আপনি আপনার এক্সেল স্প্রেডশীটে অনেক কাজ রেখেছেন, এটিকে পিছলে যেতে দেবেন না কারণ আপনি এটি সংরক্ষণ করতে ভুলে গেছেন৷ আপনার কাজ নিরাপদ রাখতে এই টিপসগুলি ব্যবহার করুন এবং পরবর্তী সময়ে আপনার সেই গুরুত্বপূর্ণ ফাইলটির প্রয়োজনের জন্য সংরক্ষণ করুন৷ আপনি যখন আপনার কাজ শেয়ার করতে চান, ওয়ার্কবুক PDF ফরম্যাটে সংরক্ষণ করুন।
এই নিবন্ধের নির্দেশাবলী এক্সেল 2019, 2016, 2013, 2010-এ প্রযোজ্য; Microsoft 365 এর জন্য Excel এবং Mac এর জন্য Excel।
এক্সেল সেভ শর্টকাট কী ব্যবহার করুন
এক্সেলে একটি ফাইল সংরক্ষণ করার তিনটি উপায় রয়েছে:
- ফাইল > এইভাবে সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন। Excel 2019-এ, ফাইল > একটি কপি সংরক্ষণ করুন। নির্বাচন করুন।
- দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারে সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন।
- Ctrl+ S শর্টকাট কী ব্যবহার করুন।
আপনি যদি ম্যাকে কাজ করেন, তাহলে কন্ট্রোল কী এর পরিবর্তে কমান্ড কী ব্যবহার করুন।
যদি ফাইলটি আগে সংরক্ষিত হয়ে থাকে, সেভ করার সময় পয়েন্টারটি একটি ঘন্টাঘড়ি আইকনে পরিবর্তিত হয়। যদি ওয়ার্কবুকটি প্রথমবার সংরক্ষণ করা হয়, তাহলে Save As ডায়ালগ বক্স খোলে৷
প্রথমবার সংরক্ষণ
যখন একটি ফাইল প্রথমবার সংরক্ষিত হয়, তখন সেভ অ্যাজ ডায়ালগ বক্সে দুটি তথ্য অবশ্যই উল্লেখ করতে হবে। ফাইলটির জন্য একটি নাম লিখুন এবং যেখানে এটি সংরক্ষণ করা হবে সেটি নির্বাচন করুন৷
ফাইলের নামগুলিতে স্পেস সহ 255টি অক্ষর থাকতে পারে৷
নিচের লাইন
Ctrl+S ব্যবহার করা ডেটা সংরক্ষণের একটি সহজ উপায়। এই শর্টকাটটি ঘন ঘন ব্যবহার করুন, অন্তত প্রতি পাঁচ মিনিটে, ডেটা হারানো এড়াতে।
পিন সেভ লোকেশন
আপনি যদি এক্সেলে কিছু ফাইল বা ফোল্ডার ঘন ঘন খোলেন, সেগুলিকে আপনার সম্প্রতি খোলা ফাইলগুলির তালিকায় পিন করুন। এটি সাম্প্রতিক তালিকার শীর্ষে অবস্থানটিকে সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য রাখে৷
পিন করা যায় এমন অবস্থানের সংখ্যার কোনো সীমা নেই৷ একটি সংরক্ষণ অবস্থান পিন করতে:
-
একটি ফোল্ডার পিন করতে, নির্বাচন করুন ফাইল > এই হিসেবে সংরক্ষণ করুন।
Image -
সাম্প্রতিক নির্বাচন করুন এবং, উইন্ডোর ডানদিকে, আপনি যে ওয়ার্কবুক বা ফোল্ডারটি পিন করতে চান তার উপর কার্সার করুন। সেই অবস্থানের জন্য একটি পুশ পিনের একটি ছোট অনুভূমিক চিত্র প্রদর্শিত হবে৷
Image -
সেই অবস্থানের জন্য পিন নির্বাচন করুন। ফোল্ডারটি পিন করা তালিকায় স্থানান্তরিত হয় এবং অনুভূমিক পুশ পিনটি উল্লম্ব পুশ পিনে পরিবর্তিত হয়৷
Image - একটি অবস্থান আনপিন করতে, এটিকে একটি অনুভূমিক পিনে পরিবর্তন করতে উল্লম্ব পুশ পিন নির্বাচন করুন এবং পিন করা তালিকা থেকে সরিয়ে দিন।
নিচের লাইন
যখন আপনি একটি ওয়ার্কশীট বা একটি সম্পূর্ণ ওয়ার্কবুকের একটি অনুলিপি চান যা কেউ সম্পাদনা করতে পারে না এবং সবাই আপনার এক্সেল ফাইলগুলি PDF ফর্ম্যাটে দেখতে, রূপান্তর করতে বা সংরক্ষণ করতে পারে৷ একটি পিডিএফ ফাইল (পোর্টেবল ডকুমেন্ট ফরম্যাট) অন্যদের তাদের কম্পিউটারে ইনস্টল করা এক্সেলের মতো মূল প্রোগ্রামের প্রয়োজন ছাড়াই নথি দেখতে দেয়। পরিবর্তে, ব্যবহারকারীরা Adobe Acrobat Reader-এর মতো একটি বিনামূল্যের PDF রিডার প্রোগ্রাম দিয়ে ফাইলটি খুলবে।
পিডিএফ ফরম্যাটে সক্রিয় ওয়ার্কশীট সংরক্ষণ করা হচ্ছে
পিডিএফ ফরম্যাটে একটি ফাইল সংরক্ষণ করার সময়, ডিফল্টরূপে শুধুমাত্র বর্তমান, বা সক্রিয় ওয়ার্কশীট (স্ক্রীনে ওয়ার্কশীট) সংরক্ষিত হয়৷
পিডিএফ ফরম্যাটে একটি এক্সেল ওয়ার্কশীট সংরক্ষণ করতে:
-
ফাইল নির্বাচন করুন।
Image -
Save As উইন্ডো খুলতে Save As নির্বাচন করুন।
Image -
আপনি ফাইলটি যেখানে সংরক্ষণ করতে চান সেটি বেছে নিন।
Image -
ফাইলের জন্য একটি নাম লিখুন।
Image -
Save as type নিচের তীর নির্বাচন করুন।
Image -
PDF (.pdf). খুঁজে পেতে এবং নির্বাচন করতে তালিকাটি স্ক্রোল করুন
Image -
PDF ফরম্যাটে ফাইল সংরক্ষণ করতে সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন এবং উইন্ডোটি বন্ধ করুন।
Image
পিডিএফ ফরম্যাটে একটি সম্পূর্ণ ওয়ার্কবুক সংরক্ষণ করুন
ডিফল্ট Save As বিকল্পটি শুধুমাত্র বর্তমান ওয়ার্কশীট PDF ফরম্যাটে সংরক্ষণ করে। একটি পিডিএফ ফাইল হিসাবে আপনার সম্পূর্ণ ওয়ার্কবুক সংরক্ষণ করতে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
-
ফাইল > এইভাবে সংরক্ষণ করুন। নির্বাচন করুন
Image -
Save As ডায়ালগ বক্স খুলতে Browse নির্বাচন করুন।
Image -
একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা খুলতে টাইপ হিসাবে সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন এবং বেছে নিন PDF। সেভ অ্যাজ ডায়ালগ বক্সে অপশন বোতামটি উপস্থিত হয়।
Image -
অপশন ডায়ালগ বক্স খুলতে অপশন নির্বাচন করুন।
Image -
বাছাই করুন সম্পূর্ণ ওয়ার্কবুক কি প্রকাশ করুন বিভাগে।
Image -
সেভ অ্যাজ ডায়ালগ বক্সে ফিরে যেতে ঠিক আছে নির্বাচন করুন।
Image - সংরক্ষণ করুন পিডিএফ ফরম্যাটে ওয়ার্কবুক সংরক্ষণ করতে নির্বাচন করুন এবং ডায়ালগ বক্স বন্ধ করুন।
ওয়ানড্রাইভে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণ করুন
যদি আপনি Microsoft 365 ব্যবহার করেন, আপনি যখন আপনার OneDrive ক্লাউড স্টোরেজ অ্যাকাউন্টে ফাইল সংরক্ষণ করতে চান তখন Excel স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার কাজ সংরক্ষণ করে। যখন আপনার ফাইলগুলি OneDrive-এ সংরক্ষিত হয়, তখন প্রতি কয়েক সেকেন্ডে দস্তাবেজগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষিত হয়, যা আপনার ক্রমাগত সংরক্ষণ বা শর্টকাট কীগুলি ব্যবহার করার প্রয়োজনীয়তা দূর করে৷
অটোসেভ ফাংশনটি কাজ করার জন্য, আপনার OneDrive ফোল্ডারে একটি অবস্থানে নথি সংরক্ষণ করুন। অটোসেভ ফাংশন আপনার পিসি বা ম্যাকের কোনো অবস্থানের সাথে কাজ করে না।
আপনার যদি Microsoft 365 থাকে এবং আপনার ফাইলগুলি OneDrive-এ সংরক্ষণ করেন, তাহলে Excel স্ক্রিনের উপরের-বাম কোণে টগল সুইচটি নির্বাচন করে AutoSave সক্রিয় করুন। সক্রিয় করা হলে, সুইচটি বলবে অন। বৈশিষ্ট্যটি বন্ধ করতে এবং ম্যানুয়ালি আপনার কাজ সংরক্ষণ করতে, এটিকে অফ এ পরিবর্তন করুন।
