আপনি যদি আপনার দিনের বেশিরভাগ সময় ইমেল পরিচালনা করতে ব্যয় করেন, তাহলে আউটলুককে আরও দক্ষতার সাথে ব্যবহার করার প্রচুর উপায় রয়েছে৷ আপনার কাজ করার পদ্ধতির সাথে মেলে ডিফল্ট পরিবর্তন করুন। একটি কীবোর্ড শর্টকাট বা দুটি ব্যবহার করুন। কাজ স্বয়ংক্রিয় করতে ফিল্টার সেট আপ করুন. এবং, নিশ্চিত করুন যে আউটলুক সর্বোচ্চ গতিতে চলে। নিম্নলিখিত টিপস এবং গোপনীয়তাগুলি দেখুন, এবং আপনি একটু সময় পুনরুদ্ধার করবেন৷
এই নিবন্ধের নির্দেশাবলী Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, এবং Outlook for Microsoft 365-এ প্রযোজ্য।
এক ক্লিকে ফাইল বার্তা
আপনি প্রায়শই যা করেন তা দ্রুত করুন। সহজে ইমেল পরিচালনা করতে এক-ক্লিক ক্রিয়া সেট আপ করুন৷
স্ট্রীমলাইন কথোপকথন
অন্য কোথাও উদ্ধৃত বার্তাগুলি দিয়ে আপনার ইমেল ফোল্ডারগুলিকে ময়লা ফেলবেন না৷ স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল পরিষ্কার করতে Outlook কিভাবে ব্যবহার করবেন তা খুঁজে বের করুন। আউটলুক আপনার জন্য সেই অপ্রয়োজনীয় ইমেলগুলি সরিয়ে দেবে বা মুছে দেবে৷
ইমেল পুনরায় পাঠান
একটি ফাঁকা বার্তা দিয়ে শুরু করার পরিবর্তে এটির বিষয়বস্তু, বিষয় বা প্রাপকদের পুনরায় ব্যবহার করতে Outlook-এ একটি ইমেল পুনরায় পাঠান৷
আউটলুক ফাইলগুলিকে ছোট এবং চটপটে রাখুন
আপনি যদি আউটলুক দ্রুত হতে চান, তাহলে আপনার প্রধান PST ফাইলের আকার ছোট রাখুন। PST ফাইল হল যেখানে Outlook ইমেল, পরিচিতি, ক্যালেন্ডার এবং আরও অনেক কিছু সঞ্চয় করে। PST ফাইলটি ছোট রাখার একটি উপায় হল পুরানো মেলকে একটি পৃথক সংরক্ষণাগার ফাইলে স্থানান্তর করা, উদাহরণস্বরূপ।
একটি অফিসের বাইরে বা ছুটির স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করুন
আপনি যখন দূরে থাকবেন এবং আপনার ইমেলের উত্তর দিতে পারবেন না তখন আপনার পক্ষ থেকে Outlook এর উত্তর দিন। এটি কেবল যখন আপনি ছুটির পরে সময় কাটাচ্ছেন তখনই নয় বরং প্রতিটি কর্মদিবসেও আপনার সময় বাঁচায়৷
যেকোন ফোল্ডারে দ্রুত ইমেল সরান
আপনি যদি একটি ফোল্ডারের জন্য এক-ক্লিক ফাইলিং সেট আপ না করে থাকেন, তাহলে আউটলুকের কাছে ইমেলগুলি দ্রুত ফোল্ডারে সরানোর আরেকটি উপায় রয়েছে৷ আপনি কীবোর্ড ব্যবহার করে বার্তা স্থানান্তর করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, বা রিবনের একটি সহজ বোতাম।
ইমেল টেমপ্লেট তৈরি এবং ব্যবহার করুন
যখন আপনি বিভিন্ন প্রাপকের কাছে একই ধরনের বার্তা রচনা করেন, ভবিষ্যতে ব্যবহারের জন্য এই ইমেলগুলির একটিকে Outlook-এ একটি টেমপ্লেট হিসাবে সংরক্ষণ করুন৷ আপনি ঈর্ষণীয় গতিতে বারবার একই ইমেল বা অনুরূপ একটি পাঠাবেন।
ডিফল্ট আউটলুক ফন্ট ফেস এবং আকার পরিবর্তন করুন
আপনি যদি মনে করেন যে আউটলুক যে ফন্টটি ব্যবহার করে আপনি একটি বার্তা রচনা করার সময় বা একটি ইমেল পড়ার সময় খুব চওড়া, লম্বা, ছোট, ছোট, বড় বা নীল, তাহলে এটি পরিবর্তন করুন। Outlook-এ ইমেলের জন্য ডিফল্টরূপে ব্যবহার করার জন্য কীভাবে সুনির্দিষ্ট ফন্ট, ফন্ট শৈলী এবং রঙ সেট করবেন তা খুঁজে বের করুন।
একটি কথোপকথন মুছুন এবং নিঃশব্দ করুন
যখন আপনি সম্পূর্ণ অপ্রাসঙ্গিক ইমেল এবং কথোপকথনের মাধ্যমে নিজেকে ঢেলে দেখতে পান, তখন আউটলুক সাহায্য করতে পারে। একটি সম্পূর্ণ কথোপকথন মুছে ফেলার জন্য Outlook কীভাবে ব্যবহার করবেন তা খুঁজে বের করুন এবং একই থ্রেডে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আউটলুক ভবিষ্যতের ইমেলগুলি সরিয়ে ফেলতে হবে।
একটি প্রেরকের মেল একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফিল্টার করুন
আউটলুক ফিল্টার সেট আপ করতে যেকোন ইমেল দিয়ে শুরু করুন যা একই প্রেরকের থেকে সমস্ত ভবিষ্যত বার্তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে নিয়ে যায়।
সংশ্লিষ্ট বার্তা খুঁজুন
আউটলুকে, সমস্ত সম্পর্কিত বার্তা খুঁজে পাওয়া সহজ। শুধু একটি পরিচিতির নাম বা বিষয় লাইনে শব্দের জন্য অনুসন্ধান করুন৷ আউটলুক আপনার অনুসন্ধান পদের সাথে মেলে এমন প্রতিটি বার্তা তালিকাভুক্ত করে৷
নতুন ইমেলের জন্য ডিফল্ট অ্যাকাউন্ট সেট করুন
নিশ্চিত করুন যে আপনার লেখা নতুন বার্তাগুলি সম্ভবত আউটলুকে নির্বাচিত ইমেল ঠিকানা থেকে শুরু হয়।
একটি বার্তার ভিতরে অনুসন্ধান করুন
দীর্ঘ ইমেলে কিছু খুঁজে পেতে চান? একটি ইমেল বার্তার ভিতরে পাঠ্য অনুসন্ধান করতে Outlook কিভাবে ব্যবহার করবেন তা খুঁজে বের করুন৷
পরে বিতরণ করার জন্য ইমেলগুলি নির্ধারণ করুন
আপনি আউটলুকে শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট তারিখে বা তার পরে একটি বার্তা পাঠাতে নির্দেশ দিতে পারেন৷ এটি নিয়মিত ঘটতে থাকা ইভেন্টগুলির জন্য সুবিধাজনক, যেমন একটি সাপ্তাহিক মিটিং ঘোষণা৷
একটি বার্তা দ্রুত মুছে ফেলুন
আপনি কি আউটলুকের এমন একটি ইমেল মুছে ফেলেছেন যা মুছে ফেলা আইটেম ফোল্ডারে যাওয়ার জন্য প্রস্তুত ছিল না? এই ইমেলটি তাত্ক্ষণিকভাবে ফিরে পাওয়ার একটি সহজ উপায়।
বন্টন তালিকা সেট আপ করুন
আউটলুকে আপনার নিজস্ব মেলিং তালিকা তৈরি করুন এবং সমস্ত ইমেল ঠিকানা টাইপ না করেই সহজে লোকেদের গ্রুপে বার্তা পাঠান।
মেসেজ থেকে সংযুক্তি মুছুন
বার্তাটি রাখুন; তার বড় আকার হারান। ইমেল বার্তাগুলি থেকে সংযুক্ত ফাইলগুলি (আপনি সেগুলিকে অন্য কোথাও সংরক্ষণ করার পরে) সরাতে কীভাবে Outlook ব্যবহার করবেন তা সন্ধান করুন৷ আপনি আপনার মেলবক্সের আকার যথেষ্ট পরিমাণে ছাঁটাই করতে পারেন৷
একজন প্রেরকের কাছ থেকে দ্রুত সব মেল খুঁজুন
Outlook একটি নির্দিষ্ট প্রেরকের সমস্ত বার্তা সনাক্ত করে এবং এই টিপ দিয়ে দ্রুত সেগুলি আপনাকে দেখায়৷
একটি 'সমস্ত মেল' ফোল্ডার সেট আপ করুন
আউটলুকে এক জায়গায় একটি অ্যাকাউন্টের জন্য পাঠানো, প্রাপ্ত, সংরক্ষণাগারভুক্ত এবং ফাইল করা সমস্ত ইমেলগুলি দেখুন৷
আউটলুক হাইলাইট মেল শুধুমাত্র আপনাকেই পাঠানো হয়েছে
যখন আপনি একমাত্র ইমেল প্রাপক হন, তখন বার্তাটি সাধারণত আরও গুরুত্বপূর্ণ হয় যদি আপনি এক ডজন ব্যক্তির মধ্যে একজন হন। আউটলুক কীভাবে সেই বার্তাগুলিকে হাইলাইট করতে পারে যেগুলি শুধুমাত্র আপনিই To লাইনে আছেন তা খুঁজে বের করুন৷
প্রাপ্ত ইমেল বার্তা সম্পাদনা করুন
নিজের কাছে ইমেলগুলি ফরোয়ার্ড করার পরিবর্তে বা আউটলুকের অন্য কোথাও বা সম্ভবত এর বাইরে একটি নোট তৈরি করার পরিবর্তে, আপনি যে কোনও প্রাপ্ত ইমেল সম্পাদনা করতে পারেন এবং আপনার নিজস্ব পাঠ্য যোগ করতে পারেন।
স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিসি: আপনার পাঠানো সমস্ত মেল
Outlook আপনার লেখা প্রতিটি বার্তার একটি অনুলিপি অন্য ইমেল ঠিকানায় পাঠাতে পারে।
টাইম-সেভিং অ্যাড-ইনস দিয়ে আউটলুক প্রসারিত করুন
Add-Ins যেমন ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen, এবং Auto-Mate সঠিক তথ্য আপনার আঙ্গুলের কাছে রেখে, বুদ্ধিমত্তার সাথে ফিল্টার করে এবং পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করে আপনার Outlook কর্মপ্রবাহকে উন্নত করতে পারে।
