আপনি তৈরি করতে এত সময় ব্যয় করেছেন এমন গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলি হারানো হতাশাজনক, বিশেষ করে আপনি যদি বেশিরভাগ ব্যবহারকারীর মতো হন, যারা সরাসরি কম্পিউটারে নথি তৈরি করেন এবং হাতে লেখা কপির সুবিধা পান না।
আপনার ওয়ার্ড-প্রসেসড নথিগুলিকে সুরক্ষিত রাখার জন্য এখানে ছয়টি উপায় রয়েছে৷
আপনার OS ড্রাইভে কখনই আপনার নথি সংরক্ষণ করবেন না
যদিও বেশিরভাগ ওয়ার্ড প্রসেসর আমার ডকুমেন্ট ফোল্ডারে আপনার ফাইল সংরক্ষণ করে, এটি তাদের জন্য সবচেয়ে খারাপ জায়গা। এটি একটি ভাইরাস বা সফ্টওয়্যার ব্যর্থতা হোক না কেন, বেশিরভাগ কম্পিউটার সমস্যা অপারেটিং সিস্টেমকে প্রভাবিত করে এবং প্রায়শই, একমাত্র সমাধান হল ড্রাইভটিকে পুনরায় ফর্ম্যাট করা এবং অপারেটিং সিস্টেমটি পুনরায় ইনস্টল করা।এই ক্ষেত্রে, ড্রাইভের সবকিছু হারিয়ে যাবে।
আপনার কম্পিউটারে একটি দ্বিতীয় হার্ড ড্রাইভ ইনস্টল করা এই সমস্যাটির যত্ন নেওয়ার একটি অপেক্ষাকৃত কম খরচের উপায়। অপারেটিং সিস্টেমটি দূষিত হলে একটি দ্বিতীয় অভ্যন্তরীণ হার্ড ড্রাইভ প্রভাবিত হবে না, এবং আপনার যদি একটি নতুন কেনার প্রয়োজন হয় তবে এটি অন্য কম্পিউটারে ইনস্টল করা যেতে পারে৷
যদি আপনি একটি দ্বিতীয় অভ্যন্তরীণ ড্রাইভ ইনস্টল করার বিষয়ে সন্দিহান হন তবে একটি বহিরাগত হার্ড ড্রাইভ একটি চমৎকার বিকল্প। একটি ইউএসবি বা ফায়ারওয়্যার পোর্টে প্লাগ করে যেকোনো সময় যেকোনো কম্পিউটারে একটি এক্সটার্নাল ড্রাইভ সংযুক্ত করা যেতে পারে। অনেক বাহ্যিক ড্রাইভে এক-টাচ বা নির্ধারিত ব্যাকআপের অতিরিক্ত সুবিধা রয়েছে; আপনি ফোল্ডার এবং সময়সূচী নির্দিষ্ট করুন, এবং সফ্টওয়্যার বাকি যত্ন নেয়।
নিচের লাইন
আপনার ফাইলগুলিকে আপনার অপারেটিং সিস্টেমের চেয়ে আলাদা জায়গায় সংরক্ষণ করা যথেষ্ট নয়; আপনাকে আপনার ফাইলগুলির নিয়মিত ব্যাকআপ তৈরি করতে হবে। এটির একটি দ্বিতীয় ব্যাকআপ থাকার মাধ্যমে একটি ফাইল পুনরুদ্ধার করতে সক্ষম হওয়ার সম্ভাবনা বাড়ান৷ডেটা গুরুত্বপূর্ণ হলে, একটি ফায়ারপ্রুফ ভল্টে একটি ব্যাকআপ সংরক্ষণ করার কথা বিবেচনা করুন৷
ইমেল সংযুক্তি থেকে সাবধান
এমনকি যদি আপনি নিশ্চিত হন যে এতে ভাইরাস নেই, ইমেল সংযুক্তি আপনার ডেটা হারাতে পারে। উদাহরণ স্বরূপ, আপনি যদি আপনার ড্রাইভে একটির মতো একই নামের একটি ডকুমেন্ট পান, এবং আপনার ইমেল সফ্টওয়্যারটি একই স্থানে সংযুক্তিগুলি সংরক্ষণ করার জন্য সেট করা থাকে, তাহলে আপনি ইতিমধ্যে সেখানে থাকা ফাইলটিকে ওভাররাইট করার ঝুঁকি চালান৷ এটি প্রায়ই ঘটে যখন আপনি একটি নথিতে সহযোগিতা করছেন এবং সহকর্মীরা ইমেলের মাধ্যমে আপডেট পাঠান৷
একটি অনন্য অবস্থানে সংযুক্তিগুলি সংরক্ষণ করতে আপনার ইমেল প্রোগ্রাম সেট করুন, বা এটি বাদ দিয়ে, আপনার হার্ড ড্রাইভে একটি ইমেল সংযুক্তি সংরক্ষণ করার আগে দুবার চিন্তা করুন৷
ব্যবহারকারীর ত্রুটি থেকে সাবধান
আপনার ওয়ার্ড প্রসেসরে অন্তর্ভুক্ত সুরক্ষার সুবিধা নিন, যেমন সংস্করণ বৈশিষ্ট্য এবং ট্র্যাক করা পরিবর্তনগুলি। ব্যবহারকারীদের ডেটা হারানোর একটি সাধারণ উপায় হল যখন তারা একটি নথি সম্পাদনা করে এবং ঘটনাক্রমে অংশগুলি মুছে দেয়। দস্তাবেজটি সংরক্ষিত হওয়ার পরে, পরিবর্তন বা মুছে ফেলা অংশগুলি হারিয়ে যাবে যদি না আপনি এমন বৈশিষ্ট্যগুলি সক্ষম করেন যা আপনার জন্য পরিবর্তনগুলি সঞ্চয় করে।
আপনি যদি উন্নত বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে মোকাবিলা করতে না চান তবে অন্য নামে ফাইলটি সংরক্ষণ করার জন্য কাজ শুরু করার আগে F12 কী ব্যবহার করুন। এটি অন্যান্য কিছু পদ্ধতির মতো সংগঠিত নয়, তবে এটি একটি দরকারী পদ্ধতি৷
ক্লাউডে যান
ক্লাউডে ফাইল এবং তাদের ব্যাকআপ সংরক্ষণ করা আরও সাধারণ হয়ে উঠছে৷ ক্লাউড স্টোরেজ অনেক সুবিধা দেয়, যেমন উদার স্থান বরাদ্দ, ব্যবহারের সহজতা, আপনি যেখানেই থাকুন না কেন এবং আপনি যে ডিভাইসটি ব্যবহার করছেন সেখান থেকে অ্যাক্সেস এবং নির্ভরযোগ্যতা।
ক্লাউড স্টোরেজ পরিষেবাগুলি তাদের সার্ভারগুলিকে ব্যাক আপ করে, তাই এইভাবে সংরক্ষণ করা ফাইলগুলির জন্য সুরক্ষার একটি দ্বিগুণ স্তর রয়েছে৷ এই কারণে, ক্লাউড স্টোরেজ বেশিরভাগ মানুষের জন্য ক্রমবর্ধমান সেরা বিকল্প।
বেশ কয়েকটি মূলধারার বিনামূল্যের বিকল্প রয়েছে:
- Google ড্রাইভ প্রতিটি Google অ্যাকাউন্টের সাথে 15 GB অফার করে।
- Mac ব্যবহারকারীরা iCloud এর সাথে 5 GB পান, যা প্রতিটি Apple ডিভাইসে বিল্ট করা থাকে।
- Microsoft OneDrive-এর সাথে 5 GB স্পেস প্রদান করে, যা Microsoft 365 এবং Xbox অ্যাকাউন্টের সাথে আসে।
যদি আপনার আরও স্টোরেজ রুমের প্রয়োজন হয়, উপরের পরিষেবাগুলি অন্যান্য ক্লাউড স্টোরেজ কোম্পানিগুলির মতো অর্থ প্রদানের বিকল্পগুলি অফার করে৷
আপনার নথির হার্ড কপি রাখুন
এটি আপনাকে আপনার দস্তাবেজটি আবার টাইপ এবং ফর্ম্যাট করতে বাধা দেবে না, তবে একটি গুরুত্বপূর্ণ নথির একটি মুদ্রিত অনুলিপি রাখা অন্ততপক্ষে নিশ্চিত করবে যে আপনার কাছে ফাইলের বিষয়বস্তু আছে এবং এটি কিছুই না থাকার চেয়ে ভাল.
