যা জানতে হবে
- আউটলুকে, নির্বাচন করুন ফাইল > তথ্য > অ্যাকাউন্ট সেটিংস > অ্যাকাউন্ট সেটিংস.
- ডেটা ফাইল ট্যাবে যান এবং যোগ নির্বাচন করুন। নতুন আউটলুক ডেটা ফাইল ডায়ালগ বক্সে, বেছে নিন Outlook ডেটা ফাইল এবং তারপরে ঠিক আছে. নির্বাচন করুন
- আর্কাইভের নাম দিন, এর জন্য একটি অবস্থান বেছে নিন এবং ঠিক আছে নির্বাচন করুন। নতুন আর্কাইভ ফোল্ডারে পুরো ফোল্ডার টেনে আনুন।
এই নিবন্ধটি ব্যাখ্যা করে কিভাবে আপনার পুরানো মেল সংরক্ষণ করে PST ফাইলটিকে ছোট রাখা যায়। এই নিবন্ধের নির্দেশাবলী Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, এবং Outlook 2010 এর জন্য Outlook এর ক্ষেত্রে প্রযোজ্য।
পিএসটি ফাইল ছোট রাখতে আউটলুকে পুরানো মেল কীভাবে সংরক্ষণ করবেন
আপনি Outlook-এ যত মেইলের স্তুপ রাখেন, ততই বাড়তে থাকে, তাই, সাধারণত, আপনি যা করতে চান তা করতে Outlook-এর সময় লাগে। PST ফাইলের আকার সীমা লুম। (PST বা "ব্যক্তিগত ফোল্ডার" ফাইল হল যেখানে Outlook ক্যালেন্ডার, পরিচিতি এবং ইমেল সহ আপনার সমস্ত ডেটা রাখে৷)
আপনি প্রতিদিন ব্যবহার করেন এমন PST ফাইল থেকে আলাদা আউটলুকে পুরানো বার্তাগুলির একটি সংরক্ষণাগার তৈরি করতে:
- ফাইল নির্বাচন করুন এবং বেছে নিন তথ্য।
-
অ্যাকাউন্ট সেটিংস নির্বাচন করুন এবং মেনু থেকে অ্যাকাউন্ট সেটিংস বেছে নিন। অ্যাকাউন্ট সেটিংস উইন্ডো খুলবে।
Image -
ডেটা ফাইল ট্যাবটি নির্বাচন করুন।
Image -
যোগ করুন নির্বাচন করুন। নতুন আউটলুক ডেটা ফাইল ডায়ালগ বক্স খুলবে৷
Image -
Outlook ডেটা ফাইল নির্বাচন করুন এবং বেছে নিন ঠিক আছে।
Image -
ফাইলের নাম এর অধীনে আর্কাইভের জন্য নাম লিখুন এবং আপনি যেখানে ফাইলটি সংরক্ষণ করতে চান সেটি নির্বাচন করুন৷
Image - ঠিক আছে নির্বাচন করুন এবং উইন্ডোটি বন্ধ করুন।
আর্কাইভে মেল সরান
আপনার সদ্য তৈরি করা সংরক্ষণাগার PST পূরণ করতে, পুরো ফোল্ডারগুলিকে টেনে আনুন এবং রুট ফোল্ডারে ড্রপ করুন যেটি নতুনভাবে প্রদর্শিত হচ্ছে মেল ফোল্ডার আপনার যদি ইতিমধ্যে একটি থাকে তবে এটি কার্যকর আর্কাইভ করুন ফোল্ডার যাতে গত বছরের সমস্ত মেল রয়েছে। শুধু এটি সংরক্ষণাগার PST মধ্যে ড্রপ.
বিকল্পভাবে, পৃথক আইটেম সংরক্ষণাগার করতে:
- মেল ফোল্ডার এর অধীনে আপনার সংরক্ষণাগার PST এর নাম অনুসারে রুট ফোল্ডারটিতে ডান ক্লিক করুন।
-
মেনু থেকে নতুন ফোল্ডার নির্বাচন করুন।
Image -
কাঙ্খিত ফোল্ডারের নাম টাইপ করুন।
আপনি যদি ইমেল সংরক্ষণ করতে চান তবে নিশ্চিত করুন যে মেল এবং পোস্ট আইটেমফোল্ডারে রয়েছে এর অধীনে নির্বাচন করা হয়েছে। অন্যান্য আইটেম সংরক্ষণাগারের জন্য, উপযুক্ত বিভাগ নির্বাচন করুন৷
Image - নতুন তৈরি ফোল্ডারে পৃথক বা গোষ্ঠীর ইমেল টেনে আনুন এবং ফেলে দিন।
- একটি ফোল্ডারে (বা নেস্টেড ফোল্ডার) একটি নির্দিষ্ট তারিখের আগের সমস্ত মেল সরাতে, নির্বাচন করুন ফাইল > তথ্য.
-
Tools নির্বাচন করুন এবং বেছে নিন মেলবক্স ক্লিনআপ।
Image -
অটো আর্কাইভ প্রদর্শিত মেনু থেকে নির্বাচন করুন।
Image
আর্কাইভ PST ফাইলটি বন্ধ করুন
আপনি সমস্ত আইটেম আর্কাইভ করার পরে, আপনি Outlook এ PST ফাইলটি বন্ধ করতে পারেন:
- মেল ফোল্ডার এর অধীনে আপনার সংরক্ষণাগার PST-এর রুট ফোল্ডারে ডান-ক্লিক করুন।
-
মেনু থেকে বন্ধ করুন "_" নির্বাচন করুন।
Image
একটি বন্ধ আর্কাইভ PST ফাইল থেকে মেল অ্যাক্সেস করুন
আপনার বন্ধ করা একটি সংরক্ষণাগার PST ফাইল থেকে বার্তা পুনরুদ্ধার করতে:
- ফাইল ট্যাবটি নির্বাচন করুন এবং বেছে নিন খোলা এবং রপ্তানি।
-
আউটলুক ডেটা ফাইল খুলুন. চয়ন করুন
Image - PST ফাইল এবং এর ফোল্ডারগুলি মেল ফোল্ডার এর অধীনে প্রদর্শিত হবে, কর্মের জন্য প্রস্তুত।
একটি ছোট পিএসটি ফাইল একটি দ্রুত পিএসটি ফাইল
এটি আপনার প্রধান PST ফাইলের আকার ছোট এবং পরিচালনাযোগ্য রাখতে অর্থ প্রদান করে। আপনি স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার ব্যবহার করে Outlook এর কিছু করতে পারেন বা আপনার বার্তাগুলিকে আরও PST ফাইলের মধ্যে ভাগ করতে পারেন, যা ব্যথাহীন এবং দ্রুত হতে পারে৷
