রামের উপর ভিত্তি করে রেকর্ডের জন্য ওয়ার্কশীট খুঁজুন।
একটি ক্ষেত্রের নাম ব্যবহার করে রেকর্ড অনুসন্ধান করুন
একটি কলাম শিরোনাম, যেমন শেষ নাম, বয়স বা প্রোগ্রাম ব্যবহার করে রেকর্ডের জন্য ডেটাবেস অনুসন্ধান করতে ডেটা এন্ট্রি ফর্মটি কীভাবে ব্যবহার করবেন তা এখানে।
-
ডেটা এন্ট্রি ফর্মে, নির্বাচন করুন মাপদণ্ড.
Image যখন আপনি মাপদণ্ড নির্বাচন করেন, ফর্ম থেকে ফর্ম ক্ষেত্রগুলি সাফ করা হয়; ওয়ার্কশীট থেকে কোনো রেকর্ড মুছে ফেলা হয় না।
- প্রোগ্রাম টেক্সট বক্সে কার্সারটি রাখুন এবং আর্টস প্রোগ্রামে নথিভুক্ত সমস্ত ছাত্রদের অনুসন্ধান করতে আর্টস টাইপ করুন।
-
নির্বাচন করুন পরবর্তী খুঁজুন
Image -
প্রথম রেকর্ডের ডেটা যা অনুসন্ধানের মাপকাঠির সাথে মেলে তা ফর্মটিতে উপস্থিত হয়৷
Image রেকর্ডে পরিবর্তন করতে, বিদ্যমান টেক্সট মুছে দিন এবং সঠিক ডেটা লিখুন।
- অনুসন্ধানের মানদণ্ডের সাথে মেলে এমন অতিরিক্ত রেকর্ডগুলি প্রদর্শন করতে পরবর্তী খুঁজুন নির্বাচন করুন।
একাধিক ক্ষেত্রের নাম ব্যবহার করে রেকর্ডের জন্য অনুসন্ধান করুন
এছাড়াও ফর্মটি একাধিক মানদণ্ড ব্যবহার করে রেকর্ড অনুসন্ধান করতে ব্যবহার করা যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, 18 বছর বয়সী এবং আর্টস প্রোগ্রামে নথিভুক্ত ছাত্রদের অনুসন্ধান করা। শুধুমাত্র সেই রেকর্ডগুলি যা উভয় মানদণ্ডের সাথে মিলে যায় ফর্মে প্রদর্শিত হয়৷
- মাপদণ্ড নির্বাচন করুন।
- Age টেক্সট বক্সে কার্সার রাখুন এবং লিখুন 18।
-
প্রোগ্রাম পাঠ্য বাক্সে কার্সারটি রাখুন এবং লিখুন আর্টস।
Image - নির্বাচন করুন পরবর্তী খুঁজুন.
- প্রথম রেকর্ডের ডেটা যা অনুসন্ধানের মাপকাঠির সাথে মেলে তা ফর্মটিতে উপস্থিত হয়৷
- অনুসন্ধানের মানদণ্ডের সাথে মেলে এমন অতিরিক্ত রেকর্ডগুলি প্রদর্শন করতে পরবর্তী খুঁজুন নির্বাচন করুন।
